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時間管理專家、職業(yè)化導師
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盧緒文:《世界經理人》雜志10月刊報道盧緒文老師談組織時間管理
2016-01-20 38649

鑒于盧緒文老師在時間管理領域的影響力,《世界經理人》副主編親自采訪“如何管理組織時間”,文章已發(fā)表在《世界經理人》雜志10月刊。

采訪文章摘錄

如何卓有成效地管理組織的時間

洞察個人時間管理和組織時間管理的異同,以組織文化和領導力促進時間資源的配置和利用。

時間的稀缺性對于當今的企業(yè)組織和領導者來說,正在變得越來越嚴重。著名咨詢公司麥肯錫(McKinsey & Company)最近所做的調查結果顯示,全球幾乎近一半的企業(yè)高管說,他們沒有在公司的戰(zhàn)略優(yōu)先任務上花費足夠的時間??梢姡瑫r間的問題已經成為公司層面的、而不僅僅是員工個人所遭遇的嚴峻挑戰(zhàn)。

  在當今的經營環(huán)境和管理挑戰(zhàn)中,個人的時間管理更重要,還是組織的時間管理更重要?如何有效地管理組織的時間資源?聯(lián)合國工業(yè)發(fā)展組織認證管理培訓師、組織效能及時間管理專家盧緒文等專家,應本刊之約分享其豐富經驗和專業(yè)見解。

時間管理是組織的優(yōu)先任務

  問題:從當今企業(yè)的經營環(huán)境和管理挑戰(zhàn)來看,你覺得時間管理首先是企業(yè)組織的還是員工個人的優(yōu)先任務?

盧緒文:從影響時間管理的經營環(huán)境來說,我們知道現(xiàn)在流行一句話,叫“從大魚吃小魚,到快魚吃慢魚”,所以企業(yè)需要更快的市場反應和行動。

  在管理挑戰(zhàn)方面,從勞動力成本的上升,維權意識的增強,到80 后90 后成為勞動力的主體,這些變化要求過去基于低成本優(yōu)勢、人口紅利、加班加點等優(yōu)勢的模式必須轉型。

  從這些方面來講,不管是組織,還是個人,都需要時間管理,但是我更強調它應該是企業(yè)組織的優(yōu)先任務。

 

問題:把時間管理作為企業(yè)組織而非員工個人的優(yōu)先任務,對企業(yè)來說具有哪些意義?

  盧緒文: 我想從兩個方面來回答這個問題。一是從更高的角度來提升效率和效益。不管是組織還是個人,不管是高管還是基層,都需要時間管理,但是組織和高管的影響面更大一些。舉例來說,即使個體的員工很懂得時間管理,他的效率很高,也可能受到組織或者直接上級的干擾,就是他不能不服從。

  如果組織層面上進行時間管理,就能夠更大范圍的統(tǒng)一思想,提升效率,效率最終轉化為效益和利潤。海爾的日清制度,就是以一種制度的形式來固化組織時間管理。

  二是適當?shù)亟夥虐ɡ习搴透吖茉趦鹊乃袉T工。一個僅僅知道敬業(yè)、加班的員工,未必是有效的員工,他可能苦勞疲勞挺多,但是功勞很少。一個工作成績突出卻在健康和家庭上出現(xiàn)問題的管理者,也不是一個成功的管理者。通過組織的時間管理,就能夠充分地調動組織的時間資源,合理調配所有人之間的時間資源,來提升工作的績效,平衡每個人的工作和生活。

 

問題:比較組織的時間管理與個人的時間管理,你認為這兩者有哪些異同?

盧緒文:兩者相同的一點就是都涉及到人的時間管理,因為組織是由人組成的,它的流程都通過人去實施。

  兩者有一些不同,比如說對象的不同,除了人的時間管理,組織的時間管理還涉及到物或者工具的管理等等。又比如,組織時間管理的復雜程度更高。

 

用組織手段管好時間資源    

  問題:領導者的時間管理攸關企業(yè)組織的前途命運,你覺得從組織的層面來看,如何管理好領導者的時間?

