一、時間管理基本認(rèn)知

時間是企業(yè)除了人、財、物之外一種重要的資源。

時間管理的本質(zhì)是自我管理與任務(wù)管理。自我管理如對個性（拖拉）的管理，任務(wù)管理如對事情重要性的排序。

所謂的“沒有時間”，本質(zhì)上是“（相對）不重視”。重視的事情，沒有時間也會擠出時間。

人人都要有時間意識，包括知時、惜時、守時、用時。知時，主要就是要有時間意識，做任何事情都要考慮時間因素（是否合適，是否夠用，等等），前提是大家對時間有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)。因此，一家單位所有人的表、所有地方的表（如前臺考勤、會議室、辦公室）時間必須是一致的，要有人經(jīng)常檢查并校正，并要求全員以此為標(biāo)準(zhǔn)；惜時就是珍惜時間，這是時間管理的起點與根本；守時就是準(zhǔn)時，適當(dāng)提前是允許或鼓勵的，但有時候提前太多（如拜訪別人）也不是守時；用時就是要用好時間，一味地忙并非時間管理，可能由“忙”到“?！?，甚至“盲”。

職場人士尤其是管理者，需要不斷提升會議管理的能力。

二、會議時間管理

1、只開必要的會議

會議是溝通的一種形式（主要指內(nèi)部會議，外部會議還有業(yè)務(wù)需要），是一種群體溝通。因此開會之前首先要明確目標(biāo)，如果發(fā)現(xiàn)會議達(dá)不到目標(biāo)或有更好的形式，那就可以不開?？砷_可不開的會，不開。

2、開會時間合適

時間是否合適，從大處說，是“天時”，從小處說，是“知時”。

首先，要兼顧大多數(shù)人的時間。與會人數(shù)少的，可以一一調(diào)研；人數(shù)多的，可以抽樣調(diào)研，盡量兼顧大家的時間。

其次，要考慮單位的工作安排。例如，部門開會時，要了解同期單位是否有安排；行政部門開會時，要考慮業(yè)務(wù)部門是否要活動，反之亦然。

再次，要以人為本。無特殊情況，盡量避開節(jié)日等特殊日期，盡量不要選擇鄰近午餐時、下午下班時的時間召集會議。

3、提前通知開會，通知到位

通知開會要有提前量。原則上講，一般的會議至少要提前一天通知與會者，因為與會者可能因出差或病假等不在辦公室。越重要的會議提前的日期越多。我們可以理解偶爾有臨時通知開會，但若偶爾變成經(jīng)常，那就說明我們沒有做好計劃，就可能出現(xiàn)因為大量與會者時間不合適而取消會議的情況。

事先告知與會者會議議程。與會者大多希望知道會議中要討論哪些事項，而不喜歡到了會場才知道討論主題，因此盡可能事前將議程分發(fā)給大家，將要求大家學(xué)習(xí)了解的資料提前發(fā)給大家（不合適的除外）。提前發(fā)給大家不僅節(jié)約了會議現(xiàn)場臨時學(xué)習(xí)的時間，而且也有助于更充分的理解。因為有的人是視覺型的（看書面資料更有助于理解），有的人是聽覺型的（聽更有助于理解）。

4、設(shè)計議程時考慮時間

不管面向單位外部的會議，還是單位內(nèi)部的大會，在設(shè)計議程時都要計算時間，要計算單項議程的時間，然后算出大概的總時間長度。要清楚議程中哪些事項的時間是基本確認(rèn)的，哪些是可能變動的（如領(lǐng)導(dǎo)與專家報告），哪些是可以靈活掌握的（如主持詞時間，或自己領(lǐng)導(dǎo)的講話時間）。同時還要有一個計劃的時間標(biāo)準(zhǔn)，據(jù)此來調(diào)整議程。

要考慮到意外事件帶來的時間尷尬。如外部大會中，報告專家因交通原因堵在路上，無法準(zhǔn)時開會。這種情況下一般都會等，但如果等待時間過長，顯然也不好，因此就需要提前計劃好此類情況的應(yīng)對措施。如準(zhǔn)備一些經(jīng)典的管理培訓(xùn)光盤播放，或者提前準(zhǔn)備一位專家或主持人來填補(bǔ)這個時間。

內(nèi)部會議中，原定的議程沒有進(jìn)行完，或通過延長會議時間才進(jìn)行完，就是因為對某項具體議程所需要的時間沒有充分預(yù)計。

按照時間管理的要求，在擬定議程表時，記著要把較重要的議題擬在上方，依次而下。因為隨著會議的進(jìn)行，與會者的專注力會隨著時間而渙散。

5、避免遲到

不遲到早退，領(lǐng)導(dǎo)要以身作則。對于遲到的人員，要有必要的懲罰。除了直接罰款外，還可以自罰時間（遲到的講話人將原計劃的講話時間壓縮），或輕微體罰（如柳傳志對老領(lǐng)導(dǎo)及自己遲到的罰站）。一些新穎的方法也可以嘗試，如群體注視，即與會者對遲到者進(jìn)行集體目標(biāo)注視30秒或1分鐘，無需講話，足以讓遲到者留下終生難忘的印象。

6、避免發(fā)言超時

發(fā)言是一個很容易超時的環(huán)節(jié)。原因多方面，如沒有人與發(fā)言者溝通講話時間，或者雖然溝通了時間卻沒有受到重視（沒有實際演練的講話，經(jīng)常會對實際需要的時間判斷失誤）。上述溝通環(huán)節(jié)，會議負(fù)責(zé)人或議程設(shè)計人應(yīng)該起到負(fù)責(zé)作用。在會議開始環(huán)節(jié)，主持人應(yīng)該起到至關(guān)重要的作用。應(yīng)對嘮叨型、干擾型、強(qiáng)勢型等各種類型的發(fā)言者，都有相應(yīng)的技巧。

會議主持人是會議的現(xiàn)場總控，要確保議程的順利進(jìn)行，及時將偏離議程的現(xiàn)象引導(dǎo)到主題上。對于部分與會人員講話時不能遵守規(guī)定時間的情況，主持人要果斷提醒，掌控議程，絕不能聽之任之，讓時間無限延后。

7、注意中場休息，準(zhǔn)時結(jié)束

    這個似乎是最簡單的，但我們經(jīng)常忘記。講話人、主持人講得興起，忘記了時間，忘記了人有三急，下面的人可就坐不住了。因此，半天的議程，無特別情況，一定要有一次休息時間。即使因特別情況不休息，也要提前說明，允許與會者可以出去方便。同樣，該結(jié)束的時間要準(zhǔn)時結(jié)束，主持人最后的點評不要太多。