第一條 總則
 公文處理必須做到及時、準確、安全。公文統(tǒng)一由辦公室秘書人員收發(fā)、分辦、用印、立卷。各單位的公文處理工作，必須實行嚴格的保密制度，確保公司機密安全。
第二條 公文種類主要有：
（一） 請示
請上級指示和批準，用“請示”。
（二） 報告
向上級機關(guān)匯報工作，反映情況，用“報告”。
（三） 指示
對下級機關(guān)布置工作，闡明工作活動的指導(dǎo)原則，用“指示”。
（四） 布告、公告、通告
對公眾公布應(yīng)當遵守或周知的事項，用“布告”。
向國內(nèi)外宣布重大事件，用“公告”。
在一定范圍內(nèi)公布應(yīng)當遵守或周知的事件，用“通告”。
（五） 批復(fù)
答復(fù)請示事項，用“批復(fù)”。
（六） 通知
傳達上級的指示，要求下級辦理或者需要知道的事項，批轉(zhuǎn)下級的公文或轉(zhuǎn)發(fā)上級、同級和不相隸屬單位的公文，用“通知”。
（七） 通報
表揚好人好事，批評錯誤，傳達重要情況以及需要所屬各單位知道的事項，用“通報”。
（八） 決定、決議
對某些問題或者重大行動作出安排，用“決定”。
經(jīng)過會議討論通過，要求貫徹執(zhí)行的事項，用“決議”。
（九） 函
平行的或不相隸屬的單位之間互相商洽工作，向有關(guān)主管部門請示批準等詢問和答復(fù)問題，用“函”。
（十） 會議紀要
傳達會議議定事項和主要精神，要求有關(guān)單位共同遵守執(zhí)行的，用“會議紀要”。
第三條 公文格式
公文紙一般用16開，在左側(cè)裝訂?！巴ǜ妗钡扔眉埓笮?，根據(jù)實際需要確定。
公文格式一般包括：標題、主送單位、正文、附件、單位印章、發(fā)文時間、抄送(抄報)單位、公文字號、主題詞等。
（一） 公文的標題應(yīng)當準確、簡要地概括公文的主要內(nèi)容，并標明發(fā)文單位和公文種類。除批轉(zhuǎn)法規(guī)性文件外，公文標題一般不加書名號和其他標點符號。
（二） 向政府主管機構(gòu)請示的公文，一般只寫一個主送單位；如果需要上報另一個政府主管機構(gòu)時，可以用抄報的形式。
（三） 發(fā)文時間，以領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)日期為準；聯(lián)合行文，以最后單位簽發(fā)的日期為準。
（四） 公文字號一般包括單位代號、年號、順序號。幾個單位聯(lián)名發(fā)文，只標明主辦單位的公文編號。
（五） 公文如有附件，應(yīng)當在正文之后、單位名稱之前，注明附件的名稱和件數(shù)。
（六） 收、發(fā)文單位應(yīng)寫單位全稱或規(guī)范化簡稱。聯(lián)合發(fā)文應(yīng)將主辦單位排列在前。
（七） 文字一律從左至右橫寫橫排。
第四條 行文關(guān)系
（一） 對上級黨、政、工、團、婦聯(lián)組織的請示或報告，用相對應(yīng)的名義發(fā)文。
（二） 對市政府及政府各部、委、局，對市局及市局處室的請示或報告，與不相隸屬單位協(xié)商工作等，用行政名義行文。
（三） 內(nèi)部行文，可按問題的種類和性質(zhì)，用成員公司或部門名義行文。部門之間不要用發(fā)文形式解決一般性的問題。
（四） 按照一級抓一級的管理原則，公司行文原則上只發(fā)到各成員公司和各部門，不直接發(fā)到成員公司的下屬子公司。
（五） 發(fā)文應(yīng)根據(jù)需要確定主、抄送單位，不得濫發(fā)。
第五條 收文處理
一般包括登記、分辦、擬辦、批辦、催辦等程序。
（一） 政府機構(gòu)發(fā)來的文件及注有密級的簡報、電報、資料和平級發(fā)來的文件，均由秘書統(tǒng)一簽收、開拆、登記、呈閱、分發(fā)并按不同類別進行分類處理。其中內(nèi)容重要的急件，及時呈送領(lǐng)導(dǎo)閱批，如領(lǐng)導(dǎo)出差，立即送辦公室領(lǐng)導(dǎo)處理。
（二） 承辦人應(yīng)根據(jù)文件規(guī)定的傳閱范圍或領(lǐng)導(dǎo)指示，安排傳閱或辦理。領(lǐng)導(dǎo)人員之間不宜直接橫向傳遞，以免積壓或傳失。
（三） 凡需辦理的公文，應(yīng)先送辦公室主任簽批意見，再分送給有關(guān)部門辦理或送領(lǐng)導(dǎo)批示后辦理。辦公室主任在簽批公文時，認為無需送領(lǐng)導(dǎo)閱批的一般性公文，可根據(jù)公文內(nèi)容和性質(zhì)直接批有關(guān)部門閱辦。各單位收到急件時，應(yīng)在3天內(nèi)答復(fù)并退回文件，一般要辦理的文件，一周內(nèi)應(yīng)辦理并退文件，最遲不能超過15天。需要研究而不能馬上處理的，也要先書面或口頭簡要回復(fù)。
（四） 加強公文檢查催辦工作。文秘人員對有領(lǐng)導(dǎo)批示的公文及本公司發(fā)出的文件，要認真督促、催辦，以防積壓或漏辦。各分公司、各部門對上級發(fā)出的文件，需要匯報貫徹執(zhí)行情況的，要及時檢查反饋。
