第二章     組織協(xié)調(diào)能力

部門主管的工作繁雜，除了把下屬員工周密地組織、動員起來，部署工作計劃、合理分工、責任到人、全面落實之外，部門主管還要善于有效地發(fā)揮下屬的工作積極性、主動性、創(chuàng)造性、各盡所能，同心協(xié)力地為共同目標而奮斗。此外，部門主管還要做到及時、準確地進行信息溝通，巧妙組織各方面的關(guān)系，消除障礙，在橫向、縱向方面實現(xiàn)工作的相互配合與支持，創(chuàng)造良好的外部環(huán)境。

從以上幾方面即可看出，部門主管在處理日常性，例行性的大量事務中，不僅需要具有管理溝通能力，而且還要充分發(fā)揮組織協(xié)調(diào)能力。至于在執(zhí)行重大的、緊急的、非日常性的工作任務時，就更不可缺乏組織協(xié)調(diào)能力。大量實踐表明，即使是在客觀方面，包括下屬全體成員，都有積極性的條件下，如果部門主管的組織協(xié)調(diào)工作沒能及時跟上，則整個工作必然會呈現(xiàn)紊亂、低效的局面。相反，部門主管的組織、協(xié)調(diào)工作開展得準確、到位，就可以起到“粘合”、凝聚作用，就可以同心協(xié)力、井然有序的在和諧節(jié)奏中把工作搞得有聲有色。因此，不具備組織協(xié)調(diào)能力的部門主管，要想做出卓越的業(yè)績是很困難的。

 2．1組織協(xié)調(diào)的作用和內(nèi)容

    部門主管要增強組織協(xié)調(diào)能力，首先必須弄清楚組織協(xié)調(diào)的作用都是什么，組織協(xié)調(diào)的內(nèi)容都有什么，只有將這些要素爛熟于心，最終才使自己的組織協(xié)調(diào)能力迅速提高上來。

    2．1．1組織協(xié)調(diào)的作用

    組織協(xié)調(diào)在部門主管活動中主要有四大作用。

   ①、統(tǒng)一作用

    當今時代，社會分工越來越細，與此相應的機構(gòu)、部門也越來越多，所以，部門主管工作的分工也就來越具體，這就勢必產(chǎn)生和形成了協(xié)商各部門之間關(guān)系并使之適應自身發(fā)展與工作運行的問題。要解決這一問題，部門主管就必須不斷地進行協(xié)調(diào)，以使上下一致，左右同心。而協(xié)調(diào)工作的統(tǒng)一功能則具體表現(xiàn)在統(tǒng)一思想、統(tǒng)一認識、統(tǒng)一行動以及提高工作效率上，從而使所屬部門及人員都能各司其職、各盡其責、各盡所能。并在工作中互相配合、互相支持、協(xié)調(diào)關(guān)系、理順情緒、化解矛盾、增強團結(jié)、創(chuàng)造良好的工作環(huán)境。

  ②、導向作用

    部門主管在組織協(xié)調(diào)過程中，必然要傳達和溝通各種信息。因此，這勢必對被協(xié)調(diào)部門和人員產(chǎn)生影響。導向功能就是通過組織協(xié)調(diào)過程中信息交流與溝通產(chǎn)生影響，使各部門人員及相關(guān)人員了解領(lǐng)導領(lǐng)導意圖和相關(guān)情況，并通過溝通加深理解，加深認識，使自己有個明確的方向，以便調(diào)整自己的工作目標。最后達到整體的協(xié)調(diào)運轉(zhuǎn)。

   ③、控制作用

   不論哪一項工作的開展，組織協(xié)調(diào)都是貫穿全過程的重要環(huán)節(jié)。因此，為了控制不穩(wěn)定因素，確保工作組織系統(tǒng)始終如一地向著既定目標平衡發(fā)展，部門主管就必須根據(jù)各種信息的變化，不斷進行各種組織協(xié)調(diào)，這樣的過程就是一種控制過程。這種跟蹤協(xié)調(diào)的控制，一般是通過適當?shù)慕M織協(xié)調(diào)方式去排除有害的信息，從而減少不和諧成分，以保證工作系統(tǒng)按預期目標平衡運作。

