如何區(qū)分事業(yè)環(huán)境因素與組織過程資產(chǎn)

1   組織過程資產(chǎn)定義

1.1  PMBOK定義：執(zhí)行組織所特有并使用的計劃、流程、政策、程序和知識庫。

1.2  對定義的解釋：

1.2.1  參與項目的組織內(nèi)部的、有利于項目成功的一切非強制使用（項目團隊可以選擇使用）的因素。

1.2.2  組織過程資產(chǎn)包括任何或全部與過程相關(guān)的資產(chǎn)，可來自任一或所有參與項目的組織，用于幫助項目成功，或者避免失敗。

1.2.3  組織過程資產(chǎn)包括來自任何（或所有）項目參與組織的，可用于執(zhí)行或治理項目的任何產(chǎn)物、實踐或知識。

1.2.4  資產(chǎn)是能夠在未來帶來價值或效益的任何東西。

1.2.5  組織過程資產(chǎn)是組織中最重要的無形資產(chǎn)。

1.2.6  關(guān)于組織過程資產(chǎn)，PM要在項目規(guī)劃與執(zhí)行期間充分利用，項目團隊成員通常有責任在項目全過程中對組織過程資產(chǎn)進行必要的更新和補充。

1.2.7  項目團隊應主動利用組織過程資產(chǎn)，促使項目成功、遠離失敗。

2   組織過程資產(chǎn)分類：

2.1  主要包括：非強制性的計劃、程序、政策、指南、模板、共享知識庫。

2.2  流程與程序：組織用于執(zhí)行項目工作的流程與程序，包括（但不限于）：

2.2.1  啟動和規(guī)劃

2.2.1.1 指南和標準，用于裁剪組織標準流程和程序以滿足項目的特定要求；

2.2.1.2 特定的組織標準，例如政策（如人力資源政策、健康與安全政策、職業(yè)道德政策、項目管理政策）、產(chǎn)品和項目生命周期、質(zhì)量政策與程序（如過程審計、改進目標、核對單、組織內(nèi)使用的標準化的過程定義）；

2.2.1.3 模板（如風險登記冊、工作分解結(jié)構(gòu)、項目進度網(wǎng)絡(luò)圖及合同模板）。

2.2.2  執(zhí)行和監(jiān)控

2.2.2.1 變更控制程序，包括修改組織標準、政策、計劃和程序（或任何項目文件）所須遵循的步驟，以及如何批準和確認變更；

2.2.2.2 財務控制程序（如定期報告、必需的費用與支付審查、會計編碼及標準合同條款）；

2.2.2.3 問題與缺陷管理程序，包括對問題與缺陷的控制、識別與處理，以及對行動方案的跟蹤；

2.2.2.4 組織對溝通的要求（如可用的溝通技術(shù)、許可的溝通媒介、記錄保存政策及安全要求）；

2.2.2.5 確定工作優(yōu)先順序、批準工作與簽發(fā)工作授權(quán)的程序；

2.2.2.6 風險控制程序，包括風險分類、風險描述模板、概率和影響定義，以及概率和影響矩陣；

2.2.2.7 標準化的指南、工作指示、建議書評價準則和績效測量準則。

2.2.3  收尾

2.2.3.1 項目收尾指南或要求（如經(jīng)驗教訓、項目終期審計、項目評價、產(chǎn)品確認和驗收標準）。

2.3  共享知識庫：組織用來存取信息的知識庫。包含：經(jīng)驗教訓、歷史信息、歷史數(shù)據(jù)（如風險數(shù)據(jù)和掙值數(shù)據(jù)）、歷史文件等。

2.3.1  配置管理知識庫，包括執(zhí)行組織的所有標準、政策、程序和任何項目文件的各種版本與基準；

2.3.2   財務數(shù)據(jù)庫，包括人工時、實際成本、預算和成本超支等方面的信息；

2.3.3   歷史信息與經(jīng)驗教訓知識庫（如項目記錄與文件、完整的項目收尾信息與文件、關(guān)于以往項目選擇決策的結(jié)果及以往項目績效的信息，以及從風險管理活動中獲取的信息）；

