如何開好高效的會議 在我們的日常工作中會議是必不可少的一項(xiàng)任務(wù)，而且級別越高參加的會議就越多，但這些會議都是必須的嗎？有多少會議是在浪費(fèi)我們的時間呢？在美國，一項(xiàng)對1000名高級管理人員的調(diào)查顯示：三分之一的會議時間被浪費(fèi)；級別越高會議越多；每周有17個小時的會議；每周有5個小時以上的會議時間被浪費(fèi)……。由于科技的發(fā)展，現(xiàn)在還有很多公司使用電話會議系統(tǒng)，那樣的效果更是可想而知，有的參與者上線后就把電話放在那里就算參加了，只要上線時報個名就可以了。在我參加的電話會議中就沒有看過哪一次效果是好的。還有就是“景區(qū)”會議，真不知醉翁之意到底在哪里。所以一個高效的會議對企業(yè)的運(yùn)作是非常重要的，要避免出現(xiàn)無效的會議，防止出現(xiàn)“會而不議、議而不決、決而不行、行而不(無)果”的現(xiàn)象，可以從以下四個方面多加關(guān)注。 第一，策劃 《禮記--中庸》中記載“凡事預(yù)則立，不預(yù)則廢”，所以開會前的策劃是非常重要的。在策劃階段我們應(yīng)該關(guān)注四個方面： 首先，開會的目的是什么。開會是為了解決問題，或是使團(tuán)隊(duì)凝聚起來，或是某項(xiàng)決策需要以團(tuán)隊(duì)的意見為基礎(chǔ)，或是為了達(dá)成共同的目標(biāo)。所以，一定要明確為什么要召開會議，在明確了為什么要召開會議后，還應(yīng)再問自己一個問題，有什么其它方法可以替代，有時只要通過郵件或是通過電話可以解決的是否可以不要開那么多的會。 其次，應(yīng)明確會議的議題。好多企業(yè)都有各種例會，最后真的開成了“例”會(在確定的周期為了開會而開會)，就算沒有明確的議題會議也照常開。會議的議題是整個會議的主體，如果沒有了此主體這個會議將不可能有效， 再次，還應(yīng)確認(rèn)到底哪些人需要參加。不是越多人參加就越好，現(xiàn)在的會議往往是無限地在擴(kuò)大參加的人員，結(jié)果很多人都在混時間，會議之后卻要花下班的時間來補(bǔ)上班期間被浪費(fèi)掉的時間，這不可謂是雙輸?shù)慕Y(jié)局。 最后，還應(yīng)明確會議的地點(diǎn)。例如：車間早會就適合在車間現(xiàn)場完成；有些會議為了讓其時間更短只需在辦公室現(xiàn)場解決；與顧客洽談的會議就應(yīng)的一個安靜、舒適的場合?？傊瑫h的地點(diǎn)應(yīng)與參加的人員、時間的長短等因素相結(jié)合。 良好的開始是成功的一半，所有的會議的策劃應(yīng)被認(rèn)真關(guān)注和對待，這樣才有可能是一場高效的會議。 第二，準(zhǔn)備 首先，是應(yīng)該通知與會者。這里的通知不是指簡單的打電話通知與會者，說明什么時間到什么地點(diǎn)開會，這里想要說明的是在開會前應(yīng)有一份詳細(xì)的會議議程并事先知會與會者，詳細(xì)的會議議程應(yīng)包括： 1、 要討論的問題； 2、 討論這些問題的原因； 3、 每個議題所要花費(fèi)的時間； 4、 討論的目標(biāo)； 5、 需準(zhǔn)備所有必需的信息。 在確定議程的過程中應(yīng)特別關(guān)注為議程表排序，應(yīng)首先處理緊急的項(xiàng)目，緊急的議題往往需要當(dāng)天就做出決定，重要的議題往往需要更長時間的討論。同時也應(yīng)關(guān)注議題之間的聯(lián)絡(luò)和邏輯性排序。 一個簡單的會議議題清單(案例)： 1、 質(zhì)量問題：關(guān)于下周的質(zhì)量審核(20分鐘) 2、 招待會：1月25日為張三舉行退休歡送會(10分鐘) 3、 安全問題：關(guān)于選用病毒防火墻的調(diào)查(20分鐘) 4、 團(tuán)隊(duì)建議：對于新的團(tuán)隊(duì)負(fù)責(zé)人生產(chǎn)實(shí)習(xí)計劃的建議(50分鐘) 5、 培訓(xùn)：明年的培訓(xùn)預(yù)算(20分鐘) 6、 裝修工程：裝修進(jìn)展報告(10分鐘) 第三，組織和控制 會議的主持人應(yīng)控制好被討論的議題，同時應(yīng)控制參加討論的與會人員，以確保達(dá)到預(yù)期的效果。會議的主持人不應(yīng)侃侃而談，把會議的時間都占為已有，將會議變成了讓大家來聽結(jié)果的宣布。同時，對于愛發(fā)言者(特別是領(lǐng)導(dǎo))也應(yīng)給予控制，適時禮貌地打斷他(她)的談話，對于默默無語者應(yīng)給予鼓勵和關(guān)注。 有效的會議主持人會采取哪些行動： 1、 推動大家積極發(fā)言； 2、 對打斷別人發(fā)方言的情況進(jìn)行處理； 3、 對發(fā)言進(jìn)行平衡； 4、 保持討論不偏離正軌； 5、 確保共同的理解； 6、 對沖突進(jìn)行處理； 7、 確保采取跟進(jìn)行動； 8、 有效地對時間進(jìn)行管理 對于各議題的討論基本應(yīng)按以下執(zhí)行： 1、 主持人闡述議題； 2、 主要負(fù)責(zé)人說明相應(yīng)的提議； 3、 提供證據(jù)支持討論的進(jìn)行； 4、 討論證據(jù)所支持的論點(diǎn)； 5、 得出相應(yīng)的結(jié)論； 6、 決定應(yīng)采取的行動。 會議場面如果失控，那議題一定不可能被很好地討論，更不可能有良好的結(jié)果。 第四，總結(jié)和記錄 會議的總結(jié)是后續(xù)行動的重要指南，如果沒有相應(yīng)的決議事項(xiàng)，整個會議將變得沒有意義。會議的總結(jié)應(yīng)確保與會者都明白相應(yīng)的決議事項(xiàng)、明確決議事項(xiàng)實(shí)施的責(zé)任、相應(yīng)的計劃安排以及后續(xù)追蹤的要求。 整個會議過程應(yīng)適當(dāng)?shù)刈龊糜涗?，以便記錄相關(guān)的討論細(xì)節(jié)及后續(xù)決議的安排，會議記錄應(yīng)包括以下： 1、 開會的日期、時間、地點(diǎn)和主持人； 2、 出席人員名單和缺席人員名單； 3、 所有被討論的議題和所有達(dá)成的決議； 4、 每個行動計劃由誰負(fù)責(zé)； 5、 會議結(jié)束時間； 6、 預(yù)計下次會議的日期、時間和地點(diǎn)。 高效的會議將會為企業(yè)的運(yùn)作、團(tuán)隊(duì)的建設(shè)、內(nèi)部的溝通以及企業(yè)的業(yè)績起到關(guān)鍵的作用。