辦公用品管理制度周科榮老師

第一章  總則

為了確保公司辦公用品的正常使用，規(guī)范辦公用品管理、嚴(yán)格控制成本、合理節(jié)約開支減少浪費(fèi)，從而使行政部工作系統(tǒng)化，提高工作效率，特制定本制度。

第二章  辦公用品管理范圍

根據(jù)辦公用品的性能及功能，辦公用品包括以下兩大類：

2.1 耐用品：

2.1.1 辦公家具，如：各類辦公桌、空調(diào)、微波爐、電視機(jī)、椅子、檔案柜、沙發(fā)、茶幾、保險柜等;

2.1.2 辦公設(shè)備，如：電話、電腦、傳真機(jī)、復(fù)印機(jī)、碎紙機(jī)、攝像機(jī)、投影儀、數(shù)碼照相機(jī)、音響器材、移動硬盤、U盤等。

2.2 易耗品：

2.2.1 文具類辦公用品，如：鉛筆、膠水、單（雙）面膠、圖釘、回形針、筆記本、信封、便箋、簽字筆、白板筆、中性筆、剪刀、訂書釘、插線板、大頭針、報紙、雜志等紙類印刷品。

2.2.2 生活類辦公用品，如：飲用水、衛(wèi)生紙、洗手液、紙杯、垃圾桶、抹布、洗衣粉等。

第三章  辦公用品采購

3.1 申請范圍：

（1）辦公用品申請以部門為最小單位，各部門每月25日提交次月的采購申請計劃到行政部，便于行政部根據(jù)申請計劃統(tǒng)一安排采購，預(yù)期不報視為無需求，屆時行政專員有權(quán)拒發(fā)；

（2）部門采購申請內(nèi)容主要為耐用品。

3.2 審核及審批：

（1）由申請部門填寫《辦公用品采購計劃單》報行政部經(jīng)理審核簽字后，提交分管副總、總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可購買。

3.3 采購安排：

（1） 各部門所需辦公用品，需經(jīng)行政部統(tǒng)一購買，其它部門不得擅自購買。辦公用品購買實(shí)行兩人以上共同負(fù)責(zé)制。

（2）采購分為定期采購和臨時應(yīng)急采購。行政部根據(jù)批示意見，在規(guī)定時間內(nèi)完成采購。

（3）由于營銷現(xiàn)場距離公司較遠(yuǎn)，營銷部可根據(jù)批準(zhǔn)的申請單在當(dāng)?shù)刭徺I辦公用品和設(shè)備，同時需要向行政部存根備案。

（4）行政部根據(jù)公司需求和市場情況，選擇固定辦公用品合作商，采取上門送貨、定期結(jié)算的合作方式。部門特殊物品或?qū)I(yè)物品采購，由行政部派專人負(fù)責(zé)采購，使用部門派專業(yè)人員協(xié)助采購。行政部會定期對辦公用品市場價格進(jìn)行調(diào)查、核實(shí)，隨時與合作商根據(jù)市場情況，對供貨價格進(jìn)行調(diào)整。

第四章  辦公用品入庫

4.1 入庫登記

辦公用品采購到位后，由行政專員核對、入庫。行政專員辦理入庫后，建立辦公用品采購臺賬，對年度辦公用品采購情況進(jìn)行整體統(tǒng)計。

4.2 入庫物品明細(xì)單

每次采購入庫后，行政專員制作入庫明細(xì)單，行政部經(jīng)理簽字確認(rèn)，明細(xì)單備案存檔。

第五章  辦公用品領(lǐng)用

5.1 耐用品于每月初由行政部一次性發(fā)放各部門上月申請采購的物品。部門辦公用品由部門指定人員簽字領(lǐng)用，如領(lǐng)用人更改，由部門經(jīng)理到行政部做變更記錄。易耗品于每周三下午統(tǒng)一領(lǐng)用，除特殊情況，其他時間不發(fā)放或領(lǐng)用辦公用品。

5.2 耐用品的領(lǐng)用、管理實(shí)行部門負(fù)責(zé)制。耐用品由部門負(fù)責(zé)人指定專人或使用人領(lǐng)取，部門負(fù)責(zé)人需簽字確認(rèn)，行政部存根備案。

