大型展會和節(jié)慶活動是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，需要全面的策劃運(yùn)營人才以及完善的管理運(yùn)作體系。本人在會展行業(yè)從業(yè)將近8年，其中也親身參與并負(fù)責(zé)籌備了多場大型展覽會和節(jié)事慶典活動，從中總結(jié)了系統(tǒng)策劃、執(zhí)行和管理的思路，與朋友們分享。如有疑問與意見，歡迎交流探討。

一、             辦展主旨

1、  展會背景

2、  展會名稱

3、  展會目的

4、  展會主題

二、             主承辦單位、辦展時(shí)間、地點(diǎn)選擇

1、  確定主辦單位、獲取有關(guān)批文

2、  承辦單位

3、  協(xié)辦單位

4、  根據(jù)展會的主題、內(nèi)容、性質(zhì)，選擇辦展時(shí)間，并與展館檔期匹配

三、             核心工作團(tuán)隊(duì)籌建

1、  項(xiàng)目總指揮

2、  策劃主管

3、  招展工作主管

4、  媒體工作主管兼網(wǎng)站總負(fù)責(zé)

5、  布展工作主管兼場館總協(xié)調(diào)

6、  項(xiàng)目現(xiàn)場執(zhí)行工作主管

7、  后勤保障工作主管

四、             展會籌備階段工作規(guī)劃

（一）展會總體策劃定位

1、  展會主題的確定和亮點(diǎn)的挖掘

2、  參展企業(yè)資格標(biāo)準(zhǔn)

3、  參展企業(yè)分類

4、  參展企業(yè)的辦展需求分析

5、  確定主要招展對象

6、  確定招展業(yè)績目標(biāo)

7、  參觀人數(shù)和來源預(yù)測

8、  會展期間論壇

9、  論壇主題確定

（1）      論壇主講嘉賓人選確定及邀請

（2）      論壇時(shí)間、場地、流程安排

（3）      論壇聽眾記者邀請

（4）      論壇主持人人選確定及排練

10、總體預(yù)算

（1） 廣告投放預(yù)算

（2） 資料印制費(fèi)用預(yù)算

（3） 展館費(fèi)用預(yù)算

（4） 招展工作人員開支預(yù)算

（5） 場館主搭建費(fèi)用預(yù)算

（6） 展館現(xiàn)場工作服務(wù)人員開支預(yù)算

（7） 額外開支預(yù)算

11、展會相關(guān)營收項(xiàng)目開列

（1） 展位費(fèi)收入

（2） 展會主贊助商、副贊助商贊助費(fèi)收入

（3） 論壇贊助商贊助費(fèi)收入

（4） 展會現(xiàn)場各廣告位租費(fèi)收入

（5） 展會入場券廣告費(fèi)收入

（6） 論壇入場券廣告費(fèi)收入

（7） 會刊封底、封二、封三、內(nèi)頁廣告費(fèi)收入

（8） 網(wǎng)站廣告費(fèi)收入

（9） 軟新聞費(fèi)用收入

（10）           新聞報(bào)道費(fèi)用收入

（11）           展會現(xiàn)場參展商推廣會費(fèi)用收入

（12）           展會現(xiàn)場參展商信息廣播費(fèi)用收入

（13）           會刊銷售收入

（14）           展會現(xiàn)場服務(wù)費(fèi)用收入（設(shè)備租賃、翻譯、印刷、其它商務(wù)服務(wù)項(xiàng)目）

（二）招展資料

1、展區(qū)規(guī)劃圖

（1） 展館總體效果圖

（2） 展館規(guī)劃圖設(shè)計(jì)

（3） 展館內(nèi)部效果圖

（4） 展館設(shè)施分布圖

2、招展書

（1） 招展函

（2） 展會主題、時(shí)間、地點(diǎn)

（3） 主辦、承辦、協(xié)辦單位、支持單位

（4） 預(yù)計(jì)觀眾人數(shù)、媒體宣傳

（5） 展會場館平面示意圖

（6） 場館區(qū)域劃分

（7） 擬邀請參展企業(yè)對象

（8） 申請參展的手續(xù)、聯(lián)系方式

（9） 參展費(fèi)用、付費(fèi)方式

（10）  招展聯(lián)系方式、聯(lián)系人

3、招展網(wǎng)站

（1） 展會主題、時(shí)間、地點(diǎn)

