項(xiàng)目開踢會(huì)議(Kick-off meeting)是指項(xiàng)目首次計(jì)劃完成后召開的回憶,目的是宣布項(xiàng)目的正式開工和項(xiàng)目計(jì)劃。
項(xiàng)目首次計(jì)劃完成后,一般需要與項(xiàng)目主要干系人召開,宣布項(xiàng)目的正式開工和項(xiàng)目計(jì)劃。
良好的開端是成功的一半,項(xiàng)目開踢會(huì)議標(biāo)志著一個(gè)項(xiàng)目執(zhí)行階段的開始,因此項(xiàng)目開踢會(huì)議的成功召開對(duì)于項(xiàng)目的順利開展非常重要。
我們知道,項(xiàng)目開踢會(huì)議一般由項(xiàng)目經(jīng)理負(fù)責(zé)組織和召開。然而,有不少項(xiàng)目經(jīng)理對(duì)項(xiàng)目開踢會(huì)議不重視、走過(guò)場(chǎng),或雖然知道其重要但不知道如何才能將其開好。本文分別總結(jié)歸納出項(xiàng)目?jī)?nèi)部和外部開踢會(huì)議的目的(作用)、需要參會(huì)的人員和會(huì)上需要介紹的主要內(nèi)容,為項(xiàng)目經(jīng)理更好地組織和召開項(xiàng)目?jī)?nèi)、外部開踢會(huì)議提供參考。
(一)項(xiàng)目?jī)?nèi)部開踢會(huì)議
項(xiàng)目?jī)?nèi)部開踢會(huì)議指在項(xiàng)目承建方內(nèi)部召開的項(xiàng)目開踢會(huì)議。
1、目的
會(huì)議的目的是讓項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員對(duì)該項(xiàng)目的整體情況(包括項(xiàng)目的建設(shè)背景、項(xiàng)目總體規(guī)劃及項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員等信息)和各自的工作職責(zé)有一個(gè)清晰的認(rèn)識(shí)和了解,為日后協(xié)同開展工作作準(zhǔn)備;同時(shí)獲得領(lǐng)導(dǎo)對(duì)項(xiàng)目資源的承諾和保障。
2、需要參加會(huì)議的人員
根據(jù)會(huì)議的性質(zhì)和會(huì)議的目的,我們可以知道,需要參加項(xiàng)目?jī)?nèi)部開踢會(huì)議的人員包括項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)全體成員、項(xiàng)目承建方相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)等。
3、會(huì)上需要介紹的主要內(nèi)容
項(xiàng)目?jī)?nèi)部開踢會(huì)議所需要介紹的主要內(nèi)容包括:(1)項(xiàng)目背景;(2)項(xiàng)目范圍、邊界;(3)項(xiàng)目目標(biāo)、約束條件、預(yù)期成果;(4)項(xiàng)目總體規(guī)劃(包括建設(shè)思路、計(jì)劃);(5)項(xiàng)目主要干系方及負(fù)責(zé)人、協(xié)調(diào)人;(6)項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員及其分工;(7)項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)及其應(yīng)對(duì)策略(包括內(nèi)、外部風(fēng)險(xiǎn));(8)近期工作安排。
其中“項(xiàng)目總體規(guī)劃”、“項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員及其分工”、“項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)及其應(yīng)對(duì)策略”和“近期工作安排”是會(huì)上需要重點(diǎn)介紹的內(nèi)容。
(二)項(xiàng)目外部開踢會(huì)議
項(xiàng)目外部開踢會(huì)議指有項(xiàng)目主要干系人參加的項(xiàng)目開踢會(huì)議,該會(huì)議一般選擇在建設(shè)方或用戶方現(xiàn)場(chǎng)召開。
1、目的
會(huì)議的目的是讓項(xiàng)目建設(shè)方、用戶方、監(jiān)理方(如有)等項(xiàng)目主要干系方對(duì)該項(xiàng)目的整體情況(包括項(xiàng)目的建設(shè)背景、項(xiàng)目總體規(guī)劃及項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員等信息)有一個(gè)清晰的認(rèn)識(shí)和了解,讓項(xiàng)目各主要干系方清楚各自的職責(zé)和義務(wù),讓項(xiàng)目建設(shè)方、用戶方在項(xiàng)目建設(shè)的過(guò)程中所需要給予的支持和配合給予承諾,從而讓各方就項(xiàng)目建設(shè)的相關(guān)事宜達(dá)成共識(shí)。
2、需要參加會(huì)議的人員
根據(jù)會(huì)議的性質(zhì)和會(huì)議的目的,我們可以知道,需要參加項(xiàng)目外部開踢會(huì)議的人員包括項(xiàng)目建設(shè)方、用戶方、項(xiàng)目監(jiān)理方相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和項(xiàng)目負(fù)責(zé)人,項(xiàng)目承建方領(lǐng)導(dǎo),項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)核心成員等。
3、會(huì)上需要介紹的主要內(nèi)容
項(xiàng)目外部開踢會(huì)議所需要介紹的主要內(nèi)容包括:(1)項(xiàng)目背景;(2)項(xiàng)目范圍、邊界;(3)項(xiàng)目目標(biāo)、約束條件、預(yù)期成果;(4)項(xiàng)目總體規(guī)劃(包括建設(shè)思路、計(jì)劃);(5)項(xiàng)目主要干系方及負(fù)責(zé)人、協(xié)調(diào)人;(6)項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)及其應(yīng)對(duì)策略(側(cè)重于外部風(fēng)險(xiǎn));(7)項(xiàng)目工作協(xié)議(項(xiàng)目主要干系方職責(zé)、權(quán)利和義務(wù));(8)近期工作安排。
其中,“項(xiàng)目總體規(guī)劃”、“項(xiàng)目各主要干系方的責(zé)任和義務(wù)”和“項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中項(xiàng)目建設(shè)方、用戶方所需要給予的支持和配合”是會(huì)上需要重點(diǎn)介紹的內(nèi)容。
需要注意的是,由于項(xiàng)目開踢會(huì)議主要是信息展示而不是討論,一般時(shí)間不會(huì)很長(zhǎng),因此一些需要與會(huì)各方認(rèn)可或承諾的事宜,需要在開踢會(huì)議前溝通清楚,否則會(huì)嚴(yán)重影響開踢會(huì)議的效果。
另外,根據(jù)項(xiàng)目的實(shí)際情況,項(xiàng)目的內(nèi)、外部開踢會(huì)議也可以合二為一,但項(xiàng)目經(jīng)理一定需要兼顧各與會(huì)者所關(guān)心的內(nèi)容。
能否開好項(xiàng)目開踢會(huì)議,關(guān)鍵取決于前期準(zhǔn)備工作是否做得充分和到位,當(dāng)然開踢會(huì)議文稿的組織、會(huì)議的形式、項(xiàng)目經(jīng)理的臨場(chǎng)表達(dá)等也非常重要。