④、放大作用

    如果組織協(xié)調(diào)有序，整體的領(lǐng)導工作效能就會大于各部門工作效能之和；反之，各部門工作效能之和就會大于整體工作效能，甚至出現(xiàn)負效能。而部門主管的組織協(xié)調(diào)作用，就是通過對部門內(nèi)外關(guān)系的調(diào)整，發(fā)揮放大作用，獲得更大的整體效能。

    2．1．2組織協(xié)調(diào)的內(nèi)容

可以說，部門主管活動的范圍有多大，他所應組織和協(xié)調(diào)的內(nèi)容就有多廣。在日常工作中一般有如下兩方面的內(nèi)容屬于部門主管組織協(xié)商的范疇。

l  縱向組織協(xié)調(diào)

    部門主管工作縱向組織協(xié)調(diào)是指有隸屬關(guān)系或上下級關(guān)系的部門或人員之間的組織協(xié)調(diào)。

    ①、與上級領(lǐng)導和機關(guān)的組織協(xié)調(diào)

一是要認真貫徹執(zhí)行上級的指示、決定和命令，樹立下級服從上級的良好形象，取得上級的信任，這是下級與上級組織協(xié)調(diào)好關(guān)系的基本前提。二是作為被領(lǐng)導者，下級必須主動與上級進行溝通，以保障溝通道路暢通，使下情及時上達。如口頭匯報、信息傳遞、請示、報告等。使上級掌握情況，以便取得上級的支持。三是及時反饋信息，作為下級，在上級決策前后要及時反饋信息，使上級了解下邊的反映，有利于上級做好決策，完善決策。

    ②、與下級部門和所屬人員的組織協(xié)商

一要經(jīng)常向下級通報信息和工作情況，使下屬及時了解領(lǐng)導意圖，更好地貫徹執(zhí)行上級的決策。二是尊重下級的權(quán)利和利益，在決策和執(zhí)行過程中，都必須充分考慮到下屬的承受能力，不損害下屬的利益。三是經(jīng)常深入基層，進行調(diào)查研究，更多地掌握下屬的情況，主動關(guān)心下屬的工作及生活問題，使下屬對領(lǐng)導者更加尊重信任。

l  橫向組織協(xié)調(diào)

    部門主管工作的橫向協(xié)調(diào)是指主管與主管、部門與部門之間的協(xié)調(diào)，它也包括兩個部分：

    ①、部門之間的組織協(xié)調(diào)。

    它主要包括三個方面內(nèi)容：一是目標組織協(xié)商，是使每個部門了解自己與目標的關(guān)系和責任，為實現(xiàn)總目標而共同努力。二是信息組織協(xié)調(diào)，就是互通情報，加強部門間的交流與溝通。三是工作方面的組織協(xié)調(diào)，其中包括計劃協(xié)商、組織協(xié)調(diào)、控制協(xié)調(diào)等，而所有這些，又都是在實現(xiàn)總目標的前提下開展工作的。

②、部門主管之間的組織協(xié)調(diào)。

    主管之間的組織協(xié)調(diào)就是同級組織協(xié)調(diào)。它主要包括四項內(nèi)容：一是互相尊重，熱情誠懇。二是嚴于律已，寬以待人。三是分權(quán)不分家，要保證同心同德，通力合作。四是同舟共濟，做到相互協(xié)調(diào)、相互依靠、相互依存、患難與共。

 2．2組織協(xié)調(diào)的方法

作為部門主管，日常要處理好方方面面的關(guān)系，如凝聚班子成員的團結(jié)關(guān)系、加強溝通的上下級關(guān)系、原則面前的親屬關(guān)系、相互交流的友鄰關(guān)系等。組織協(xié)調(diào)好各方面關(guān)系。不僅需要良好的政治素質(zhì)、品格素質(zhì)、知識素質(zhì)和能力素質(zhì)，而且還要講究具體的方式方法。

