家具企業(yè)生產(chǎn)管理金典之一

家具廠處理插單與急單的技巧

張  屹

問題引出

當生產(chǎn)處于按計劃運作狀態(tài)的時候，是效率最高、品質(zhì)最好、管理最平穩(wěn)的時候。此時，材料、設(shè)備、場地、人員都在按照既定的模式和軌跡運行，而相關(guān)的品質(zhì)檢驗、統(tǒng)計工作、工藝配合也在有條不紊的跟進。在這種情況下，生產(chǎn)管理部門的主要任務(wù)是根據(jù)生產(chǎn)計劃進行跟蹤、監(jiān)控，確保在計劃的時間內(nèi)，完成計劃的工作，生產(chǎn)管理變得程序化、制度化、理想化、簡單化。

然而，偏偏會在這個時候，一個急單插進來，打破原有的平靜、打亂生產(chǎn)的陣腳。

對待插單的態(tài)度：

◆老板：“我們的企業(yè)從來沒有漏過一張單?！?span style="font-family:Times New Roman;">                         ——有錢必賺

◆業(yè)務(wù)經(jīng)理：“我們向客戶承諾，保證按時交貨?！?span style="font-family:Times New Roman;">                 ——豪言壯語

◆生產(chǎn)經(jīng)理：“組織開會討論，調(diào)動一切力量吃掉它?！?span style="font-family:Times New Roman;">         ——左右為難

◆主管人員：“爭取完成任務(wù)?！?span style="font-family:Times New Roman;">                         ——硬著頭皮

◆班組長：“很難完成……”                                         ——手忙腳亂

◆員工：“剛做慣了又要換，到底要我們干什么？”              ——無所適從

結(jié)       果：

◆一年三百六十五天，天天趕貨

◆現(xiàn)場混亂

◆員工抱怨

◆老板發(fā)脾氣

◆管理人員挨罵

◆無休止地加班

◆所有人員疲備不堪

◆客戶牢騷滿腹

◆品質(zhì)下降

◆采購部門被催著要材料

◆工藝部的圖紙趕不出來

◆設(shè)備不夠用

根源剖析

（1）業(yè)務(wù)部門因素：

采用提成、獎勵、業(yè)績與工資掛勾的方式進行業(yè)務(wù)人員管理，可以有效地刺激業(yè)務(wù)人員的工作積極性，但是，也會造成業(yè)務(wù)人員逢單必接，不考慮企業(yè)生產(chǎn)能力及定單難度，甚至主動給客戶進行不切實際的交貨期許諾，擅自更加家具的設(shè)計尺寸，給自身造成不應(yīng)有的壓力。

（2）企業(yè)的因素：

沒有很好地對企業(yè)的業(yè)務(wù)能力和生產(chǎn)能力進行評估，在業(yè)務(wù)部門和生產(chǎn)部門的設(shè)置上沒有很好地達到平衡，使生產(chǎn)能力跟不上，業(yè)務(wù)的快速發(fā)展導(dǎo)致生產(chǎn)處于被動狀態(tài)。

（3）生產(chǎn)部門因素：

在總體配置上存在不合理現(xiàn)象，生產(chǎn)能力設(shè)計不足；缺少預(yù)留生產(chǎn)空間；生產(chǎn)系統(tǒng)的應(yīng)變能力差。

（4）人力資源部門因素：

員工培訓工作及技術(shù)人員隊伍建設(shè)存在問題，人力資源計劃、統(tǒng)籌及招聘工作等環(huán)節(jié)有待改進，人員儲備工作有待加強。

（5）基層車間因素：

生產(chǎn)能力設(shè)計不足，生產(chǎn)協(xié)調(diào)部門適應(yīng)能力差，指揮系統(tǒng)運作不健全，所屬部門的溝通工作不到位，人員管理有待加強。

（6）員工因素：

     工作責任心不夠強，主動性差，存在得過且過的懶惰思想，身體狀態(tài)疲憊。

要點解讀

（1）概念

《生產(chǎn)訂單》是企業(yè)的業(yè)務(wù)部門承攬生產(chǎn)、加工或營銷業(yè)務(wù)時所達成條款的一種表述形式，有時，也會采用《合同》的方式，而《訂單》則可以更加明確、直觀地說明問題。多為許多企業(yè)所采用。

業(yè)務(wù)部門與客戶所簽的訂定單應(yīng)包括以下內(nèi)容：

①    產(chǎn)品的款式、規(guī)格、型號、外觀、顏色。

②    材料要求

③    工藝要求及加工要點

④    品質(zhì)指標及檢測方案與方法

⑤    包裝要求及包裝設(shè)計

⑥    發(fā)貨形式

⑦    價格

⑧    結(jié)算方式

⑨    交貨期

⑩    售后服務(wù)事宜

11 違約責任

業(yè)務(wù)部門在接單時，應(yīng)將以上各款了解清楚，必要時，應(yīng)要求客戶提供照片、圖紙、樣板、色板、產(chǎn)品模型、實物、數(shù)據(jù)等資料。為了避免生產(chǎn)過程中所出現(xiàn)的麻煩，業(yè)務(wù)部門接單時應(yīng)注意以下問題：