2.3.4   問題與缺陷管理數(shù)據(jù)庫，包括問題與缺陷的狀態(tài)、控制信息、解決方案以及相關(guān)行動的結(jié)果；

2.3.5   過程測量數(shù)據(jù)庫，用來收集與提供過程和產(chǎn)品的測量數(shù)據(jù)；

2.3.6   以往項目的項目檔案（如范圍、成本、進度與績效測量基準，項目日歷，項目進度網(wǎng)絡(luò)圖，風險登記冊，風險應對計劃和風險影響評價）。

3   事業(yè)環(huán)境因素定義

3.1  PMBOK定義：團隊不能直接控制的，將對項目、項目集或項目組合產(chǎn)生影響、限制或指導作用的各種條件。

3.2  對于定義的解釋：

3.2.1  一切客觀存在的，項目經(jīng)理無法選擇也不能逃避的內(nèi)外部因素。

3.2.2  面對事業(yè)環(huán)境因素，項目團隊必須接受和適應，而不要試圖改變。

3.2.3  圍繞項目或能影響項目成敗的任何內(nèi)外部環(huán)境因素。這些因素來自任何或所有項目參與單位。

3.2.4  事業(yè)環(huán)境因素可能提高或限制項目管理的靈活性，并可能對項目結(jié)果產(chǎn)生積極或消極影響。

3.2.5  事業(yè)環(huán)境因素通常是項目不能直接影響，但會直接影響項目的那些因素，即便項目團隊不想主動利用它們，但必須遵守其要求。

4   事業(yè)環(huán)境因素分類

4.1  從性質(zhì)或類型上講，事業(yè)環(huán)境因素是多種多樣的。

4.2  主要包括：組織結(jié)構(gòu)，組織文化，組織的硬件/軟件設(shè)施，強制性的規(guī)定、標準、制度，項目所處的外部環(huán)境等。

4.3  事業(yè)環(huán)境因素包括（但不限于）：

4.3.1  組織文化、結(jié)構(gòu)和治理；

4.3.2  設(shè)施和資源的地理分布；

4.3.3  政府或行業(yè)標準（如監(jiān)管機構(gòu)條例、行為準則、產(chǎn)品標準、質(zhì)量標準和工藝標準）；

4.3.4  基礎(chǔ)設(shè)施（如現(xiàn)有的設(shè)施和固定資產(chǎn)）；

4.3.5  現(xiàn)有人力資源狀況（如人員在設(shè)計、開發(fā)、法律、合同和采購等方面的技能、素養(yǎng)與知識）；

4.3.6  人事管理制度（如人員招聘和留用指南、員工績效評價與培訓記錄、獎勵與加班政策，以及考勤制度）；

4.3.7  公司的工作授權(quán)系統(tǒng)；

4.3.8  市場條件；

4.3.9  干系人風險承受力；

4.3.10 政治氛圍；

4.3.11 組織已有的溝通渠道；

4.3.12 商業(yè)數(shù)據(jù)庫（如標準化的成本估算數(shù)據(jù)、行業(yè)風險研究資料和風險數(shù)據(jù)庫）；

4.3.13 項目管理信息系統(tǒng)（如自動化工具，包括進度計劃軟件、配置管理系統(tǒng)、信息收集與發(fā)布系統(tǒng)或進入其他在線自動系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)界面）。

5   如何區(qū)分組織過程資產(chǎn)和事業(yè)環(huán)境因素

5.1  判定標準1：以來自組織的內(nèi)部外部來區(qū)分：如果是組織外部的，肯定是事業(yè)環(huán)境因素；如果是組織內(nèi)部的，則可以是組織過程資產(chǎn)，也可以是事業(yè)環(huán)境因素。

5.2  判定標準2：以項目經(jīng)理是否可以選擇：凡是可裁剪的、可選擇的均為組織過程資產(chǎn)；即對于組織過程資產(chǎn)，項目經(jīng)理可以選擇用或不用。凡是不可選擇的、只能適應的均為事業(yè)環(huán)境因素；即，事業(yè)環(huán)境因素是不容項目經(jīng)理選擇的。

5.3  判定標準3：以“系統(tǒng)”結(jié)尾的多為事業(yè)環(huán)境因素（比如：工作授權(quán)系統(tǒng)、項目管理信息系統(tǒng)）；以“程序”結(jié)尾的多為組織過程資產(chǎn)（比如：財務控制程序、變更控制程序、風險控制程序）。

5.4  事業(yè)環(huán)境因素和組織過程資產(chǎn)并非互相排斥，而是有一定交叉。如組織的項目管理表單模板：當僅供參考使用時其為組織過程資產(chǎn)，當需要嚴格按照模板編輯表單時其為事業(yè)環(huán)境因素。

6   項目管理對于事業(yè)環(huán)境因素和組織過程資產(chǎn)的要求

6.1  項目經(jīng)理需要考慮組織過程資產(chǎn)和事業(yè)環(huán)境因素。即使它們在過程規(guī)范中沒有被明確列為輸入，也必須在每個過程中予以考慮。

6.2  組織過程資產(chǎn)為裁剪組織的過程提供指南和準則，以滿足項目的特定要求。事業(yè)環(huán)境因素則可能限制項目管理的靈活性。

6.3  事業(yè)環(huán)境因素與組織過程資產(chǎn)是大多數(shù)規(guī)劃過程的輸入。

6.4  項目管理一般不會導致事業(yè)環(huán)境因素更新，PMBOK中建設(shè)項目團隊和管理項目團隊過程導致事業(yè)環(huán)境因素的更新，是特例。

江湖客PMP2013年10月31日于廣州