一家企業(yè)中存在著多少浪費(fèi)呢?換句話說(shuō)，我們每個(gè)人每天所做的事，有多大比例是確實(shí)能為客戶創(chuàng)造價(jià)值的呢?我敢肯定，如果詳細(xì)的分析我們的工作有多少是能直接為客戶提供價(jià)值的，得到的必定是響亮而明確的回答:少得可憐!

    自從1989年《改變世界的機(jī)器》這本書(shū)出版問(wèn)世以來(lái)，豐田式生產(chǎn)方式為諸多企業(yè)所推崇。大野耐一提出的“消除浪費(fèi)——效率是衡量工作的唯一標(biāo)準(zhǔn)”觀念之后。全世界成百上千家的公司已經(jīng)主動(dòng)開(kāi)始在其運(yùn)營(yíng)中尋找和消除豐田提出的七大浪費(fèi)。

    一些公司取得了巨大的成功，但另外一些企業(yè)則備感挫折，進(jìn)展緩慢，甚至感覺(jué)根本沒(méi)有任何效果。

    作為一個(gè)精益生產(chǎn)顧問(wèn)和推廣者，我對(duì)眾多企業(yè)進(jìn)行了精益生產(chǎn)的輔導(dǎo)和培訓(xùn)項(xiàng)目。在進(jìn)行價(jià)值流（Value Stream Analysis）分析時(shí)，我發(fā)現(xiàn)一個(gè)比較有代表性的現(xiàn)象：這就是很多企業(yè)在開(kāi)始精益實(shí)踐和價(jià)值流分析時(shí)都把大量的精力花在了生產(chǎn)車(chē)間和其他直接的運(yùn)營(yíng)部門(mén)里，卻忽視了辦公室系統(tǒng)，而且很多企業(yè)比較重視物流、產(chǎn)品流卻很容易忽視信息流。

     然而，隨著生產(chǎn)車(chē)間改善活動(dòng)的推進(jìn)，企業(yè)都不得不面對(duì)這樣一個(gè)事實(shí):要想取得根本性的改變即便是在生產(chǎn)車(chē)間“孤立的”實(shí)施精益生產(chǎn)， 最終都需要整個(gè)企業(yè)所有部門(mén)的參與和支持。

   這些年從事精益生產(chǎn)的經(jīng)驗(yàn)讓我認(rèn)識(shí)到：在一家制造型企業(yè)，80%消除浪費(fèi)的機(jī)會(huì)存在于直接的制造運(yùn)營(yíng)部門(mén)之外，而不是在生產(chǎn)車(chē)間中。而且麻煩的是，這些“職能部門(mén)辦公室過(guò)程的浪費(fèi)”不光數(shù)量多，而且很難消除，原因很簡(jiǎn)單——因?yàn)檫@些浪費(fèi)很難被發(fā)現(xiàn)。

    一個(gè)工人的疏忽和錯(cuò)誤很容易被發(fā)現(xiàn)，但是辦公室人員的bug卻被認(rèn)為理所當(dāng)然和可以原諒。

    大多數(shù)公司實(shí)施精益都是從僅僅關(guān)注生產(chǎn)現(xiàn)場(chǎng)開(kāi)始，而生產(chǎn)現(xiàn)場(chǎng)提高生產(chǎn)率的改善機(jī)會(huì)可能的確有限，幾年時(shí)間最多也只能提高35%~40%而已。我們發(fā)現(xiàn)，提高企業(yè)生產(chǎn)率的絕大多數(shù)改善機(jī)會(huì)都存在于生產(chǎn)車(chē)間外部的非生產(chǎn)領(lǐng)域——也就是職能部門(mén)，我們把這些職能部門(mén)統(tǒng)稱為辦公室。而這些領(lǐng)域的人仍不理解或不愿接受精益的思想和方法，而另外一些人則認(rèn)為“精益生產(chǎn)”是“生產(chǎn)”部門(mén)的事情，與我們無(wú)關(guān)。

一個(gè)特定的產(chǎn)品或者服務(wù)，一般都需要三大關(guān)鍵管理活動(dòng):

1.解決問(wèn)題(如產(chǎn)品設(shè)計(jì))。

2.信息管理(如訂單處理和其他非生產(chǎn)活動(dòng))。

3.實(shí)物轉(zhuǎn)變(如把原材料變?yōu)槌善?。

    實(shí)施上這三項(xiàng)活動(dòng)都離不開(kāi)辦公室的支持和配合。在企業(yè)中,最容易被忽視的是辦公室人員之浪費(fèi)。辦公室的人員大都屬前期作業(yè)，支持生產(chǎn)部門(mén)順暢作業(yè) ，偏偏這樣人員，根本不知自己工作會(huì)影響生產(chǎn)進(jìn)度。

     如果這些部門(mén)的存在的浪費(fèi)不消除精益的改善很難實(shí)現(xiàn)效果最大化。甚至有些企業(yè)把辦公室的浪費(fèi)稱為“第八大浪費(fèi)”。