    2．2．1要確立清晰的思路

組織協(xié)調(diào)每一件事情，都要根據(jù)其內(nèi)容和具體要求，把握住基本點，制定周密細致的組織協(xié)調(diào)計劃，確立清晰的思路，研究協(xié)調(diào)中可能遇到的問題及對策。首先要堅持實事求是，求真求實的原則。這不僅是一個工作原則，同時也是一種工作作風的體現(xiàn)，只有堅持這一原則，才能體現(xiàn)部門主管扎實的工作作風，使各方配合，形成科學合理的協(xié)調(diào)思路。其次，要具有開拓創(chuàng)新的觀念。也就是說，組織協(xié)調(diào)工作要有新思路、新思想，堅持在實踐中求發(fā)展，在發(fā)展中求創(chuàng)新，不能自以為工作經(jīng)驗豐富，就單純地憑老經(jīng)驗辦事，不能因為自己是主管，就主觀武斷，聽不得不同意見。再次，要有明確的觀點。沒有明確的觀點，就抓不住主要矛盾，就不能夠準確把握各方的實際情況和實際需要。而確立明確的觀點，就要針對各方所處環(huán)境的不同、從事工作的不同，以及存在的問題和矛盾，進行認真研究。最后，要做到心中有數(shù)。心中無數(shù)，就必然導致工作的盲目被動，甚至導致組織協(xié)調(diào)工作的失敗。要做到心中有數(shù)，就要用聯(lián)系的、發(fā)展的觀點來看問題，承認差異，照顧個性，具體情況具體分析。心中有了底數(shù)，工作才能有條不紊，忙而不亂，達到最佳效果。

2．2．2要掌握詳盡的資料

   做組織協(xié)調(diào)工作需要明確的觀點，而明確的觀點來自于各種情況的全面掌握，這就要求我們立足實際問題，搞好調(diào)查研究，如果不進行深入細致的調(diào)查研究，就會在組織協(xié)調(diào)中失去發(fā)言權(quán)，就會無所適從，因此，調(diào)查必須深入細致，認真了解對方的基本情況和實際需要，以及解決問題所應具備的條件。同時，調(diào)查研究要抓住重點，要把有限的時間和精力投入到解決重點和難點問題上。調(diào)查深入了，重點抓準了，還要把功夫用在分析研究問題上。對調(diào)查中收集到的材料，要進行認真的分析梳理，去粗取精，去偽存真，清除材料和信息中的水分，做出科學的結(jié)論。

    2．2．3要投入真摯的感情

情感是人對客觀事物的一種態(tài)度，在組織協(xié)調(diào)工作中，部門主管的情感對下屬產(chǎn)生著直接的影響。要把感情投入到整個事件的調(diào)解過程中，使組織協(xié)調(diào)對象能夠感覺到你為他付出了真情，從而達到理解，形成共識。投入感情，要有誠懇的態(tài)度。既要符合原則規(guī)定，又要據(jù)理力爭，不能講起話來輕描淡寫，使聽者無動于衷；不能敷衍了事，使聽者不為所動；更不能態(tài)度蠻橫，使聽者產(chǎn)生反感情緒。投入感情，要盡心盡責。組織協(xié)調(diào)各方有不同意見是很正常的事情，這時候部門主管必須盡心盡責，履行好領(lǐng)導職責，堅持把工作做好，把分歧化為統(tǒng)一，把矛盾化為烏有，把思想統(tǒng)一起來，只有盡心盡責，才能說明部門主管的感情是真摯的，對工作是投入的。如果缺乏盡心盡責的精神，被協(xié)調(diào)組織各方就會各執(zhí)己見，很可能導致工作的失敗。正如唐代詩人白居易所說：“感人心者，莫先乎情”。工作只要做到以情感人，便是一篇上乘佳作。

2．2．4要具有寬廣的胸懷

部門主管在組織協(xié)調(diào)工作中，常常會遇到不被人理解的事情，聽到各種各樣的議論。遇到這些情況時，首先要沉著冷靜，要認真聽取別人的意見，對于正確的意見，要及時采納，使自己的組織協(xié)調(diào)計劃更加完善；對于不正確的意見，也要保持正確的態(tài)度，有理、有據(jù)、有節(jié)地進行批駁。其次要心地坦誠。只有去除異心雜念，坦誠地對待各方，才能與被組織者協(xié)調(diào)完成任務。同時，還要度量寬廣，尤其在被別人誤解時，要進行主客觀多方面的分析，不能以為人家和你過不去而抱怨個人成見?！昂＜{百川，有容乃大”。做到了這一點，協(xié)調(diào)工作才能有所作為。組織協(xié)調(diào)工作涉及各個方面的多重關(guān)系，因此，部門主管必須要有寬廣的胸懷和氣度，否則組織協(xié)調(diào)工作就難以達到預期的效果。