（五） 領(lǐng)導(dǎo)參加重要會議帶回的文件，在匯報和傳達后，應(yīng)將會議文件交秘書人員立卷歸檔。
第六條 發(fā)文處理。
一般包括擬稿、審稿、簽發(fā)、繕印、校對、用印、封發(fā)等程序。
（一） 草擬公文的要求：
1.要符合國家的方針、政策、法律、法令和上級的有關(guān)規(guī)定。
2.情況要確實，觀點要明確，文字要精練，條理要清楚，層次要分明，標點符號要正確，篇幅要力求簡短。
3.引用的公文要寫明原文件的發(fā)文機關(guān)、公文編號、標題和發(fā)文時間。
4.草擬公文必須使用統(tǒng)一格式的的公文稿紙，文件字跡要清楚，文面應(yīng)保持整潔，凡是文面凌亂不清的，要重新清稿。
5.數(shù)字的寫法。正式文件中，除文件編號、統(tǒng)計表、計劃表、序號、專用術(shù)語和百分比必須用阿拉伯數(shù)字書寫外，其他用漢字書寫。
6.章節(jié)序數(shù)的寫法。一般應(yīng)按下列順序排列：第一層為：“一”，第二層為“(一)”，第三層為“1”，第四為“(1)”。
7.不要濫用簡稱。年月日、人名、地名、文件名稱、事物名稱等，一般不要簡稱。
（二） 公文審核。公司的文稿在送領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)前，應(yīng)由起草文件部門負責(zé)人審核后送辦公室核稿。辦公室審核的重點：
1.是否需要行文。
2.是否符合國家的方針、政策、法律、法令；與本公司發(fā)過的公文是否銜接。
3.提出的要求和措施是否明確具體、切實可行。
4.處理程序是否完備，行文關(guān)系、公文格式是否符合規(guī)定。
5.文字敘述是否符合文法和邏輯，標點符號是否正確。
審核時如發(fā)現(xiàn)不妥之處，必須進行修改，屬于重要的原則性的問題，應(yīng)退回原承辦單位修改，改動過大的，要重新抄正。
（三） 公文簽發(fā)。公司行政文件，由常務(wù)副總經(jīng)理簽發(fā)。重要文件，由最高行政領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。
（四） 公文擬稿、改稿和簽發(fā)，一律用鋼筆，禁止使用鉛筆和圓珠筆。
（五） 簽發(fā)后的公文不得再作任何修改。若確需修改，必須重新送簽。
（六） 公文簽發(fā)后，由文秘室負責(zé)打印、蓋章、裝訂、登記、分發(fā)。打印文件要美觀大方，符合公文格式。裝訂要整齊牢固，不漏頁、錯頁、粘頁。印章蓋在年、月、日的中上方，上沿不壓正文，下沿略壓年、月、日，如正文末頁無空檔，可另起一空白頁注上日期蓋章，并在該頁的左上方標明“此頁無正文”字樣。
（七） 公文校對以原稿為準，非承辦人不得擅自改動原文。校對未發(fā)現(xiàn)的差錯，由校對人員負責(zé)；校對后，打字員沒有改正的，由打字員負責(zé)。
第七條 公文存檔
公文辦理完畢后，要及時送交檔案管理人員整理立卷，個人不得私自保存應(yīng)存檔的文件。
第八條 公文的管理
（一） 各單位要有專人負責(zé)公文的處理管理工作，建立嚴格的管理制度，加強對相關(guān)人員的保密紀律教育，做好公文的管理工作。嚴禁將秘密公文帶往公共場所或家中。公文傳遞過程中，必須辦理登記、簽收、注銷等手續(xù)，并按照收文薄檢查歸檔，以防遺漏。
（二） 公司的公文由辦公室負責(zé)起草和審核，公司總經(jīng)理簽發(fā)；公司本部各部門的文件由各部門負責(zé)起草，辦公室審核，總經(jīng)理簽發(fā)。
（三） 文件簽發(fā)后，送辦公室統(tǒng)一安排打字，打印后送回起草部門校對，校對無誤方能復(fù)印、蓋章。
（四） 文件和原稿，由辦公室分類歸檔，保存?zhèn)洳椤?br />（五） 屬于秘密的文件，核稿人應(yīng)該注明“秘密”字樣，并確定報送范圍。秘密文件按保密規(guī)定，由專人印制、報送。
（六） 文件統(tǒng)一由辦公室負責(zé)發(fā)送。送件人應(yīng)將文件內(nèi)容、報送日期、部門、接件人等事項登記清楚，經(jīng)文件接收人簽字確認后，向文件簽發(fā)人報告報送結(jié)果。
（七） 外來的文件由辦公室專人負責(zé)簽收，并分類登記。由辦公室主任提出處理意見后，簽收人應(yīng)于接件當日即按文件的要求報送給有關(guān)部門，不得積壓遲誤，屬急件的，應(yīng)在接件后即時報送。
（八） 傳閱文件由辦公室專人負責(zé)收回，對領(lǐng)導(dǎo)指示的文件，辦公室應(yīng)及時組織傳達和落實。
特別說明：
⑴摘自實戰(zhàn)紅色管理創(chuàng)始人孫軍正老師培訓(xùn)課堂經(jīng)典案例。孫老師根據(jù)多年的管理及培訓(xùn)經(jīng)驗，將紅色精神與西方管理巧妙結(jié)合，將理論性、實踐性與趣味性相結(jié)合，講解深入淺出，演繹通俗易懂。
⑵邀請孫軍正老師授課或代理孫老師課程者可直接聯(lián)系他的助理（登陸：“中華講師網(wǎng)”，打開“聯(lián)系方式”即可）