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繆瑋:怎么樣做好時(shí)間管理

中層管理

2016-01-20 1508

做好時(shí)間管理，卓越中層的開(kāi)始

很多的中層管理者在工作中都會(huì)覺(jué)得時(shí)間不夠用，甚至?xí)霈F(xiàn)管理者忙的天昏地暗，下屬卻閑著沒(méi)事做的情況。在之前的介紹中，我們也提到過(guò)，黃金時(shí)代認(rèn)為：管理者最重要的工作就是做好時(shí)間管理。任何工作都要基于時(shí)間管理的基礎(chǔ)上，才會(huì)有效率和價(jià)值。那么今天，我們就來(lái)簡(jiǎn)單論述下時(shí)間管理的幾個(gè)方法，希望能夠?qū)δ愕墓ぷ骱蜕钣兴鶐椭?/span>

時(shí)間管理方法一：
做好時(shí)間日表
黃金時(shí)代認(rèn)為：做時(shí)間管理的基礎(chǔ)是知道我們每天將時(shí)間用在了哪里，哪些時(shí)間是我們浪費(fèi)了，卻毫不自知的。將我們每天花了多少時(shí)間做了哪些事，詳細(xì)地記錄下來(lái)，比如說(shuō)早上出門(mén)（包括洗漱、換衣、早餐等）花了多少時(shí)間，搭車花了多少時(shí)間，出去拜訪客戶花了多少時(shí)間……把每天所花的時(shí)間一一記錄下來(lái)，形成每日的時(shí)間日表，這樣你就能清晰地知道你浪費(fèi)了哪些時(shí)間在毫無(wú)意義的事情上。這和記賬是同一個(gè)道理。只有當(dāng)你先找到浪費(fèi)時(shí)間的根源，你才有辦法改變。

時(shí)間管理方法二：
重復(fù)不斷地做計(jì)劃
黃金時(shí)代認(rèn)為：計(jì)劃是管理者每日必須做的工作之一，但大部分中層管理者其實(shí)都沒(méi)有花足夠的時(shí)間來(lái)進(jìn)行計(jì)劃，他們通常都是“救火”，這種狀態(tài)很容易帶來(lái)惡性循環(huán)。黃金時(shí)代建議：中層管理者應(yīng)每天在上班前，花幾分鐘對(duì)當(dāng)日的工作做好計(jì)劃安排，當(dāng)然，周計(jì)劃、月計(jì)劃也同樣重要。

時(shí)間管理方法三：
簡(jiǎn)化你的計(jì)劃表
做完計(jì)劃之后，我們就需要進(jìn)行審查和修改了。清晰你要做的事情列表中的每一件事情。首先管理者要認(rèn)識(shí)到你不可能完全完成計(jì)劃上的事情，因?yàn)槟阍诎延械氖虑槿サ舻耐瑫r(shí)還不斷地在往計(jì)劃表上加入其他事情。不要擔(dān)心是否把事情做完。但是你要考慮一下你是否真的有時(shí)間去做這件事情——如果沒(méi)有時(shí)間，把每件事情當(dāng)成次要許諾，如果它并不重要，盡可能擺脫它。那么去做，你會(huì)感到很輕松。簡(jiǎn)化你要做的事情的列表，只專注重要的事情。

時(shí)間管理方法四：
一次只做一件事
很多的管理者在工作中，都覺(jué)得繁事纏身，都想要一次性做完所有的事情，但這很顯然是非常難的。我們沒(méi)辦法在打電話的同時(shí)還處理文字報(bào)表，這樣的結(jié)果只會(huì)兩件事都做不好。所以黃金時(shí)代建議：工作時(shí)一次只關(guān)注一件事，把它做完，然后再去做下一件事情。這樣你會(huì)發(fā)現(xiàn)工作會(huì)更有效果而且更沒(méi)有壓力。你會(huì)為使用這種方法完成很多的事情而感到驚訝。

