為什么 25 %到 50% 的人每天都感到事情多得做不完呢?其實這并不是因為我們的工作時間長,而是每個人都在試著在同一時間內(nèi)做幾樣事情。相信很多人都感覺到每天都很忙,但一天下來中感覺不到自己在忙什么?
手機(jī),筆記本,平板電腦等毫無疑問給我們帶了很多方便之處,但無形中也把工作上的事情滲入到工作之外的時間?;仡櫼幌?,是不是經(jīng)常在開會的時候用手機(jī)回復(fù)郵件?有沒有試過把筆記本電腦帶到辦公室開會但實際上是在瀏覽和會議無關(guān)的網(wǎng)頁?經(jīng)常在辦公桌上吃午飯?或是明明知道手頭的任務(wù)有截至日期但還是忍不住地拿起手機(jī)給朋友發(fā)了一條無關(guān)緊要的短息?這些不好的習(xí)慣就像一個正在恢復(fù)中的傷口,很癢但時不時又去抓一下,而且自己很清楚越抓傷口越難恢復(fù)。最慘的是,當(dāng)你同時在做幾件事情的時候,你的大腦和身體的能量處于“高速運(yùn)轉(zhuǎn)”狀態(tài),所以一個小時下來,所消耗的精力往往多過于專心做一件事。
這里我自己也深有體會。一般來說,在辦公室的工作效率要比出差的時候低很多。辦公室的雙屏顯示器里有四個彭博窗口,Gmail 郵件,旁邊還有一個電話。一天之內(nèi)從這三個“入口”進(jìn)來的信息量已經(jīng)足夠把我本來要做的事情給淹沒掉。更不用提時不時還被同事的問題或是無關(guān)緊要的聊天話題給打斷。出差的時候,我只有一個 blackberry,小小的屏幕只允許我回復(fù)一個郵件。和客戶開會的時候,我的注意力只在這個會議上?;疖嚿系木W(wǎng)絡(luò)不穩(wěn)定,所以很多郵件我都是在 iPad 上一封一封地寫,等連上網(wǎng)路之后再全部發(fā)出。
哈佛管理學(xué)院的博客上最近有一篇文章討論到了這個問題。文中給出了 6 點(diǎn)建議,其中 3 點(diǎn)是給管理層提出的。
給管理者的建議
1.定制有效的會議時間。盡量把會議時間定在45分鐘之內(nèi)。這樣開會的人更容易把注意力集中。盡量在會議結(jié)束之前給出一個會議總結(jié)。開會絕對不能遲到,也絕對不要拖過時間。會議期間手機(jī)得全部關(guān)掉。
2.盡量避免要求員工立刻回應(yīng)。如果你經(jīng)常讓自己團(tuán)隊的成員立刻執(zhí)行你給出的任務(wù),這樣容易讓他們進(jìn)入一個被動的等待任務(wù)狀態(tài)。允許員工在一天的某個時段把他們的郵件關(guān)掉。如果是急事的話,可以給他/她一個電話。不要期待你的團(tuán)隊成員在5分鐘內(nèi)回復(fù)你的郵件。
3.鼓勵休息時間。試著在一天之內(nèi)給出一個時間讓員工休息一下??梢宰屗麄?nèi)ヒ幌陆∩矸?,到辦公室外散散步。盡可能地離開工作環(huán)境。不要說休息的時候還在上微博或是校內(nèi)。
給個人提出的建議
1.把重要的時間放在早上完成。 最好是60到90分鐘作為一個時間段,盡量避免被打擾,而且嚴(yán)格遵守開始和結(jié)束的時間。如果可能的話,在一個安靜的封閉空間里完成你應(yīng)該完成的任務(wù)。把注意力集中在一項任務(wù)上,盡量避免拿起手機(jī)發(fā)信息,查查郵件或是 QQ 等小動作。等你結(jié)束的時候,花 5 到 10 分鐘休息一下。
2.做好一日三思里的“三思”。 你手頭上的任務(wù)總是緊急的。做完一件之后下一件也會是重要的。一般日常的工作習(xí)慣很容易把自己卷入一個“工作齒輪”里,不停的做事。這樣的很容易讓自己忘記自己一開始為什么要做這件事。一天之內(nèi)給自己騰出一個總結(jié)的小時間(10 - 15 分鐘),思考一下今天做過的時候是不是最重要的,接下來要做的時間是不是跟自己的目標(biāo)相符的。
3.努力爭取真正的休假,勞逸結(jié)合。所謂真正的假期,不是把你公司的手提電腦帶到沙灘上,身體似乎在休息,大腦卻還是在工作。注意勞逸結(jié)合。不是每天一個大假期,而是盡量爭取定期的休息,比如一個季度有一個周末是讓自己完完全全休息下來,或是跑去周邊的小城市旅游。研究表明如果你把你一年的假期全部休完,總體來說你的工作效率會更高,而且從長遠(yuǎn)來看,身心會更加健康。