【卓越有禮】

1．簽字的準備工作

⑴布置好簽字廳

要莊重、整潔、清靜。

室內(nèi)應(yīng)滿鋪地毯，正規(guī)的簽字桌應(yīng)為長桌，其上最好鋪設(shè)深綠色的臺呢布。

簽字桌應(yīng)橫放于室內(nèi)，在其后可擺放適量的座椅。

簽署雙邊性合同時，可放置兩張座椅，供簽字人就座。

簽署多邊性合同時，可以僅放一張座椅，供各方簽字人簽字時輪流就座。

也可以給每位簽字人提供座椅。簽字人就座時，一般應(yīng)面對正門。

⑵在簽字桌上，循例應(yīng)事先安放好待簽的合同文本以及簽字筆、吸墨器等簽字時所用的文具。

⑶與外商簽署涉外商務(wù)合同時，還需在簽字桌上插放有關(guān)各方的國旗。

插放國旗時，在其位置與順序上，必須按照禮賓序列。例如，簽署雙邊性涉外商務(wù)合同時，有關(guān)各方的國旗需插放在該方簽字人座椅的正前方。

2．簽字時的座次安排

⑴簽署雙邊性合同

應(yīng)請客方簽字人在簽字桌右側(cè)就座，主方簽字人則應(yīng)同時就座于簽字桌左側(cè)。

雙方各自的助簽人，應(yīng)分別站立于己方簽字人的外側(cè)，以便隨時對簽字人提供幫助。

雙方其他隨員，可以按照一定順序在己方簽字人的正對面就座。也可依照職位的高低，依次自左至右（客方）或是自右至左（主方）列成一行，站立于己方簽字人的身后。

當一行站不完時，可按照以上順序并遵照“前高后低”的慣例，排成兩行三行或四行。

原則上，雙方隨員人數(shù)，應(yīng)大體上相當。

⑵簽署多邊性合同

一般僅設(shè)一個簽字椅。

各方簽字時，須依照有關(guān)各方事先同意的先后順序依次上前。

助簽人應(yīng)隨之一同行動。在助簽時，依“右高左低”的規(guī)矩，助簽人應(yīng)站立于簽字人的左側(cè)。

有關(guān)各方的隨員，應(yīng)按照一定的序列，面對簽字桌就座或站立。

3．對待簽合同文本的要求

⑴依照商界的習慣，在正式簽署合同之前，應(yīng)由舉行簽字儀式的主方負責準備待簽合同的正式文本。

應(yīng)會同有關(guān)各方一道指定專人，共同負責合同的的定稿、校對、印刷與裝訂。

按常規(guī)，應(yīng)為在合同上正式簽字的有關(guān)各方，均有供一份待簽的合同文本。必要時，還可再向各方提供一份副本。

⑵簽署涉外商務(wù)合同

按照國際慣例，待簽的合同文本，應(yīng)同時使用有關(guān)各方法定的官方語言。

⑶待簽的合同文本

應(yīng)以精美的白紙印制而成，按大八開的規(guī)格裝訂成冊，并以高檔質(zhì)料如真皮、金屬、軟木等作為封面。

4．簽約的程序

簽字儀式的正式程序一共分為四項，它們分別是：

⑴簽字儀式的正式開始

有關(guān)各方主要人員時入簽字廳，在既定的位次上各就各位。

⑵簽字人正式簽署合同文本

通常的做法是，首先簽署己方保存的合同文本，接著再簽署他方保存的合同文本。

商務(wù)活動規(guī)定：每個簽字人在簽署己方保留的合同文本上簽字時，按慣例應(yīng)當名列首位。因些，每個簽字人均應(yīng)首先簽署己方保存的合同文本，然后再交由他方簽字人簽字。這一做法，在禮儀上稱為“輪換制”。它的含義是在位次排列上，輪流使有關(guān)各方均有機會居于首位一次，以顯示機會均等，各方平等。