5.3 新員工入職后，行政部統(tǒng)一為其配備辦公用品，耐用品由本人簽字領(lǐng)取，部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)，行政部存根備案。

第六章  辦公用品借用與歸還

6.1 辦公用品/設(shè)備的借用

凡個人因工作需要借用公司辦公器材、軟件、硬盤等，需要填寫《辦公用品借用單》，并由部門經(jīng)理簽字確認(rèn)。

6.2 辦公用品的歸還：

（1）借用辦公用品超時未還的，行政部有責(zé)任督促歸還。

（2）借用辦公用品發(fā)生損壞或者遺失的，視具體情況照價或折價賠償。

（3）員工工作變動或者離職，應(yīng)及時到行政部辦理領(lǐng)取物品的歸還手續(xù)，營銷部物品歸還手續(xù)交由營銷部經(jīng)理負(fù)責(zé)。工程部物品歸還手續(xù)交由工程部綜合管理人員負(fù)責(zé)。

第七章  辦公用品日常管理

7.1 易耗品統(tǒng)一由行政部負(fù)責(zé)申請、采購、發(fā)放。行政部會定期進(jìn)行盤點(diǎn)（每季度一次）、整理、成本核算，做出后期調(diào)整計劃。

7.2 耐用品的管理，主要是指辦公用品/設(shè)備的報修：

（1）耐用品的維修對象為員工個人使用電腦及電腦外部設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備、通訊設(shè)備等，報修人到行政部詳細(xì)描述并登記故障現(xiàn)象，行政專員統(tǒng)籌安排，維修人員于每周二下午排查并解決問題，故障解決后填寫《設(shè)備報修記錄單》并由報修申請人簽字確認(rèn)后行政部歸檔保存，作為日后保養(yǎng)維修費(fèi)用結(jié)算的憑據(jù)，此費(fèi)用納入辦公物品耗損維修保養(yǎng)費(fèi)預(yù)算內(nèi)。

（2）各部門耐用辦公用品的保養(yǎng)，主要由各部門專人進(jìn)行維修保養(yǎng)登記并跟蹤維護(hù)情況，行政部將不定期檢查。公共設(shè)施或設(shè)備，由行政部統(tǒng)一管理。

（3）其他辦公設(shè)備（辦公桌、沙發(fā)）等出現(xiàn)故障，各部門應(yīng)及時與行政部聯(lián)系，由行政部負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)廠家維修解決。在保修期內(nèi)不能維修解決的，憑購買發(fā)票、保修單退、換給廠家。

7.3 辦公用品領(lǐng)用必須認(rèn)真履行手續(xù)，應(yīng)填寫《辦公用品領(lǐng)用單》后領(lǐng)用和發(fā)放，嚴(yán)禁先借后領(lǐng)的行為。

7.4 各類辦公用品應(yīng)愛惜使用、節(jié)約能源，打印或復(fù)印資料時，如非正式或非對外文件可使用背面打??；回形針、大頭針不得隨意丟棄。

7.5 禮品的購買、管理與贈送（或發(fā)放）類同易耗品，由行政部統(tǒng)一辦理。

第八章  辦公用品費(fèi)用成本控制

8.1 各部門需做出年度預(yù)算，并且分解個人指標(biāo)。

8.2 行政部需嚴(yán)格控制辦公用品的申請、領(lǐng)用、使用過程等。

8.3 辦公文具實(shí)行限額管理辦法。各部門每人每年辦公文具限額240元，特殊情況超過限額的，需寫書面報告說明情況，并報分管領(lǐng)導(dǎo)審批。除辦公文具以外的辦公用品采購按規(guī)定時間和流程提交采購申請，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，行政部安排采購。

8.4 各部門電腦、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、傳真機(jī)、碎紙機(jī)等辦公設(shè)備的耗材及維修費(fèi)用，由行政部統(tǒng)一管理，年終計入各部門辦公用品總費(fèi)用當(dāng)中。屬多個部門共用的，費(fèi)用按照公司使用人數(shù)進(jìn)行分?jǐn)偂?

