三步驟效率工作

「半途而廢的學(xué)習(xí)是浪費(fèi)時(shí)間之大敵」，這句話是很好的箴言。

目前為止，我們已根據(jù)學(xué)習(xí)主題之三個(gè)標(biāo)準(zhǔn)「價(jià)值觀」、「優(yōu)勢(shì)」、「機(jī)會(huì)」制定了學(xué)習(xí)主題，并具體定出完成期限與預(yù)期目標(biāo)。這些可以說(shuō)是為了不浪費(fèi)接下來(lái)的學(xué)習(xí)時(shí)間所做的整地作業(yè)。

但這個(gè)整地作業(yè)僅做到一半，除了明確制定學(xué)習(xí)主題與目標(biāo)外，還有需顧慮的事。

其中之一就是確保學(xué)習(xí)的時(shí)間。為確保學(xué)習(xí)的時(shí)間，必須擬定具體的工作計(jì)劃。本章的要點(diǎn)即是該如何確保時(shí)間。

對(duì)組織的任何成果負(fù)有責(zé)任的人， 都是決策者（executive）。

換言之，決策者必須對(duì)成果負(fù)責(zé)，也就是「負(fù)責(zé)人」。

即使是一般員工，對(duì)公司的業(yè)務(wù)也負(fù)有責(zé)任。

因此只要對(duì)成果負(fù)有責(zé)任，每個(gè)人都是很了不起的負(fù)責(zé)人，即使各位不是總經(jīng)理或管理干部。

一開(kāi)始即是強(qiáng)調(diào)要「重視時(shí)間」的章節(jié)。

無(wú)須特別強(qiáng)調(diào)，時(shí)間對(duì)每個(gè)人來(lái)說(shuō)都是平等的。

現(xiàn)在雖議論紛紛Ｍ型社會(huì)什么的，但社會(huì)的差異再大，仍沒(méi)有人一天的時(shí)間能超過(guò)二十四小時(shí)，且生命無(wú)常，人不知何時(shí)會(huì)死，這對(duì)所有人而言也是真實(shí)的。不僅一天二十四小時(shí)人人平等，時(shí)間無(wú)法保存或轉(zhuǎn)移給他人這點(diǎn)也是無(wú)法改變的。

時(shí)間有限且無(wú)法改變，是人人皆平等的資源。

因此，該如何有效地管理并活用，是每個(gè)人的最大課題。能順利掌握此問(wèn)題的人，相信更能享受人生，反之亦然。

「與時(shí)間的資源相比，一般被認(rèn)為重要的其他資源，例如資金，在現(xiàn)實(shí)中是較豐富的。」的確如此。不是「時(shí)間就是金錢(qián)」，應(yīng)該是「時(shí)間超越金錢(qián)」才對(duì)。

整理成簡(jiǎn)明的三個(gè)步驟：

◎記錄并分析時(shí)間

◎管理時(shí)間

◎整合時(shí)間

時(shí)間管理的第一步是記錄并分析自己使用時(shí)間的方法。其次是將自己的活動(dòng)分類(lèi)，分清必要與非必要的活動(dòng)。最后再將能自由使用的時(shí)間整合成較大的時(shí)間單位。

「記錄· 分析→管理→整合」三步驟，是時(shí)間管理的基本。

要特別注意的是，這種時(shí)間管理的手法，不僅以管理學(xué)習(xí)時(shí)間為前提，還包括工作等自己擁有的所有時(shí)間。

確保學(xué)習(xí)時(shí)間的動(dòng)機(jī)，源自一般工薪階層想利用工作以外多出的時(shí)間。為此，正規(guī)的工作須有效率地進(jìn)行。「記錄· 分析→管理→整合」三步驟須置于一般的工作中予以檢證，從中抽取的時(shí)間即可作為學(xué)習(xí)之用。

記錄時(shí)間的成效

「透明化」此語(yǔ)匯前已提及。這是豐田汽車(chē)想出來(lái)的生產(chǎn)管理手法之一，能一眼看出制造工程與進(jìn)度之異常或正常與否。

眾所周知豐田生產(chǎn)系統(tǒng)──即時(shí)生產(chǎn)相當(dāng)著名。

即時(shí)生產(chǎn)系統(tǒng)意指，后段作業(yè)向前段作業(yè)提出索取必要零件的「申請(qǐng)書(shū)」，前段作業(yè)僅生產(chǎn)受委托制造的必要零件，如此一來(lái)可壓縮庫(kù)存與半成品。此處所指的即時(shí)生產(chǎn)，即是讓后段作業(yè)看得見(jiàn)所需之物的方法。

這種透明化的手法現(xiàn)在不僅用于生產(chǎn)現(xiàn)場(chǎng)，也適用于辦公室內(nèi)及一般業(yè)務(wù)。記錄不知用到那里的時(shí)間，就是讓自己使用時(shí)間的方法透明化的手段。

記錄時(shí)間有許多好處。首先，當(dāng)意識(shí)到要記錄自己運(yùn)用時(shí)間的方法后，想盡量有效地活用時(shí)間的心情也會(huì)隨之變強(qiáng)。這雖違背記錄平常運(yùn)用時(shí)間方法之宗旨，但只要結(jié)果是有效率地運(yùn)用時(shí)間即可。