⑶簽字人正式交換已經(jīng)有各方正式簽署的合同文本

此時，各方簽字人應(yīng)熱烈握手，互致祝賀，并相互交換各自一方剛才使用過的簽字筆，以示紀念。

全場人員應(yīng)鼓掌表示祝賀。

⑷共飲香檳酒互相道賀。

交換已簽的合同文本后，有關(guān)人員，尤其是簽字人當場干一杯香檳酒，是國際上通行的用以增添喜慶色彩的做法。

在一般情況下，商務(wù)合同在正式簽署后，應(yīng)提交有關(guān)方面進行公證，此后才正式生效。

70．遵守簽字儀式程序不當笑柄

簽字代表一個合作項目的正式展開或雙方達成共識，可以說簽字就意味著拍板定奪，所以商務(wù)簽字會議也應(yīng)該是正式而嚴肅的。

不久之前，我還曾參加了一場極其不正規(guī)的商務(wù)簽字會議，那是BIKA公司邀請我去給他們公司的商務(wù)部做為期半年的商務(wù)禮儀培訓，由于商務(wù)人士的時間很難掌握，所以是不定期的，周期也比較長，也因此，他們?yōu)榱吮Ｕ衔业睦?，主動邀請我去參加商?wù)簽字會議，并聲稱會在會議上和我簽訂正式合同。

可當我到達會議室之后，只見會議桌橫一個豎一個，椅子也擺放的良莠不齊，我不禁懷疑起來：“這真的是商務(wù)簽字會議嗎？”

不一會兒，BIKA公司的代表就出現(xiàn)了，可能覺得我有些接受不了如此凌亂的會場，于是主動告訴我：“別害怕，我們是正規(guī)的公司，我們平時開會就是這樣的，因為我們公司一向比較追求創(chuàng)新精神，凡事不拘一格，所以您別介意呀”……

雖然我并不是很介意，但是因為我本身是培訓師，對于商務(wù)簽字會議的規(guī)范禮儀很熟悉，所以當我看到這一幕時，實在是很難下筆簽下合同，最后我猶豫了許久，還是決定離開了會議室。

后來，BIKA公司的老板親自給我打電話道歉，說都怪手下不懂最基本的商務(wù)禮儀，所以才沒有布置會場，這也正是請我去給他們好好上一課的原因，我這才答應(yīng)繼續(xù)與他們合作。我想說的是，即使是再追求創(chuàng)新、自由環(huán)境的商務(wù)人士，如果連最基本的禮儀都做不到，也隨時有可能馬失前蹄。

【卓越有禮】

1.簽字會議的人數(shù)和時間怎么確定？

出席人數(shù)和人員應(yīng)該由簽字雙方在會議正式開始前提前協(xié)商確定好，并且一旦確定則輕易不可再改動。雙方除了需要兩名簽字代表外，還需要2-3名協(xié)助人員以及相當數(shù)量的陪同以壯士氣。協(xié)助人員主要負責保管相關(guān)的合同文本及必要的文件、印章等工具。通常簽字時間在20分鐘以內(nèi)，具體的時間和地點可由雙方協(xié)定。

2.最常見的簽字會議桌臺及次序安排的形式：    

會議廳內(nèi)擺放一張長方形的會議桌，桌子對立的兩端放幾把椅子供雙方簽字人員及陪同就座，簽字人員在左，陪同在右。桌前是各自的文稿和簽字筆等工具。參與者應(yīng)該根據(jù)自己身份和職務(wù)崗位依次就座。如果條件允許，還可以從當?shù)叵嚓P(guān)公證部門請幾名工作人員，并由其中一個人擔任會議主持人，安排雙方簽字。另外，如果是涉外簽字會議，還應(yīng)該邀請一定數(shù)量的翻譯人員，溝通流暢了，簽字才會爽快。

  ——摘自孫劍虹老師新著《禮學興商利萬年》