8.5 辦公用品采購費(fèi)用實(shí)行分部門核算，并計入各部門月計劃費(fèi)用內(nèi)，由行政部統(tǒng)一核算控制。

8.6 核定的費(fèi)用實(shí)行增人增費(fèi)、減人減費(fèi)，各部門增人或減人，其費(fèi)用由行政部根據(jù)人員變動情況進(jìn)行調(diào)整。

8.7 凡調(diào)出或離職人員在辦理離職或交接手續(xù)時，應(yīng)將所領(lǐng)用的辦公用品(一次性消耗品除外)如數(shù)歸還。有缺失的應(yīng)照價賠償，否則不予辦理有關(guān)手續(xù)。

8.8 公司辦公用品應(yīng)做公用，私用或帶出公司者應(yīng)按辦公用品兩倍的價格從當(dāng)月工資中扣除。員工應(yīng)自覺愛護(hù)各類辦公用品，如因不正當(dāng)或不合理使用而損壞物品應(yīng)照價賠付。

第九章 辦公用品管理流程與工作標(biāo)準(zhǔn)

（一）辦公用品管理工作流程圖

部門名稱行政部流程名稱（一）辦公用品管理層次2任務(wù)概要辦公用品管理單位總經(jīng)理上級主管行政部經(jīng)理行政專員申請部門經(jīng)理申請人節(jié)點(diǎn)ABCDEF

 

 

 

 

 

       

 

企業(yè)名稱 共    頁     第   頁編制單位 簽發(fā)日期：

（二）辦公用品管理流程與工作標(biāo)準(zhǔn)

任務(wù)名稱責(zé) 任 標(biāo) 準(zhǔn)時 限相關(guān)資料備注采 購1、除易耗品外，部門所需物品每月25日提交采購申請單。

2、易耗品由行政部統(tǒng)一提交采購申請單。

3、急需物品或?qū)I(yè)性物品，由主辦人提采購申請單，行政部協(xié)助采購。每月1次《辦公用品管理制度》 入 庫1、每次采購物品后，所有物品必須登記入庫。

2、所有入庫費(fèi)用、物品須經(jīng)行政部經(jīng)理簽字審核。每月一次《辦公用品管理制度》 領(lǐng) 用1、部門月末申請物品，于次月初領(lǐng)用。

2、易耗品由部門專人于每周三下午領(lǐng)用。每周三下午《辦公用品管理制度》 借 用1、借用物品由主辦人到行政部填寫借用登記表，并在規(guī)定時間內(nèi)歸還。

2、如需延期借用，主辦人應(yīng)到行政部辦理延期手續(xù)。 《辦公用品管理制度》 報修、維護(hù)1、公司設(shè)備/網(wǎng)絡(luò)等的報修時間為每周二下午之前。

2、特殊設(shè)備或特殊情況需維護(hù)時，主辦人及時到行政部聯(lián)系。每周二下午《辦公用品管理制度》 費(fèi)用管理1、各部門需做出年度預(yù)算，并且分解個人指標(biāo)。

2、行政部將嚴(yán)格控制申請、領(lǐng)用控制、使用控制等。

3、各部門每人每年限額240元。

4、核定的費(fèi)用實(shí)行增人增費(fèi)、減人減費(fèi)，各部門增人或減人，其費(fèi)用由行政部根據(jù)人員變動情況進(jìn)行調(diào)整。 《辦公用品管理制度》 盤 點(diǎn)公司辦公用品每季度盤點(diǎn)一次。每季度一次《辦公用品管理制度》  

第十章 附則

1、本制度由行政部負(fù)責(zé)修訂并解釋。

2、本制度自頒布之日起執(zhí)行。

附件一：辦公用品借用/歸還登記表

附件二：辦公用品采購計劃單

      附件三：辦公用品入庫登記表

      附件四：辦公用品領(lǐng)用登記表（易耗品）（耐用品）

      附件五：辦公用品交接清單

附件六：辦公設(shè)備報修登記表

附件一：

辦公用品借用/歸還登記表序號物品名稱規(guī)格型號數(shù)量借用部門借用人簽名借用時間借用部門經(jīng)理簽字歸還人簽字歸還時間備注1　 　　　　　   2　 　　　　　   3　 　　　　　   4　 　　　　　   5　 　　　　　   6　 　　　　　   7　 　　　　　   8　 　　　　　   9　 　　　　　   10　 　　　　　   11　 　　　　　   12　 　　　　　   13　 　　　　　   14　 　　　　　   15　 　　　　　   16　 　　　　　   17　 　　　　　   18　 　　　　　   19　 　　　　　   20　 　　　　　   21　 　　　　　   22　 　　　　　   23          1、 辦公用品借用時，請把低值易耗品和耐用設(shè)備分開登記，便于清還查賬和管理。