  盧緒文:首先,企業(yè)組織要給領導者提供時間管理的培訓,讓他們懂得知時,惜時,守時,用時,做好時間管理的榜樣。他們是領導者,其言行會影響其他人。    

  其次,提醒領導者把最多的時間投入到重要而不緊急的事情上。時間管理上有一個重要的原理就是緊急重要四象限,也叫做艾森豪威爾原理。事實上,大多數(shù)人把很多時間花費在緊急而不重要的事情上。在這方面一個正面的典型就是王石,他在時間管理方面有獨到之處、成功之處。就像他的朋友馮侖評價的:王石最有眼光和與眾不同的地方是,當別人忙著做那些緊急的事情的時候,他做了那些看上去重要卻不緊急的事情,比如說企業(yè)制度的規(guī)范,人力資源的建設,經營理念的設定,所以他能夠去爬山,能夠去美國留學。

  第三,幫助領導者做好決策。這些年來企業(yè)十分重視員工的執(zhí)行力,但是我想強調要從組織和管理者的角度看執(zhí)行力。一個企業(yè)就像一條龍,龍頭擺一厘米,龍尾可能幾百公里上千公里就擺出去了。員工的執(zhí)行力再強再好,如果作為龍頭的管理者決策都錯了,什么效率效益就都會泡湯。決策要慎重,避免“四拍型決策”,拍腦袋決策,拍胸脯保證,拍大腿后悔,拍屁股走人。

  第四,幫助領導者把工作安排到位。領導者對工作安排不到位,實際上就是對時間的極大浪費。

  第五,分工,授權,協(xié)助。分工是指高層領導之間要有合理的分工,就是你負責哪一塊,我負責哪一塊,不要相互交叉,不要相互意見老不一致,意見老不一致的話有什么效率可言呢?授權是管理者的一項基本技能,不肯授權的話,自己累死累活也處理不好許多事情。同時,領導者要發(fā)揮秘書、助理的協(xié)助作用。

 

問題:除了管理領導者的時間,組織時間的管理還有哪些領域或方面?從組織的角度,如何管理好這些領域或方面的時間?

盧緒文: 要科學地設計組織結構。從根本上看,有很多問題源于部門劃分不合理或者崗位職責不清。比如說,一樣的或者一類的工作任務會分給很多部門,這樣就會造成協(xié)調時間的延長。比如說,一個客服分成兩個或者三個部門。比如說,崗位職責不明確,就連內部人都搞不清楚這件事情應該由誰負責,肯定會耽誤時間。

  要從流程和文化方面來完善時間管理。流程方面,能簡化的就要簡化。企業(yè)文化方面要注意克服官僚主義。

  要提升管理的標準化和員工的職業(yè)化。以辦公軟件為例,如果有的員工喜歡用這個版本,有的員工喜歡用那個版本,那么不同版本制作出來的文檔可能會不兼容,造成時間的浪費。員工職業(yè)化直接影響效率。比如職業(yè)態(tài)度,有很多效率低的員工,不是他們的執(zhí)行力不行,而是他們的積極性受到了影響。組織僅僅是要求員工要敬業(yè)要努力,無助于從根本上解決問題。

   

    附1:采訪稿(網站版)鏈接

https://www.ceconline.com/leadership/ma/8800068421/3aaf93cf01/?from=RSS

 

附2:《世界經理人》簡介

《世界經理人》雜志、網站和電子雜志由擁有逾40年歷史的著名B2B媒體公司環(huán)球資源(NASDAQ-GS:GSOL )出版,以滿足中國高級經理人對卓越管理實踐的緊迫需求,幫助中國企業(yè)在全球化進程中取得成功。目前,「世界經理人」已發(fā)展成集合雜志、網站及高規(guī)格活動的平臺,為中國高級經理人搭建全方位管理資訊,并幫助廣告商參與影響中國商務精英決策的全過程。經國際發(fā)行認證機構 BPA 最新審核,《世界經理人》雜志每期擁有 352,219 名合資格讀者,讀者中 79% 位居企業(yè)決策高層。

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