時(shí)間管理方法五：
萬(wàn)能的20/80法則。
二八定律都不陌生了，在時(shí)間管理中同樣適用。無(wú)論是生活，還是工作，肯定會(huì)有一些突發(fā)困擾和迫不及待要解決的問(wèn)題，如果你發(fā)現(xiàn)自己天天都在處理這些事情，那表示你的時(shí)間管理并不理想。黃金時(shí)代認(rèn)為：管理者需要用80%的時(shí)間去做20%的重要事情，而剩下80%的不重要的事情，我們只需要花費(fèi)20%的時(shí)間就足夠了。

時(shí)間管理方法六：
先做重要的，再做緊急的
我們通常將工作分為四種：重要且緊急的，重要不緊急的，緊急不重要的和既不重要也不緊急的。毫無(wú)疑問(wèn)，我們首先要做的當(dāng)然是重要且緊急的工作，但接下來(lái)到底是先做重要不緊急的工作還是緊急不重要的工作，卻成為眾多管理者的難題。很多的管理者這個(gè)時(shí)候都選擇做緊急的事情，所以他會(huì)覺(jué)得事情有很多，永遠(yuǎn)也做不完。
黃金時(shí)代認(rèn)為：成功者應(yīng)該花最多時(shí)間在做最重要，而不是最緊急的事情上，然而一般人都是做緊急但不重要的事。
黃金時(shí)代建議：管理者應(yīng)該要先做重要不緊急的事，因?yàn)槿绻茸鼍o急不重要的事情，那重要不緊急的事也會(huì)變成緊急的事情。如果今天你只能做三件事情，你真的很想完成某件事情，你將怎么做？每天寫(xiě)下那些事情，然后專注去完成它們——你也會(huì)去做其他事情，但是至少要保證先要把那三件事情做好。
嘗試減少每天需要做的任務(wù)的數(shù)目，但是每件事意義重大。把它視為生產(chǎn)力的集中體現(xiàn)——代替讓自己處理大量瑣碎、不重要的事情，利用你大量時(shí)間關(guān)注更少、更有影響力的事情。畢竟，你的時(shí)間非常寶貴。

時(shí)間管理方法七：
充分利用碎片時(shí)間
碎片時(shí)間是在我們的工作生活中，比預(yù)計(jì)的時(shí)間提前完成某項(xiàng)工作后剩下來(lái)的時(shí)間，就叫做碎片時(shí)間。通常碎片時(shí)間就是指沒(méi)有安排任何工作，未被計(jì)劃的時(shí)間。因?yàn)榱闵?、無(wú)規(guī)律，所以被叫做碎片時(shí)間。這些碎片時(shí)間就可以做很多喜歡的事情。如果把每天的閑余時(shí)間能夠合理的運(yùn)用起來(lái)也是一段不短的時(shí)間。比如每10分鐘提出一些新的、開(kāi)放式的問(wèn)題，能激發(fā)人們的創(chuàng)新思維；又比如在會(huì)議空隙當(dāng)中，處理一些電子郵件。

時(shí)間管理方法八：
嚴(yán)格規(guī)定完成工作的時(shí)間期限
巴金森 (C. Noarthcote Parkinson) 在其所著的《巴金森法則》（Parkinson’s Law）中，寫(xiě)下這段話：“你有多少時(shí)間完成工作，工作就會(huì)自動(dòng)變成需要那么多時(shí)間。”如果你有一整天的時(shí)間可以做某項(xiàng)工作，你就會(huì)花一天的時(shí)間去做它。而如果你只有一小時(shí)的時(shí)間可以做這項(xiàng)工作，你就會(huì)更迅速有效地在一小時(shí)內(nèi)做完它。所以黃金時(shí)代建議：管理者需要將每件事都設(shè)定完成的時(shí)間期限，這樣才會(huì)讓我們的工作變得更有效率。