時間與高效會議管理

講師   任景鋒

【課程介紹】

什么是時間管理？

為什么要進(jìn)行時間管理？

為什么要開會？

什么又是會議管理？

本課程就時間與會議管理的概念、方法、工具的使用，自我時間管理測評、案例分析、實(shí)際工作中時間管理的誤區(qū)、會議管理的要點(diǎn)等有關(guān)理論知識進(jìn)行深度剖析。為今后學(xué)會時間管與會議理打下良好理論基礎(chǔ)，提升自我、團(tuán)隊(duì)的工作績效。

【課程目標(biāo)】

1. 了解時間管理的概念，認(rèn)識掌握時間管理的重要性

2. 了解自己的性格特性及在時間管理上的優(yōu)缺點(diǎn)，揚(yáng)長避短，科學(xué)管理好自己的時間

3. 理清自我目前時間管理的觀念及能力

4. 樹立正確的時間管理意識，避免陷入時間管理的誤區(qū)

5. 靈活運(yùn)用時間管理的方法和工具，合理分配自己的時間

6. 了解導(dǎo)致無效會議的主要原因 ，了解高效會議具有的特征

7. 了解高效會議需要做的準(zhǔn)備工作

8. 把握發(fā)言的時間技巧，控制會議進(jìn)度

9. 了解會后如何公布會議有關(guān)決議提高會議的效率

10. 了解如何確保行動與決意的一致來真正提高會議的效率

    【培訓(xùn)對象】

    企事業(yè)單位、團(tuán)體的所有成員，人數(shù)不限。   

    【培訓(xùn)時間】6小時/1 天

    【課程大綱】

    參加培訓(xùn)的人員分成不超過每10人一組，以小組探討，情景再現(xiàn)的方式學(xué)習(xí)。

    第一法則：自省法則 —分析時間的使用方式

    一、認(rèn)識時間管理

    1、未被意識的到的六種時間浪費(fèi)

    2、規(guī)避時間管理不善的問題

    時間管理不善主要源于5個方面及解決辦法

    3、掃除時間管理的心理障礙

    二、你目前的時間是如何利用的

    1、“磨刀不誤砍柴工”，花幾分鐘制定你的時間規(guī)劃

         2、個人時間規(guī)劃的6種方法

         3、基于個人性格的時間管理

     三、用好情緒提升時間利用率

     1、別讓壞情緒損耗你的時間

     2、時刻保持良好的心情

     3、提高時間效率的7項(xiàng)練習(xí)

     第二法則：目標(biāo)法則—用SMART標(biāo)準(zhǔn)提高效率
       一、目標(biāo)明確，行動才有效

        1、讓目標(biāo)明確的5W1H法

        2、用目標(biāo)展開圖確定目標(biāo)與責(zé)任

        3、目標(biāo)卡會讓目標(biāo)理解規(guī)范

       二、目標(biāo)管控，量化要到位

       1、目標(biāo)可衡量的3個關(guān)鍵指標(biāo)

    2、數(shù)字量化讓目標(biāo)易于被衡量

    3、目標(biāo)無法量化時也要可判定

    三、目標(biāo)可實(shí)現(xiàn)才有執(zhí)行力

    1、讓總目標(biāo)大樹分出小枝杈

    2、用階段性區(qū)分法實(shí)施目標(biāo)

    3、目標(biāo)清晰，能力也要到位

    四、大小可實(shí)現(xiàn)之間緊密相連

    1、保持目標(biāo)體系的整體相關(guān)性

     2、將個人目標(biāo)與企業(yè)目標(biāo)合而為一

    3、讓長短目標(biāo)緊密結(jié)合

    五、以確切的時間點(diǎn)管控進(jìn)度

    1、給出任務(wù)完成的最后期限

    2、全程監(jiān)控目標(biāo)執(zhí)行的進(jìn)度

    3、反應(yīng)要敏捷，行動要快速

    六、目標(biāo)沒有達(dá)成的原因

    第三法則：四象限法則—在正確的時間做正確的事
    一、分清工作的緊急、重要

      1.、分清工作的輕重緩急

       2、劃分優(yōu)先事項(xiàng)與滯后事項(xiàng)

       3、給任務(wù)貼上“ABCDE”標(biāo)簽

    二、設(shè)定不同等級的優(yōu)先權(quán)

    1、三步建立工作的優(yōu)先權(quán)

       2、用5個問題設(shè)定優(yōu)先權(quán)

    3、設(shè)置個人優(yōu)先權(quán)

    三、選擇工作處理的最佳時機(jī)

      1、迅速落實(shí)優(yōu)先級較高的工作

      2、順便完成舉手之勞的工作

      3、選擇一種能產(chǎn)生效率的拖延

    四、“做正確的事”與“正確的做事”

     1、看清正確的事

     2、讓時間投資收效最大化

     3、花時間思考正確做事的方法

     第四法則：80/20法則—把時間用于少數(shù)重要的事

1. 把時間留給最重要的事

    1、80%的業(yè)績來自20%的任務(wù)

    2、衡量工作任務(wù)的價值

    3、為20%的任務(wù)留出時間

   二、專注于最重要的事

    1、掙脫日常繁瑣事的束縛

    2、對重要后投入興趣

    3、提醒自己的專注力

   三、為最重要的事創(chuàng)造時間

    1、消減時間的過度消耗

    2、壓縮一般性事務(wù)的處理時間

    3、用適宜的投資創(chuàng)造出時間

   四、減少多余責(zé)任的時間消耗

    1、統(tǒng)計(jì)自己的任務(wù)清單

    2、去掉不重要的責(zé)任

    3、學(xué)會對任何人說“不”

   五、在高效的時間段做重要的事

    1、摸清最高效的時間段

    2、靈活分解時間段

    3、合理組合時間段

   第五講：時間管理上的幾個實(shí)用技巧

2. 如何擠時間

   二、如何最大限度地利用時間

   三、調(diào)整你自己及周圍的人

   四、如何克服逃避心理

   五、麥肯錫30秒電梯間訓(xùn)練

   六、莫法特休息法

   第六講：高效會議管理

   一、無效會議與高效會議

   二、為高效的會議做準(zhǔn)備

   三、管理會議

   四、持續(xù)跟進(jìn)會議

    

   知識點(diǎn)講解：

   1、5W1H方法

   2、5S管理方法

   3、SWOT分析法

   4、5Why診斷法

   5、SMART法則

   6、80/20法則

   7、時間管理觀念測試

   8、時間管理能力測試

   9、自我性格測試及各種性格的優(yōu)缺點(diǎn)

   10、不同性格下的時間管理方法

   11、達(dá)成會議成果決策的幾種方法（頭腦風(fēng)暴法、德爾菲法、易地思考法）