①    涉及工藝、技術(shù)問題的研討，應(yīng)通知企業(yè)的工藝技術(shù)部門到場。

②    涉及材料問題的研討，應(yīng)通知物控部門及采購部門到場。

③    涉及財務(wù)、資金方面的問題應(yīng)事先與財務(wù)部門取得聯(lián)系并達成一致。

④    應(yīng)與品質(zhì)部門溝通，協(xié)助索取必要的樣板、色板等資料。

⑤    在交貨期的確認方面，屬正常要貨的，按企業(yè)既定的生產(chǎn)與交貨周期執(zhí)行，屬特殊要貨或數(shù)量與金額較大的，應(yīng)與生產(chǎn)部門取得聯(lián)系共同商討交貨期。生產(chǎn)訂單簽訂之后，應(yīng)立即通知生產(chǎn)部門。通知的方式：一種為直接將訂單復(fù)印轉(zhuǎn)發(fā)生產(chǎn)部門；一種為重新填寫內(nèi)部訂單。無論哪種方式，都應(yīng)該以全面、準確的反映客戶的要求為原則，不可遺漏、更改或增加要求（必要時，需報請上級部門或總經(jīng)理同意）。

（2）接單程序

①    接單程序：

②    接單注意事項

要確保生產(chǎn)按計劃執(zhí)行，首先應(yīng)該遵循接單的工作程序，并在實際工作中注意以下幾點。

◆    材料及配件的采購周期

◆    產(chǎn)品設(shè)計及繪圖周期

◆    打樣時間

◆    生產(chǎn)周期

（3）生產(chǎn)計劃

生產(chǎn)計劃是生產(chǎn)管理的基礎(chǔ)，應(yīng)當把生產(chǎn)計劃放到頭等重要的位置。

①生產(chǎn)計劃的分類

A、按時間分類，生產(chǎn)計劃可分為年度生產(chǎn)計劃、季度生產(chǎn)計劃、月度生產(chǎn)計劃，周計劃和日計劃。

年度計劃，是對未來一年的工作所做的計劃，其中所涉及的有：產(chǎn)值（產(chǎn)量）、設(shè)備、工藝、人員、場地、品質(zhì)、管理改善等方面的內(nèi)容。

月（季）度計劃，是對每月（季）度的工作所做的計劃，比年度計劃更為具體，主要包括具體訂單的排程、產(chǎn)值目標、人員配置等。生產(chǎn)系統(tǒng)的月計劃應(yīng)當配有生產(chǎn)計劃表。

周計劃，更為細致的計劃，主要明確生產(chǎn)進度，以及必要的人員、材料配合。

日計劃，根據(jù)月計劃和周計劃而制定生產(chǎn)的日計劃，主要是明確各車間、各班組（工序）的日生產(chǎn)任務(wù)，明確每個員工的當日工作量，一般在每日上班前，或前一天下班前在各班組的公告板公布。日計劃是其它計劃的基礎(chǔ)。

B、按部門分類：生產(chǎn)計劃可分為生產(chǎn)部計劃、車間計劃、班組計劃。

（a）生產(chǎn)部計劃，是由生產(chǎn)部所制定的整個生產(chǎn)系統(tǒng)的總體計劃，它包括年度計劃、季度計劃和月度計劃等。是所屬各部門制定一切計劃的基礎(chǔ)，是指導(dǎo)生產(chǎn)的綱領(lǐng)性文件。

（b）車間計劃，是各車間在生產(chǎn)部總體工作計劃的基礎(chǔ)上，根據(jù)本車間的工作任務(wù)所制定的分解性計劃。它的各項要求更細致，完成時間更為確切。計劃制定時，在人員、設(shè)備、物料的配合方面，要留有余地，以備新增生產(chǎn)任務(wù)的落實。

（c）班組計劃，比車間計劃更具體，將計劃落實到個人，明確規(guī)定每天的工作任務(wù)。班組計劃中的工作任務(wù)分配，其時間跨度不宜超過一個星期。計劃要比較準確，應(yīng)保持其嚴肅性，沒有大的變化，一般不作改動。

C、按內(nèi)容分類：生產(chǎn)計劃可劃分為生產(chǎn)進度計劃、人員配置計劃、設(shè)備配置計劃、生產(chǎn)管理計劃等。

（a）生產(chǎn)進度計劃，是生產(chǎn)部所制定的重點計劃之一，它大多以表格的形式，詳盡的說明各訂單的排程情況，各車間交接的時間、具體要求等。生產(chǎn)進度計劃一般每月制定一次，于上月末下發(fā)，必要時（如插單、訂單改期等）進行統(tǒng)一的修改。

