第5章   人事/行政管理

本章重點(diǎn)介紹了工廠人事管理的日常工作內(nèi)容，例如人員招聘、工作禮儀、辭工制度等，還講解了工廠行政管理的日常工作內(nèi)容，包括宿舍管理、保安訓(xùn)練、車(chē)輛安排、防火規(guī)定等，給出了實(shí)用范例子供使用參考。

第一節(jié)  工廠人事管理

1．工作職能主要有；

（1）   員工考勤、考核、晉升、工資及獎(jiǎng)金的分發(fā)等工作。

（2）   人事規(guī)章制度的規(guī)則、制定、檢討與修訂，使員工有章可循。

（3）   依公司人力需求，開(kāi)發(fā)短、是長(zhǎng)期人力資源，招聘各類(lèi)管理、技術(shù)人員和一般員工，在各地人才市場(chǎng)（包括網(wǎng)上）收集人才信息。

（4）   各類(lèi)人事表單及流程制定、修訂及審核。

（5）   培訓(xùn)計(jì)劃的編排與實(shí)施，新進(jìn)員工及在職人員培訓(xùn)及督導(dǎo)執(zhí)行。

（6）   員工各類(lèi)保險(xiǎn)、調(diào)動(dòng)、出國(guó)手續(xù)的辦理及人員離職解聘的處理。

2．怎樣做工作分析？

（1）   公司確立組織體制及人事措施實(shí)行前，必須將各項(xiàng)工作職責(zé)的任務(wù)以及工作人員的條件等予以分析確定，做成“職務(wù)說(shuō)明書(shū)”作為人事行政和依據(jù)。

（2）   為明確劃分各層人員的人事權(quán)責(zé)，擬定“人事權(quán)限劃分表”，各層人員均應(yīng)確實(shí)負(fù)責(zé)表中所列的權(quán)責(zé)辦理，實(shí)施時(shí)如遇困難或特別事情發(fā)生，應(yīng)向上一級(jí)人員請(qǐng)示后再行處理。

（3）   為推行人事預(yù)算控制，對(duì)各部門(mén)可設(shè)職稱(chēng)及可用員額予以規(guī)定，訂立各單位“員額編制表”，并視情況每年定期檢查修訂。

（4）   根據(jù)編制，定期召開(kāi)人力資源檢查會(huì)，就現(xiàn)有人員稱(chēng)職與否、流動(dòng)率、缺勤情況及應(yīng)儲(chǔ)備人力及需求人力做正確、客觀的檢查建議，作為制定人力計(jì)劃的參考依據(jù)。