    2．2．5要把握好原則界限

原則是開啟“心鎖”的“金鑰匙”，原則把握得好，各種矛盾和問題就會迎刃而解，否則，不但舊的矛盾和問題解決不了，反而會增加新的矛盾和問題。組織協(xié)調(diào)時要立足于對方的實際情況，把握好原則界限，把工作做扎實。把握好組織協(xié)調(diào)原則，就要站在講政治的高度，把握正確方向，不偏離政策界限，不偏離原則規(guī)定，要在政策規(guī)定的范圍之內(nèi)解決問題，一切從實際出發(fā)，堅持以事實為根據(jù)，既要考慮甲方實際需要，也要考慮乙方的實際困難；既要考慮甲方的態(tài)度，也要考慮乙方的承受能力。把握好組織協(xié)調(diào)原則，還要注意，不管是甲方還是乙方，工作中或多或少都會有漏洞，組織協(xié)調(diào)時要注意補臺，不能拆臺；多說好話，多介紹優(yōu)點，不在各方之間說長道短，不在大庭廣眾之下揭某一方的短處。只有這樣，才有促使各方相互取得信任、理解和支持，愉快地接受協(xié)調(diào)。

2．2．6要講究語言的藝術(shù)

“良言一句三冬暖，惡語傷人六月寒?！辈块T主管要講究語言藝術(shù)，做到真實、準確、全面、藝術(shù)。

真實，就是不講假話、空話、說的每句話，使人聽了都覺得“是這么回事”、“是這個道理”。

準確、就是要抓住焦點，主題集中，要合乎邏輯，結(jié)論要科學。

全面，就是不搞片面性，不說絕對話，講事要周全，說理要全面。

藝術(shù)，就是說話講技巧，講分寸，讓人聽著順心入耳，容易接受。

在組織協(xié)調(diào)工作中，針對不同的單位環(huán)境，不同的對象，出語要謹慎，不能傷人家感情。否則，就會使工作由主動變?yōu)楸粍?，人為地增加組織協(xié)調(diào)難度。同時，協(xié)調(diào)工作是一項啟發(fā)性的工作，要把雙方的思想統(tǒng)一起來，還要多做啟發(fā)誘導性的說理，使各方從中悟出道理，達成一致。此外，還要增加語言的生動性、趣味性、用幽默詼諧的語言增強組織協(xié)調(diào)的吸引力、感染力、使各方在歡快的氣氛中達成共識。

2．3組織協(xié)調(diào)的誤區(qū)

作為一名部門主管，在進行組織協(xié)調(diào)時，一定要謹慎小心，避免踏入?yún)f(xié)調(diào)的誤區(qū)。

2．3．1直接介入，充當“裁判員”

部門主管在處理部下矛盾，尤其是進行現(xiàn)場辦公時，往往不能保持自己的“超脫”地位，直接介入矛盾雙方，就事論事，具體表態(tài)。對主管來說，深入現(xiàn)場本身就是一種深入的探索。如果只是簡單地充當“裁決員”的角色，也就往往抓不住問題的本質(zhì)，掌握不了事物的規(guī)律，結(jié)果不能從根本上解決問題。

2．3．2調(diào)解與指令制約相對立

部門主管具有協(xié)商調(diào)解與指令約束性雙重職能，有些主管不能深刻地領(lǐng)悟二者的統(tǒng)一，將其截然分開、完全對立。在實際工作中，不能根據(jù)不同的組織協(xié)調(diào)環(huán)境、客體、采取適宜的組織協(xié)調(diào)方法，也就收不到良好的效果。

2．3．3擺錯位置，偏離方向

部門主管在不同的組織協(xié)調(diào)環(huán)境中，所處的地位和所起的作用各不相同。而有些部門主管往往擺不正自己的位置，如在對外協(xié)調(diào)中，違背平行關(guān)系的橫向協(xié)調(diào)應該遵循平等協(xié)商的重要原則，而仍以領(lǐng)導者自居，起主導作用。

2．3．4不顧大局，“職能偏見”