          （b）設(shè)備計劃，根據(jù)需要而制定，主要包括所需設(shè)備的名稱、數(shù)量、需求原因、需求時間，性能要求等。

          （c）人員計劃，根據(jù)生產(chǎn)需要而制定，主要包括，所需人員的部門、數(shù)量、要求，到位時間等。

②生產(chǎn)計劃管理

        生產(chǎn)計劃管理是為了加強生產(chǎn)計劃的嚴肅性，進而明確規(guī)定計劃的制定、審批、發(fā)放、監(jiān)督執(zhí)行以及計劃修改的程序。

        A、計劃的制定

            生產(chǎn)部的生產(chǎn)計劃（指的是生產(chǎn)的排程計劃），由生產(chǎn)部負責制定，根據(jù)公司總體規(guī)劃、客戶訂單、銷售情況，制定本月的生產(chǎn)排程，其中包括：各訂單的編排、計劃生產(chǎn)編排、生產(chǎn)時間、交貨日期、各工序生產(chǎn)交接時間等。

        B、計劃的復(fù)核

計劃制定之后，由生產(chǎn)部經(jīng)理復(fù)核，復(fù)合過程應(yīng)當充分與營銷部門、客戶代表、各生產(chǎn)車間、材料供應(yīng)部門進行全面的溝通，確保其可行性。

        C、計劃的審批

           生產(chǎn)計劃復(fù)核之后，一般由廠長審批，一經(jīng)批準即具有嚴肅性和指令性（有些公司的生產(chǎn)計劃還要經(jīng)總經(jīng)理加批）。

        D、發(fā)放

            生產(chǎn)計劃批準后，由公司行政部門組織統(tǒng)一發(fā)放，發(fā)放部門為：銷售部、財務(wù)部、物控部、采購部、品質(zhì)部、生產(chǎn)部、倉庫、生產(chǎn)部所屬各車間，由行政部備案，同時上報廠長、公司總經(jīng)辦等部門及領(lǐng)導(dǎo)。

E、監(jiān)控

生產(chǎn)計劃發(fā)放之后，各部門即著手執(zhí)行，其中各部門工作由廠長或總經(jīng)理監(jiān)督。生產(chǎn)部所屬各車間工作由生產(chǎn)部監(jiān)督，并由生產(chǎn)部對生產(chǎn)過程進行全面的跟蹤、統(tǒng)計、協(xié)調(diào)。

F、計劃的修訂

在計劃的執(zhí)行過程中，如有必要的插單、更改或不可抗拒的因素，需要進行計劃修改時，由生產(chǎn)部負責，參照以上的程序進行。

決策方案

（1）業(yè)務(wù)部門處理插單及急單決策方案

①    聽取客戶意見，了解客戶需求。

②    分析客戶具體情況，找出問題點。

③    將客戶具體要求向生產(chǎn)部門、物控部門等傳達。

④    組織召開各部門工作協(xié)調(diào)會議，研究對策。

⑤    作好客戶的解釋工作，及生產(chǎn)部門的溝通工作，力爭達成交貨期協(xié)議。

⑥    協(xié)助生產(chǎn)部門向上級反映所存在的具體困難，切實解決實際問題。

⑦    進行生產(chǎn)跟蹤，確保按時交貨。

⑧    審視在已排的訂單中，有無可以延長交貨期的訂單存在，并結(jié)合實際靈活處理。

（2）生產(chǎn)部門處理插單及急單決策方案

①    首先向客戶及業(yè)務(wù)部門解釋和通報生產(chǎn)狀況，力爭取得諒解。

②    對于勢在必接的急單（如大單、重要客戶訂單），要及時與物控部門、采購部門、就供應(yīng)問題達成一致，以免一廂情愿而脫離實際。

③    應(yīng)組織所屬各車間、班組開會討論，進行生產(chǎn)動員，鼓舞士氣。

④    組織有關(guān)人員詳細規(guī)劃生產(chǎn)細節(jié)，有條不紊。

⑤    主動與物控、采購、品質(zhì)、工藝等部門溝通，取得配合。

⑥    進行必要的人員、設(shè)備、場地、工具調(diào)整，極大地提高利用率。

⑦    進行工藝指導(dǎo)和員工技術(shù)培訓，打下良好基礎(chǔ)。

⑧    及時進行工作時間的調(diào)整，正確使用加班，適時采用二班制。

（3）基層生產(chǎn)車間處理插單及急單決策方案

①    認真進行總體工作分析，并通過優(yōu)化生產(chǎn)組合與計劃組合，發(fā)現(xiàn)剩余生產(chǎn)空間。

②    合理進行設(shè)備、材料、人員的再分配，以達到最佳效果。

③    對于本車間、班組無法解決的困難，要及時上報取得支持，切不可悶聲不響，等著不動。

④    加強人員重組與調(diào)動的管理，掌握工作主動權(quán)。

⑤    有效地使用獎罰手段，強化執(zhí)行力度。