（2） 主辦、承辦、協(xié)辦單位、支持單位

（3） 預(yù)計(jì)觀眾人數(shù)、媒體宣傳

（4） 展會場館平面示意圖

（5） 場館區(qū)域劃分

（6） 擬邀請參展企業(yè)對象

（7） 申請參展的手續(xù)、聯(lián)系方式

（8） 參展費(fèi)用、付費(fèi)方式

（9）招展聯(lián)系方式、聯(lián)系人

（10）最新新聞信息

4、邀請函

（1） 領(lǐng)導(dǎo)、嘉賓邀請函

（2） 記者邀請函

（3） 論壇邀請函

（三）招展工作籌備

1、招展工作項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)組建

2、招展工作規(guī)章及激勵制度的制定

3、招展項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)培訓(xùn)

（1）招展渠道

（2）潛在展商資料收集

（3）招展工作流程及團(tuán)隊(duì)配合

（4）常見問題解答

（5）特殊事務(wù)處理流程

4、招展項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)運(yùn)作

（四）場館協(xié)調(diào)

1、展館有關(guān)建筑、水電、通信等數(shù)據(jù)的獲取和物業(yè)管理要求的了解

2、場地和展位圖?？?/p>

3、確定布展時(shí)間和布展要求

（1）布展入場時(shí)間

（2）布展施工要求

（3）展位搭建押金

（4）布展結(jié)束時(shí)間、布展搭建加班申請手續(xù)和加班費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)

（5）布展道具的儲運(yùn)和布置要求

4、開館時(shí)間和現(xiàn)場工作人員配合

（1） 開館時(shí)間及人員入場手續(xù)

（2）現(xiàn)場保安及事務(wù)協(xié)調(diào)

（3）現(xiàn)場工作人員事務(wù)協(xié)調(diào)

5、撤展時(shí)間和撤展要求

（1） 撤展時(shí)間

（2） 撤展要求（包括撤展后的驗(yàn)收要求）

（3） 撤展驗(yàn)收后的押金退還手續(xù)

6、主搭建施工要求

（五）媒體宣傳工作

1、   選定媒體宣傳的主要渠道和輔助渠道

2、   確定媒體推廣計(jì)劃

（1） 面向潛在展商的媒體推廣計(jì)劃

（2） 面向觀眾的媒體推廣計(jì)劃

3、新聞發(fā)布會

（1） 擬邀請媒體名單和邀請方式

（2） 召開新聞發(fā)布會的場地和時(shí)間

（3） 寄發(fā)邀請函

（4） 回執(zhí)統(tǒng)計(jì)和跟蹤

（5） 新聞發(fā)布會現(xiàn)場布置和工作協(xié)調(diào)

（6） 新聞發(fā)布會主發(fā)言人及發(fā)言稿

（7） 記者提問的回答

                         i.            其他新聞發(fā)布渠道或廣告渠道

5、面向普通觀眾的輔助宣傳渠道

（六）招展工作

1、招展工作的全面展開

2、招展工作人員的能力和態(tài)度評估

3、招展成績的階段性評估

4、招展工作的落實(shí)和推進(jìn)

（1）參展費(fèi)用落實(shí)

（2）參展單位信息的確認(rèn)

（3）參展單位現(xiàn)場活動、廣告位、廣告投放的落實(shí)

（4）寄發(fā)展商手冊

5、參展企業(yè)前期準(zhǔn)備工作的事務(wù)協(xié)調(diào)

6、參展企業(yè)的展臺搭建工程方案報(bào)備

五、   展會執(zhí)行階段工作規(guī)劃

（一）展會執(zhí)行階段人員安排和工作崗位培訓(xùn)