其次，當(dāng)運(yùn)用的時(shí)間透明化后，即能凸顯原先的錯(cuò)誤。

對(duì)于自己如何運(yùn)用時(shí)間，每人都有其前提與假設(shè)。

例如「我在中午以前就是提不起勁」、「我是夜貓子」、「我到了禮拜三就沒(méi)力了，看我今天就這副德性」。但是，將運(yùn)用的時(shí)間透明化以后，即知這種前提與假設(shè)其實(shí)是錯(cuò)的。

例如以為自己中午前沒(méi)勁的人，其實(shí)午后的成果也不好；或者別說(shuō)周三了，整個(gè)禮拜都沒(méi)勁！自以為是的胡思亂想，其實(shí)都錯(cuò)了。明確地知道錯(cuò)誤是因?yàn)闀r(shí)間的運(yùn)用方法透明化了。

將自己運(yùn)用時(shí)間的方法透明化，亦可知道自己獨(dú)特的習(xí)慣。習(xí)慣有好有壞，好習(xí)慣當(dāng)然要維持、壞習(xí)慣就得改善。換言之，能理解什么是該強(qiáng)化的重點(diǎn)或改善的重點(diǎn)。

再來(lái)，與過(guò)去的記錄作比較后，更能把握住時(shí)間使用方法的變化。當(dāng)覺(jué)得自己「最近成效不顯揚(yáng)」時(shí)，正是實(shí)踐記錄時(shí)間的好機(jī)會(huì)。實(shí)際上，當(dāng)你試著實(shí)行之后，會(huì)發(fā)現(xiàn)許多樂(lè)趣。

例如，之后會(huì)提及的、在關(guān)鍵時(shí)刻正好有雜務(wù)插入，或下午三點(diǎn)半以后的績(jī)效確實(shí)不佳，或一次做很多件事情等，都是需要改善的重點(diǎn)。

把握黃金時(shí)刻與劣勢(shì)時(shí)刻

記錄時(shí)間作了一段期間后，其次是檢討使用時(shí)間的習(xí)慣，亦即分析時(shí)間。

習(xí)慣有好有壞。

好習(xí)慣意指讓工作有效率進(jìn)行之主要因素，將記錄時(shí)間后獲得良好成效的行動(dòng)，加以思考要因后再予以歸納。歸納即自列舉的幾項(xiàng)事情中，推測(cè)其共通的要因。同樣地，針對(duì)壞習(xí)慣，也要?dú)w納其共通的要因。

我曾在檢討這種習(xí)慣時(shí)，因發(fā)現(xiàn)自己中午以前較具生產(chǎn)力而吃了一驚。

和許多人一樣，我也是早上起不來(lái)那一型。在公司任職時(shí)，因時(shí)間能自由運(yùn)用，赴辦公室大約都十點(diǎn)左右。換言之，我給自己作了「早上較無(wú)生產(chǎn)力，工作沒(méi)進(jìn)度」的假設(shè)。

因?qū)ぷ骺?jī)效不滿意，我試著開(kāi)始記錄時(shí)間。

結(jié)果發(fā)現(xiàn)自己晚上工作得再晚也未必有成效，相反地，午飯（當(dāng)時(shí)是兩點(diǎn)左右）前工作的效率很高。

后來(lái)我就盡量把工作排在中午以前，但必須起早。

現(xiàn)在的作息如下：夏天清晨六點(diǎn)起床，七點(diǎn)一過(guò)即開(kāi)始工作；冬天則六點(diǎn)半起床、七點(diǎn)半開(kāi)始工作，大約晚上七點(diǎn)至八點(diǎn)結(jié)束工作?，F(xiàn)在清晨起床還是很困，但一想不可浪費(fèi)這段高生產(chǎn)力的寶貴時(shí)間，眼睛自然就睜開(kāi)了。

工作的時(shí)間改變后，我繼續(xù)作了數(shù)次時(shí)間的記錄，發(fā)現(xiàn)了一些事情。

開(kāi)始工作到吃中飯（約一點(diǎn)鐘）前工作效率較高這點(diǎn)，與之前并無(wú)二致。中飯后到三點(diǎn)半前后，活動(dòng)力下降、精神較散漫；過(guò)了這段時(shí)間后，直到回家以前，會(huì)再度集中精神繼續(xù)工作。

這是我使用時(shí)間的習(xí)慣。在中飯前與晚飯前，工作效率之所以提高，用餐可能是一種誘因吧。如果這個(gè)猜測(cè)是對(duì)的，那就是無(wú)條件的反射動(dòng)作了。

總之，我從自己使用時(shí)間的習(xí)慣獲悉，午餐前是我的高效率工作時(shí)段，即關(guān)鍵時(shí)刻或黃金時(shí)刻。在此時(shí)間帶絕不安排雜務(wù)，專心地寫(xiě)稿。

雜務(wù)及與人會(huì)面就安排在三點(diǎn)半前后（ 即劣勢(shì)時(shí)刻），傍晚（即準(zhǔn)關(guān)鍵時(shí)刻或準(zhǔn)黃金時(shí)刻）則再度努力向前邁進(jìn)。

藉由時(shí)間用法的透明化，將自己的黃金時(shí)刻與劣勢(shì)時(shí)刻整理出來(lái)后，再擬定與之配合的工作進(jìn)度表。在黃金時(shí)段排進(jìn)重要工作，斷絕雜務(wù)，僅執(zhí)行這一點(diǎn)，工作效率將大為不同。