國人一貫輕言敬字，也就是同樣一句話，從嘴巴里直接說出來，相比寫在白紙黑字上呈送給對方，對方的重視程度肯定是不一樣的。日常溝通即是如此，在商業(yè)場合上溝通行為中更是如此，在廠家業(yè)務(wù)人員與經(jīng)銷商的首次見面過程中，除了雙方的口頭上的語言表達(dá)與溝通，必然還要通過書面的文件傳遞，來加深經(jīng)銷商對廠家對業(yè)務(wù)人員乃至對合作項目的興趣與重視程度。 我們把首次拜訪經(jīng)銷商中的文件資料工作先按照時間段來劃分成三個階段，既是拜訪前，拜訪中，拜訪后。再按照文件性質(zhì)劃分成直接鋪墊型，間接說明型，鋪墊型，維系型。再按照文件的形式劃分成通用型和定做型兩類文件。具體的使用和注意事項如下： 1． 在與新經(jīng)銷商首次見面前 　　在正式與新經(jīng)銷商直接見面前，必然要做好相關(guān)的鋪墊工作，見面前給經(jīng)銷商提供的相關(guān)的文件資料，亦屬于鋪墊工作的一部分。鋪墊工作的原則是讓對方產(chǎn)生興趣，這才是關(guān)鍵點，試想一下，按照常規(guī)的思路，先給經(jīng)銷商寄些企業(yè)介紹產(chǎn)品報價，這會讓經(jīng)銷商有興趣嗎？現(xiàn)在經(jīng)銷商真的很缺產(chǎn)品嗎？人，畢竟還是更多的會對另外某個人，或是故事產(chǎn)生興趣，所以，在前期以郵寄形式提供給經(jīng)銷商的文件資料中，主要以企業(yè)老板（或是其他高層）在某媒體上的專訪，本企業(yè)的產(chǎn)品營銷From EMKT.com.cn故事，品牌故事等等，突出有意思的人，有意思的事情，以此來讓經(jīng)銷商產(chǎn)生興趣，突出老板和故事，其實是讓經(jīng)銷商對其背后的企業(yè)產(chǎn)生興趣，對未來的合作產(chǎn)生一些正面的聯(lián)想，這就真正起到鋪墊的作用了。這里有點要注意的，在前期提供給經(jīng)銷商的文件資料，切忌出現(xiàn)對企業(yè)和產(chǎn)品出現(xiàn)高大全式的介紹內(nèi)容，這樣會導(dǎo)致經(jīng)銷商拔高對廠家業(yè)務(wù)人員的看法，導(dǎo)致實際見面時出現(xiàn)落差，影響溝通效果。 　　2． 在與新經(jīng)銷商首先見面中 　　再次強(qiáng)調(diào)一下，在第一次與經(jīng)銷商會面時，千萬別把產(chǎn)品資料，企業(yè)介紹等等一堆文件帶去，即便是帶去，經(jīng)銷商老板當(dāng)時最多也只是翻翻而已，甚至?xí)谶@些資料，直接找你要相關(guān)的市場投入計劃和營銷計劃之類，這會讓廠家的業(yè)務(wù)人員很是被動。最安全的做好是只帶兩樣?xùn)|西，一是自己的名片，首先要把名片上升到文件的高度，要干凈點的新名片，千萬別在名片上手寫個手機(jī)號碼之類。二是企業(yè)出版的內(nèi)部圖書或是刊物，簡單的一張名片，目的是保護(hù)廠家的業(yè)務(wù)人員，因為簡單一張名片釋放的信息只是我廠家和你經(jīng)銷商當(dāng)前只是簡單的接觸，互相認(rèn)識下而已，暫時還沒上升到合作的程度，經(jīng)銷商自然也就不會抓著費用投入問題不放了，而企業(yè)內(nèi)部的圖書和雜志，一方面在傳遞企業(yè)本身的一些獨有文化，另外一方面，也讓經(jīng)銷商產(chǎn)生一些試圖加入融入的感覺。同時，若是企業(yè)自己的內(nèi)部圖書出版，尤其是銷售技術(shù)層面的，那是最好，這些書可以作為禮物，請經(jīng)銷商轉(zhuǎn)贈給其下屬業(yè)務(wù)人員。 　　3． 在與新經(jīng)銷商首次會面后 　　簡短的首次接觸過后，肯定要想辦法跟進(jìn)的，可別等著經(jīng)銷商主動來找自己，也別直接電話跟進(jìn)：張總，您對我們這個合作項目有興趣嗎~~~~~。而是可以采取文件資料的跟進(jìn)辦法，后期的文件資料可分為三種情況，一是首先會面的溝通備忘錄，二是項目建議書，三是企業(yè)和產(chǎn)品的詳細(xì)介紹，這三類資料可以一起發(fā)送，也可分開發(fā)送，關(guān)鍵是要看經(jīng)銷商在首次溝通所表面出來的合作意愿，合作意愿明顯的，可合在一起發(fā)送，若是態(tài)度一般的，則可安排先給溝通備忘錄，再給企業(yè)和產(chǎn)品介紹，最后給項目建議書的次序來分次發(fā)送，刻意的拉長時間段，增加接觸機(jī)會。 　　在文件資料本身的包裝上，要注意幾點： 　　一、 一定要有封面，封面注明經(jīng)銷商的公司全稱，老板全稱，還得有客戶編號，例如，湖北-武漢-準(zhǔn)客戶-016號。這會讓經(jīng)銷商感覺到自己已經(jīng)是他們半個客戶了，進(jìn)一步的拉近距離。 　　二、 務(wù)必使用雙層包裝，別簡單的把文件裝在快遞信封袋里就行了，而是使用文件夾來裝文件，文件夾外面在包一層保護(hù)紙，然后再放到快遞信封袋里求，這么做的目的就是讓經(jīng)銷商感覺到廠家做事的認(rèn)真和仔細(xì)，小處見大嘛。 　　三、 突出定做的元素，無論的文件的封面，還是文件內(nèi)容，一定要反復(fù)出現(xiàn)經(jīng)銷商公司的名稱和老板的名字，不然的話，這就是見人就給的通用資料了，經(jīng)銷商老板很容易扔掉一份廠家四處散發(fā)的通用資料，但很少會扔掉一份寫有自己公司的資料。