    那么辦公室的浪費(fèi)有哪些呢？

觀察辦公室人員之狀況,他們所產(chǎn)生的浪費(fèi)如下:

1.摸魚(yú)浪費(fèi):從最早的一杯茶一張報(bào)的“機(jī)關(guān)泡”到玩抖音快手、游戲、聊天等,不做自己的“工作復(fù)查”，不到現(xiàn)場(chǎng)溝通對(duì)方是否需要“支援”，不聽(tīng)一聽(tīng)現(xiàn)場(chǎng)對(duì)自己工作還有什么不滿(自己造成工作延誤)。真是在“混”口飯吃。

2.老是忘東忘西:客戶來(lái)治談忘交代現(xiàn)場(chǎng)，現(xiàn)場(chǎng)人員沒(méi)有準(zhǔn)備，更別說(shuō)拿出8D 。開(kāi)制造通知單出錯(cuò)及漏填等。

3.花大把時(shí)間去開(kāi)會(huì)協(xié)調(diào)，“會(huì)”前沒(méi)調(diào)查準(zhǔn)備:(辦公室人員都是高工資)在會(huì)議上扯皮、吵架。生產(chǎn)都停線了，還在為個(gè)人面子、理由激辯。會(huì)后議而不行 一找理由。 更離請(qǐng)的是，認(rèn)為喊口號(hào)就可增加產(chǎn)量到處貼標(biāo)語(yǔ)。卻不愿意與現(xiàn)場(chǎng)人員溝通和交流。

1.作業(yè)不求簡(jiǎn)化、有效化，強(qiáng)調(diào)“管理=要管也要理”不知扁平化管理。所有大權(quán)一把抓，什么都要自己批準(zhǔn)，延誤生產(chǎn)作業(yè)而不知。

5.交付工作漏東漏西，不知規(guī)劃。由于辦公室系統(tǒng)的作息和生產(chǎn)系統(tǒng)有一定區(qū)別。有些公司辦公室是雙休，而生產(chǎn)單位是單休——在旺季或者交貨期壓力大的情況下可能不休。某些辦公室部門(mén)和人員在周五忘記了發(fā)放派工單（又稱工票或傳票、作業(yè)調(diào)度）就會(huì)對(duì)生產(chǎn)本部門(mén)造成很大的影響。

6.訂單轉(zhuǎn)移停滯:有些訂單因客戶原因工作延遲，這種情況我都會(huì)建議以查檢表傳給客戶，一次就把要交代事項(xiàng)寫(xiě)完。

7.有些訂單在制作確認(rèn)、嘜頭（mark頭）等印錯(cuò)等，造成產(chǎn)品已生產(chǎn)完，包材還未搞好，這種情況我建議以電子稿傳遞確認(rèn)。有些訂單在本廠延滯，可以通過(guò)合并來(lái)讓工作流程簡(jiǎn)化。

8.追蹤停滯:確認(rèn)進(jìn)度未追、確認(rèn)后訂單未追、異常原因未追等以看板處理，并追查原因。很多干部很少遇到問(wèn)題時(shí)會(huì)自我思考改善法。

9.處理停滯:任何交辦事項(xiàng)無(wú)進(jìn)度表、無(wú)日程預(yù)定、無(wú)協(xié)作組織規(guī)劃執(zhí)行，遇到問(wèn)題無(wú)反映、工作忙忘掉等。

10.多頭馬車(chē)或者“三不管”:一事多管或無(wú)人管之灰色地帶，怕負(fù)責(zé)任等。

11.無(wú)效會(huì)議:領(lǐng)導(dǎo)天到晚開(kāi)會(huì)，芝麻大小事未分工，開(kāi)會(huì)不算成本，一開(kāi)會(huì)變成演講、罵人，說(shuō)些無(wú)關(guān)事項(xiàng)、斗爭(zhēng)，毫無(wú)結(jié)果及結(jié)論，只聽(tīng)到領(lǐng)導(dǎo)宣告很長(zhǎng)文件，底下都在睡覺(jué)。

12.報(bào)表多人簽名:每張報(bào)表都要經(jīng)多個(gè)主管會(huì)簽、詢問(wèn)、調(diào)查，須向傳遞員干部一個(gè)個(gè)說(shuō)明報(bào)表內(nèi)容等。

13.其他:領(lǐng)料要等（停工待料）開(kāi)會(huì)因?yàn)?人不準(zhǔn)時(shí)大家都在等、干部辦事不知輕重緩急等。,每個(gè)干部依自己習(xí)慣辦事等。

只有讓這些人員動(dòng)起來(lái),消除信息孤島和延遲——讓整個(gè)公司的物流、信息流、產(chǎn)品流、工藝流都如如同水銀瀉地，這樣的精益才能發(fā)揮出最大的效果。

因此價(jià)值流分析切記不可忽略辦公室存在的浪費(fèi)，辦公室的改善要和生產(chǎn)現(xiàn)場(chǎng)的改善結(jié)合起來(lái)。