1、執(zhí)行階段人員配備

（1）總指揮、現(xiàn)場實(shí)時(shí)通訊工具配備

（2）現(xiàn)場主搭建項(xiàng)目組

（3）現(xiàn)場展臺搭建項(xiàng)目管理員

（4）參展人員事務(wù)協(xié)調(diào)員

（5）展品事務(wù)協(xié)調(diào)員

（6）展會現(xiàn)場財(cái)務(wù)人員

（7）現(xiàn)場服務(wù)工作組

（8）現(xiàn)場翻譯工作組

（9）新聞?wù)搲聞?wù)組

2、工作人員的工作崗位職責(zé)培訓(xùn)

（二）展會文件、資料、證件設(shè)計(jì)印制

1、展會會刊設(shè)計(jì)印制

2、  參展須知印制

3、  展會參展證、參觀證、工作證、施工證、記者證、出門證設(shè)計(jì)印制

4、  展會觀眾信息表印制

5、  展會入場券印制

6、  展會論壇入場券印制

（三）場館主搭建與展臺搭建

1、場館主搭建方案設(shè)計(jì)與施工

（1） 主席臺和主背景板設(shè)計(jì)、施工

（2）升空氣球、豎幅、橫幅的設(shè)計(jì)、制作、張掛

（3）場館內(nèi)指示或廣告燈箱、展板的設(shè)計(jì)、制作

（4）標(biāo)準(zhǔn)攤位的統(tǒng)一設(shè)計(jì)、楣板設(shè)計(jì)制作、標(biāo)攤設(shè)施提供

（5）現(xiàn)場指示牌（包括總指示牌和各區(qū)域指示牌）

（6）總服務(wù)臺的設(shè)計(jì)、布置

（7）現(xiàn)場效果渲染部分設(shè)計(jì)、布置、施工

（8） 場內(nèi)服務(wù)臺設(shè)置

（9） 場內(nèi)活動區(qū)域設(shè)計(jì)布置

（10）           論壇背景板設(shè)計(jì)；論壇大廳的整體布局設(shè)計(jì)

2、展臺搭建事務(wù)協(xié)調(diào)

（1）各參展廠商的展臺搭建公司的聯(lián)系人、聯(lián)系方式報(bào)備

（2）展臺部件的入場時(shí)間、施工進(jìn)度計(jì)劃、施工人員數(shù)量

（3）施工證的辦理、收取搭建押金

（4）展臺搭建的進(jìn)度控制

（5）施工現(xiàn)場和夜間清場的事務(wù)協(xié)調(diào)

（6）施工和展臺搭建成品安全性評估

（7）現(xiàn)場安保事務(wù)協(xié)調(diào)

3、參展人員事務(wù)協(xié)調(diào)

（1）  有關(guān)展會信息查詢

（3）   代辦酒店、機(jī)票、火車票和安排重要活動的市內(nèi)交通

（4）   展會現(xiàn)場設(shè)備租賃

（5）  辦理參展證、記者證

（6）  簽發(fā)出門證

（7）  展會現(xiàn)場商務(wù)服務(wù)（包括書面口語翻譯、文件打印復(fù)印、資料設(shè)計(jì)印刷、收發(fā)郵件快遞等）

（8）  代辦展品的物流運(yùn)輸

（四）展會開幕式、開館、論壇、運(yùn)行、閉館事務(wù)安排

1、開幕式

（1）開幕式時(shí)間

（2）出席開幕式的領(lǐng)導(dǎo)、嘉賓名單和接待安排

（3）開幕式的流程安排計(jì)劃

（4）開幕式禮儀小姐的接待安排

（5） 開幕式現(xiàn)場攝影、攝像安排

（6）開幕式氣氛渲染節(jié)目安排（如舞龍、舞獅、軍樂隊(duì)、鑼鼓隊(duì)等）

（7）領(lǐng)導(dǎo)、代表、嘉賓發(fā)言；剪彩或開幕儀式；領(lǐng)導(dǎo)宣布開館儀式

2、開館

（1）開館前的場內(nèi)準(zhǔn)備和清理工作

（2）開館時(shí)的氣氛渲染（電子禮花、鞭炮等）

（3）開館時(shí)的禮儀小姐引導(dǎo)