3．招聘人員的一般流程怎樣？

人事部門(mén)收集各部門(mén)遞交的人員申請(qǐng)單，制定招聘計(jì)劃，內(nèi)容及步驟如下：

（1）   招聘職位名稱(chēng)及名額；

（2）   資格條件限制；

（3）   職位預(yù)算工資；

（4）   預(yù)定上班日期；

（5）   制定招聘材料；

（6）   資料發(fā)布方式及辦理日期，準(zhǔn)備通知單、海報(bào)、公司宣傳資料等；

（7）   面試方式及時(shí)間安排；

（8）   場(chǎng)地安排。

4．面試時(shí)應(yīng)注意哪些事宜？

一般由用人部門(mén)主管、人事主管、相關(guān)主管分別或共同面試，應(yīng)注意以下幾點(diǎn)：

（1）   要尊重對(duì)方的人格，盡量使應(yīng)征人員感到自然、輕松；

（2）   要清楚自己所要獲知的問(wèn)題點(diǎn)及答案；

（3）   將面試結(jié)果隨時(shí)記錄下來(lái)；

（4）   如初次面談?dòng)袎蛑茉?，無(wú)法做有效參考，可再發(fā)出“復(fù)試通知單”，再次安排約見(jiàn)；

（5）   避免詢(xún)問(wèn)太過(guò)于涉及個(gè)人隱私的話(huà)題；

（6）   面試過(guò)程要體現(xiàn)出公司的風(fēng)格。

5．面試主要評(píng)價(jià)應(yīng)試者的哪些素質(zhì)？

（1）   相關(guān)的專(zhuān)業(yè)知識(shí)；

（2）   求職動(dòng)機(jī)；

（3）   工作經(jīng)驗(yàn)；

（4）   人格成熟程度（情緒穩(wěn)定性、心理健康等）；

（5）   個(gè)人修養(yǎng)；

（6）   語(yǔ)言表達(dá)能力/應(yīng)變能力/自我認(rèn)識(shí)能力；

（7）   責(zé)任心、時(shí)間觀念與紀(jì)律觀念；

（8）   思維邏輯性/分析判斷能力等。

6．一般情況下針對(duì)什么情況辭退員工？

（1）   違紀(jì)次數(shù)超過(guò)公司規(guī)定者；

（2）   工作疏忽，或竊取、泄露公司之資源致使公司蒙受損失者；

（3）   營(yíng)私舞弊、挪用公款、收受賄賂、傭金者；

（4）   品行不端、行為不檢點(diǎn)、屢教不改者；

（5）   辦事不力、玩忽職守、違抗命令，情節(jié)嚴(yán)重者；

（6）   聚眾罷工或怠工，破壞正常的工作秩序者；

（7）   年度考核不達(dá)標(biāo)，經(jīng)考察試用仍不合格者；

（8）   員工在試用期內(nèi)經(jīng)發(fā)現(xiàn)不符合錄用條件者；

（9）   對(duì)所承受工作雖無(wú)過(guò)失，但不能勝任者；

（10）  泄露公司商業(yè)機(jī)密，擅自為其他公司工作者；

（11）  任何違反國(guó)家法令者；

7、公司/工廠內(nèi)的職員一般應(yīng)具備有哪些禮儀？

（1）   儀表端莊、整潔。例如：

①  頭發(fā)要經(jīng)常清洗，保持清潔，男必職員頭發(fā)不宜過(guò)長(zhǎng)。

②  指甲不能太長(zhǎng)，應(yīng)經(jīng)常注意修剪，女性職員涂指甲油要盡量用淡色。

③  男性職員的胡子不能太長(zhǎng)，應(yīng)經(jīng)常修剪。

④  上班前不能喝酒或吃有異味的食品。

⑤  女性職員化妝不能濃妝，不宜用香味濃烈的香水。

（2）   工作服裝應(yīng)清潔、方便，例如：

①  襯衫的領(lǐng)子與袖口不得有污穢。

②  外出或要在眾人面前出現(xiàn)時(shí)，應(yīng)配戴領(lǐng)帶，領(lǐng)帶不得骯臟、破損或歪斜松弛。

③  鞋子就保持清潔，不得穿帶釘子的鞋。

④  女性職員要保持服裝淡雅得體。

⑤  職員工作時(shí)不宜穿大衣或過(guò)分臃腫的服裝。

（3）   在公司內(nèi)員員應(yīng)保持優(yōu)雅的姿勢(shì)和動(dòng)作。例如：

①  站姿自然，腰背挺直，不聳肩，身體重心在兩腳中間。

②  坐姿：坐下后，應(yīng)盡量坐端正，把雙腿平行放好，不得傲慢地把腿向前伸或向后伸，或俯視前方。

③  公司內(nèi)與同事相遇應(yīng)點(diǎn)頭行禮表示敬意。

④  握手時(shí)用普通站姿，并目視對(duì)方眼睛，要大方熱情，不卑不亢。

⑤  進(jìn)入辦公房間，要先輕輕敲門(mén)，聽(tīng)到應(yīng)答再進(jìn)。進(jìn)入房間后，如對(duì)方正在講話(huà)，要稍等靜候，不要中途插話(huà)；如有急事要打斷說(shuō)話(huà)，要說(shuō)“對(duì)不起，打斷您的談話(huà)?！?/p>

⑥  遞交物件時(shí)要把正面、文字對(duì)著對(duì)方的方向遞上去；如是鋼筆、刀子或剪刀等利口器，要把鋒尖指向自己，使對(duì)方容易接著。

⑦  路過(guò)通道、走廊時(shí)要放輕腳步，遇到上司或客戶(hù)要禮讓?zhuān)荒軗屝?，不能一邊走一邊大聲說(shuō)話(huà)，更不得唱歌或吹口哨等。

8、日常業(yè)務(wù)應(yīng)該注意哪些禮儀？

（1）正確使用公司的物品和設(shè)備。提高工作效率。

①  公司內(nèi)以職務(wù)稱(chēng)呼上司、同事，客戶(hù)間以先生、小姐等相稱(chēng)。

②  未經(jīng)同意不得隨意翻看同事的文件、資料等。

③  公司的物品不能挪為私用，借用他人或公司的東西，使用后及時(shí)送還或歸放原處，工作臺(tái)上不能擺放與工作無(wú)關(guān)的物品。

④  及時(shí)清理、整理文件，對(duì)墨水瓶、印章盒等蓋子使用后及時(shí)關(guān)閉。

（2）正確迅速地打/接電話(huà)