有些部門主管，在工作中往往不能著眼于全局，不顧整體，而是以“我”為中心，站在本單位、本部門的立場上去協(xié)調(diào)問題和處理問題，就像站在狹長的隧道里，視野受到很大的限制，只能看到小范圍內(nèi)的人和事。

2．3．5感情用事，有失偏頗

組織協(xié)調(diào)過程中，公平原則是最基本的原則，特別是在下級為維護本部門的局面利益而發(fā)生的沖突，一般均不帶感情糾葛和個人恩怨，只要做到公平，雙方矛盾就會達到調(diào)解。

2．3．6事實不清，仲裁武斷

部門主管在沒弄清事實之前，主觀臆斷，分不清矛盾的性質(zhì)，不能分析矛盾產(chǎn)生的原因是利益沖突還是觀點分歧，是誤會還是感情糾葛，不能對癥下藥，糊涂官判斷糊涂案，結(jié)果弄巧成拙，激化矛盾。

2．3．7不顧差異，方法不當

組織協(xié)調(diào)客體包括組織協(xié)調(diào)對象和被協(xié)調(diào)的具體問題，這方面存在的偏頗主要有如下幾點：一是不顧協(xié)調(diào)對象的閱歷、學識、能力、性格、現(xiàn)狀等個體差異，方法不當，以致達不到良好的協(xié)調(diào)效果。

2．3．8誤言不妥，缺少藝術(shù)

一是對上協(xié)調(diào)時，不能做到謙虛謹慎，言語不夠委婉，不留余地；對下組織和協(xié)調(diào)時言語強硬，不容協(xié)商，二是協(xié)調(diào)組織具體問題時，不能切中要害，開導說服不著邊際。

以上八個方面，都是組織協(xié)調(diào)工作應該特別注意的問題。

2．4提高組織協(xié)調(diào)能力的途徑

組織協(xié)調(diào)能力的提高，最基本的途徑，就是理論與實踐相結(jié)合，把多門學科知識綜合運用到組織協(xié)調(diào)工作中。知識不專不能深入，知識不廣不能協(xié)調(diào)。所以，掌握多門學科的知識，不斷培養(yǎng)自身的綜合能力，是提高組織協(xié)調(diào)能力的基本途徑。

2．4．1知識面要寬廣

要提高這種能力，必須使用自己的知識面不斷擴大，絕不能只局限于精通本部門的知識上。管理科學的豐富知識和技能，是提高部門主管組織協(xié)調(diào)的源泉和基礎(chǔ)。因為專才能做好分內(nèi)業(yè)務工作，只有通才能既熟悉業(yè)務又善于管理和協(xié)調(diào)。我們通過人類科研史上著名的“曼哈頓工程”選定由二流科學家成功地領(lǐng)導世界一流科學家群體的故事也可以充分說明這一點。

1942年，美國開始組織實施研制原子彈的“曼哈頓工程”，工程領(lǐng)導人的選任是個令人頭疼的問題，參加該工程的科學家和工程技術(shù)人員共15萬余人，其中有世界第一流的，諾貝爾獎獲得者物理學家愛因斯坦、康普頓、費米等。這些人都是“專才”，不適應擔任領(lǐng)導工作，經(jīng)過反復考慮，美國總統(tǒng)羅斯福選中了奧本海默為這項工程的領(lǐng)導人。與愛因斯坦等著名科學家相比，奧本海默只能算了個二流的物理學家。羅斯福為什么要選擇他呢？原因在于他不僅是科學家，而且知面廣，有組織管理能力，善于協(xié)調(diào)科學家們協(xié)同工作。事實證明，羅斯福的選擇是英明的。

2，4，2工作經(jīng)驗要豐富

除了要具有廣博的管理知識以外，管理工作經(jīng)驗的積累也是不可忽視的。這是提高部門主管組織協(xié)調(diào)能力的又一重要途徑。理論來源于實踐，又反過來指導實踐。現(xiàn)代管理科學的理論就是由無數(shù)的管理經(jīng)驗不斷地概括、總結(jié)，使之系統(tǒng)化、理論化而逐步形成的。因此部門主管應不斷地總結(jié)自己的管理經(jīng)驗，并注重學習及吸收各方面的成功做法，這樣日積月累，便可以使自己的組織協(xié)調(diào)能力逐步完善和提高。