（4）領(lǐng)導(dǎo)參觀

（5）總服務(wù)臺接待咨詢工作

（6） 參觀者填寫信息表、發(fā)資料袋、參觀證，入場參觀

（7） 現(xiàn)場工作人員工作職責(zé)協(xié)調(diào)

（8） 展覽期間新聞信息發(fā)布

（9） 翻譯人員工作安排

3、論壇

（1）      論壇現(xiàn)場搭建布置

（2）      論壇主講區(qū)、聽眾席、記者席設(shè)置安排

（3）      論壇主講嘉賓接待、休息室休息

（4）      論壇聽眾記者簽到、接待，發(fā)資料袋、紀(jì)念品

（5）      論壇主持人準(zhǔn)備

（6）      論壇開場、主持人致辭

（7）      主講嘉賓演講

（8）      提問

（9）      互動探討

（10）   論壇閉幕

4、運(yùn)行

（1）      參展單位及物業(yè)事務(wù)協(xié)調(diào)

（2）      現(xiàn)場安保工作及突發(fā)事務(wù)處理

（3）      參展單位現(xiàn)場活動安排、協(xié)調(diào)與宣傳工作

（4）      現(xiàn)場新聞事務(wù)協(xié)調(diào)、現(xiàn)場采訪工作安排

5、閉館

（1）閉館時(shí)間確定、通知所有參展單位

（2）參展單位展品出門單申領(lǐng)

（3）閉館、停止觀眾入場、參展單位現(xiàn)場清理

（4）現(xiàn)場保安憑出門單驗(yàn)看撤展展品并放行

（5）會展觀眾信息資料匯總

（6）參展單位撤展工人進(jìn)場、展臺搭建造型拆除

（7）現(xiàn)場搭建管理員驗(yàn)收撤展場地合格、退還搭建押金、放行

（8）主搭建工人進(jìn)場、拆除主搭建

（9）展館物業(yè)驗(yàn)收場地、辦理驗(yàn)收交接

（10）現(xiàn)場工作人員工作完成情況匯報(bào)與交接

（11）各小組主管向總指揮匯報(bào)完成情況，處理收尾事務(wù)

六、  后續(xù)服務(wù)及展會工作總結(jié)

（一）展會有關(guān)數(shù)據(jù)、資料收集和整理

1、  參展單位數(shù)量、組成結(jié)構(gòu)統(tǒng)計(jì)及信息資料整理

2、  參觀人員數(shù)量、組成結(jié)構(gòu)統(tǒng)計(jì)及信息資料整理

3、  新聞報(bào)道數(shù)量、篇幅、效果統(tǒng)計(jì)

4、  領(lǐng)導(dǎo)參觀評價(jià)

5、  展會影像、文字、圖片、新聞報(bào)道資料的收集、整理、編輯

6、  編制《展會快訊》，附展會工作情況反饋表

（二）對參展單位的后續(xù)服務(wù)

1、  將《展會快訊》寄發(fā)給各參展單位

要求參展單位填寫反饋表

2、  收集并聽取參展單位對于展會工作、展會效果的反饋意見

3、  關(guān)注對于本次展會的后續(xù)新聞媒體報(bào)道、分析或評價(jià)

4、  對反饋意見和新聞報(bào)道進(jìn)行收集整理分析

（三）展會工作人員工作總結(jié)

1、  展會財(cái)務(wù)報(bào)表及情況分析

2、  展會主搭建工作總結(jié)

3、  展會現(xiàn)場服務(wù)工作總結(jié)

4、  展會翻譯工作總結(jié)

5、  展會后勤工作總結(jié)

6、  新聞?wù)搲聞?wù)總結(jié)

7、  總指揮根據(jù)各項(xiàng)目小組工作總結(jié)作總結(jié)報(bào)告

（四）制定下一屆展會的工作戰(zhàn)略目標(biāo)

1、下一屆展會的辦展目的和主題

2、下一屆展會參展單位數(shù)量質(zhì)量目標(biāo)

3、下一屆展會觀眾人數(shù)數(shù)量質(zhì)量目標(biāo)

4、下一屆展會的場館、時(shí)間選擇

5、下一屆展會的媒體推廣數(shù)量和效果目標(biāo)