①  工作時(shí)間內(nèi)一般不打私人電話(huà)。

②  電話(huà)來(lái)時(shí)，聽(tīng)到鈴響迅速取下話(huà)筒，先問(wèn)候?qū)Ψ胶?，并自?bào)公司、部門(mén)；對(duì)方講述時(shí)要留心聽(tīng)，并記下要點(diǎn)，未聽(tīng)清時(shí)，及時(shí)告訴對(duì)方，講完時(shí)禮貌道別，等對(duì)方切斷電話(huà)后自己再放話(huà)筒。

③  通話(huà)簡(jiǎn)明扼要，不得在電話(huà)中聊天。

④  對(duì)不清楚的電話(huà)，自己判斷不能處理時(shí)可坦白告訴對(duì)方，并馬上將電話(huà)交給能夠處理的人；在轉(zhuǎn)交前，應(yīng)先把對(duì)方所談內(nèi)容簡(jiǎn)明扼要告訴接收人。

9、某公司的電話(huà)管理規(guī)定

（1）   本公司的電話(huà)，主要是開(kāi)展業(yè)務(wù)之用，不提倡在公司內(nèi)打私人電話(huà)。

（2）   員工打電話(huà)，有語(yǔ)應(yīng)盡量簡(jiǎn)潔、明確，以減少通話(huà)時(shí)間。

（3）   總機(jī)接外線(xiàn)電話(huà)至分機(jī)進(jìn)，一般電話(huà)鈴聲響五次無(wú)人接聽(tīng)，即掛線(xiàn)。

（4）   總臺(tái)文員接聽(tīng)外線(xiàn)電話(huà)的標(biāo)準(zhǔn)有語(yǔ)為“您好，  公司”當(dāng)聽(tīng)到對(duì)方告聽(tīng)分機(jī)電話(huà)時(shí)，說(shuō)“請(qǐng)稍等”！如分機(jī)占線(xiàn)，說(shuō)“電話(huà)占線(xiàn)，請(qǐng)稍后再打！”其他內(nèi)容視情況回答，總的要求是規(guī)范、簡(jiǎn)潔、禮貌。

（5）   公司不允許員工在公司掛私人電話(huà)。

①  有外線(xiàn)電話(huà)的部門(mén)不得到總臺(tái)掛長(zhǎng)途電話(huà)，

②  業(yè)務(wù)、行政及其他管理部門(mén)因工作需要掛長(zhǎng)途電話(huà)的，需填寫(xiě)長(zhǎng)途電話(huà)申請(qǐng)單，注明部門(mén)、通話(huà)人、對(duì)方地區(qū)及單位、因何業(yè)務(wù)通話(huà)等，并經(jīng)該部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后方予掛撥；負(fù)責(zé)人不在的，應(yīng)由主管領(lǐng)導(dǎo)簽字同意；部門(mén)負(fù)責(zé)人及主管領(lǐng)導(dǎo)均不在時(shí)，又確因業(yè)務(wù)需要掛長(zhǎng)途電話(huà)的，通過(guò)總臺(tái)同意可先行掛撥，但事后一定要在三日內(nèi)補(bǔ)辦審批手續(xù)，逾期不補(bǔ)辦者視為掛私人電話(huà)，電話(huà)費(fèi)由本人雙倍負(fù)責(zé)。

10、接待客戶(hù)時(shí)應(yīng)注意哪些業(yè)務(wù)禮儀？

（1）   接待客戶(hù)時(shí)應(yīng)主動(dòng)、熱情、大方、微笑服務(wù)。

（2）   有客戶(hù)來(lái)訪(fǎng)馬上起來(lái)接待，讓座及送水。

（3）   對(duì)事前預(yù)約的客戶(hù)，要表示歡迎。

（4）   在規(guī)定的接待時(shí)間內(nèi)不缺席，應(yīng)記住常來(lái)的客戶(hù)。

（5）   來(lái)客多時(shí)以順序接待，不能先接待熟悉客戶(hù)而冷落了新客戶(hù)。