2、物品借用一律要登記，物品名稱和規(guī)格型號一定要寫清楚，行政部負(fù)責(zé)存檔保管。

附件二：

辦公用品采購計劃單

部門：                                               時間：    年    月   日序號名  稱規(guī) 格需求

數(shù)量單位預(yù)估單價（元）預(yù)估總價（元）說明1       2       3       4       5       6       7       8       9       10       11       12       13       14       15       申請人簽字 部門負(fù)責(zé)人審核意見 行政部審核 分管副總審批 總經(jīng)理審批 備注：1.清單以下空白處劃截止豎道；2.預(yù)估價格調(diào)查后填寫；

     3.固定資產(chǎn)類由部門經(jīng)理審核，分管副總、總經(jīng)理審批。低值易耗品由部門經(jīng)理審批，采購員采購。              4.行政部專人負(fù)責(zé)存檔保存；附件三：  

辦公用品入庫登記表序號物品名稱規(guī)格單位數(shù)量單價金額入庫日期入庫人員部 門備注1         　2         　3         　4         　5         　6         　7         　8         　9         　10         　11         　12         　13         　14         　15         　16         　17         　18         　19         　20         　行政部經(jīng)理簽字  

附件四：

辦公用品領(lǐng)用登記表（易耗品）序號物品名稱規(guī)格型號數(shù)量領(lǐng)用部門領(lǐng)用人簽名領(lǐng)用時間備注1　 　　　　　2　 　　　　　3　 　　　　　4　 　　　　　5　 　　　　　6　 　　　　　7　 　　　　　8　 　　　　　9　 　　　　　10　 　　　　　11　 　　　　　12　 　　　　　13　 　　　　　14　 　　　　　15　 　　　　　16　 　　　　　17　 　　　　　18　 　　　　　19　 　　　　　20　 　　　　　21　 　　　　　22　 　　　　　1、辦公用品領(lǐng)用時，請把低值易耗品和耐用設(shè)備分開登記，便于清還查賬和管理。

2、 物品領(lǐng)用一律要登記，物品名稱和規(guī)格型號一定要寫清楚，行政部負(fù)責(zé)存檔保管。

辦公用品領(lǐng)用登記表（耐用品）序號物品名稱規(guī)格型號數(shù)量領(lǐng)用部門領(lǐng)用人簽名領(lǐng)用時間部門經(jīng)理簽字備注1　 　　　　　 2　 　　　　　 3　 　　　　　 4　 　　　　　 5　 　　　　　 6　 　　　　　 7　 　　　　　 8　 　　　　　 9　 　　　　　 10　 　　　　　 11　 　　　　　 12　 　　　　　 13　 　　　　　 14　 　　　　　 15　 　　　　　 16　 　　　　　 17　 　　　　　 18　 　　　　　 19　 　　　　　 20　 　　　　　 21　 　　　　　 22　 　　　　　 1、耐用品領(lǐng)用，部門負(fù)責(zé)人必須簽字確認(rèn)，便于清還查賬和管理。

2、物品領(lǐng)用一律要登記，物品名稱和規(guī)格型號一定要寫清楚，行政部負(fù)責(zé)存檔保管。

附件五：

辦公用品交接清單辦理

日期移交

部門物品名稱規(guī)格及

說明數(shù)量單位交接人

簽字接管人

簽字部門經(jīng)理簽字備

注                                                                                                                                                                                                        注：員工離職時填寫《辦公用品交接清單》，并復(fù)印一份附在《員工辭退、辭職結(jié)算匯總表》后，一并交人力資源負(fù)責(zé)人存檔保存。

附件六：

辦公設(shè)備報修登記表序號名稱及型號故障說明報修部門報修人報修時間維修時間報修人確認(rèn)（公司/人員）維修人簽字維修結(jié)果經(jīng)辦人備注1           2           3           4           5           6           7           8           9           10