曹曉峰：如何成為一名優(yōu)秀的大型商務活動策劃項目經理 大型商務活動策劃項目要能順利執(zhí)行其實并不簡單，如果又渉及多個單位合作，困難程度又大增。取得商務策劃師認證，只是證明個人具備了商務策劃的基本功夫，距離實際運用其實還有很大的一段距離。以下是一位大型商務活動策劃項目經理的工作日志片段，我們從他的工作日志來看大型商務活動策劃項目經理的工作：以下只是大型商務活動策劃項目經理工作的片段，相信每個大型商務活動策劃項目經理應該都有自已悲慘的故事，程度恐怕只有過之而無不及。大型商務活動策劃項目經理到底應該有那些看家本領呢？ 一個稱職的大型商務活動策劃項目經理應該要其備以下的能力： 一、要易于溝通 美國的一位項目管理專家－Dr. William Wells（曾任美國阿波羅登月計劃的計劃主持人），當有人問他一位項目經理最需要具備的功夫是什幺時，他的回答是「一位項目管理最需具備的有三件事，第一是溝通，第二是溝通，第三還是溝通」。請您回想一下，在執(zhí)行項目時，你花費最多時間在什么部份？跟領導報告工作進度、跟客戶介紹產品及說明工作成果、跟項目成員交待工作、跟單位內的其它人員爭取支持、跟合作廠商協(xié)調配合事項．．．對項目經理來說，一天內大部份的時間幾乎都是在跟人溝通。 溝通，可以很簡單，也可以很復雜。對于部份人來說，反正溝通就是把我的意見表達出來嗎，有什么難的?？墒窃陧椖窟^程中有那幺多的人與項目有關，因此要考量的，不僅是把意見表達出來而已，而在于「在什么樣的時間，運用什么樣的方式，將什么樣的信息，傳達給什么樣的人」。項目管理培訓 很多項目經理都是屬于「被動式的項目經理」。就是「你先說你要什么項目信息，我想辦法去弄這些信息出來給你」。因此，信息整理的工作基本上是沒有列入工作管制的，只能夠見招拆招，抱著應付的心態(tài)來面對信息的供應。 如果換個比較主動的角度來看，項目經理先了解每個與項目有關的人想要知道什么，這些信息一定有重復的地方，然后將這些信息做個整理歸類，不等你開口要，我就先提供給你，讓你對項目沒有疑惑，化被動為主動。這些信息整理歸類的動作，直接就納入在項目經理的工作管制之中，這樣對項目經理而言，也沒有任何的「意外」。 講起來簡單，做起來其實也不難，二個小時就可以做好溝通計劃，幾個步驟掌握住就好： 項目管理者聯盟 (1) 認識項目干系人 (2) 分析項目干系人的信息需求 (3) 依照信息需求找出信息種類 (4) 將信息種類歸類 (5) 決定信息傳遞的周期 (6) 決定信息傳遞方式 (7) 搜集信息 (8) 傳遞信息 (9) 檢討信息傳遞成效 二、要想的周全 項目經理有點像魔術師。事前先考慮要表演那些魔術，然后將道具準備好，跟助手、燈光及舞臺配合，先仿真演練幾遍，指示每個人互動方法，并且事先想到如果發(fā)生問題時如何處置；確認都沒有問題后，開始表演；表演時要掌控會場氣氛，使整個場子有高潮迭起的感覺；如果環(huán)節(jié)出了問題，要馬上能夠應變，使節(jié)目能夠繼續(xù)下去，而不是就此停頓；節(jié)目結束后，感謝每個人的合作，同時檢討整個表演的過程需要改進的地方，如此一段表演才算正式收尾。 項目經理的責任就是掌控全場，把這段表演完美無缺的呈現出來。不過太難了，執(zhí)行過的項目的人都知道，首先客戶的需求不容易了解，其次計劃時間不夠，再來執(zhí)行時問題重重，等到收尾時只能草草了事。 表演魔術可以事先演練，找出問題先解決，執(zhí)行項目可沒辦法先來一遍。因此項目經理能不能夠將未來半年、一年或二年如何執(zhí)行及因應先「演」過一遍，就對項目的成功有很大影響了。而這就靠項目經理做「計劃」的功夫。做計劃其實是很煩人的事，相信每個人都有經驗。必須考量有多少時間、要怎幺做、有誰可以做、技術上是否可以支持、關鍵技術是否可以掌握等，做到這個地步，恐怕早已是滿身大汗。 做個小練習：取一張白紙，在紙的上緣首先將要交給客戶的產品以樹狀方式畫出來。然后在紙的中間，將如何做出這項產品的主要工作步驟（5-6個即可），以流程圖的方式由左至右用箭頭連起來；需要供貨商供貨或其它單位配合的部份，以分支的方式指向各主要步驟。 上述步驟，就是整個計劃的基礎了。由上圖，可以發(fā)展出細部的工作步驟及時間、所需的人力資源及預算需求、采購品項及合同商要求等。如何發(fā)展出這些細節(jié)，限于篇幅，爾后再論。 這樣還不夠的。再取一張白紙，將執(zhí)行這些工作步驟所可能產生的問題列出來。這個是很關鍵的步驟，列的愈多，將來臨機處理的狀況愈少（試想如果項目執(zhí)行過程中可能發(fā)生100個問題，你能事先考量到99個，你只要去擔心那突然出現的1個；但如果你只事先考量到1個，那結果可就不得了了）。這些問題，就是你要先期處理，以減少處理意外狀況的時間。 二張紙，一個計劃的框架就成形了。這樣其實還不足以執(zhí)行項目，但是最起碼項目經理先將整個項目執(zhí)行過程大概想了一遍（就有如魔術師先行彩排一樣），同時也建立一個以后細部計劃的基礎。由以上的練習來看，做計劃并不難，重點在于去不去想，去不去做。 三、 要能夠預測結果 日前一個朋友赴美，飛機誤點，航空公司沒有宣布會擔誤多久時間，因此在機場枯坐了三個鐘頭。搭乘那班班機的乘客，有的人需要轉機，有的人有親友在目的地機場接機，有的人初次訪美。此時在機場看到每個人都是焦慮的眼神，焦慮的原因在于他們無法知道誤點多少時間，所以沒有辦法控制之后的行程。你的項目是不是也是如此？ 計劃是「想」，執(zhí)行是「做」。真的去做的時候，碰到需求、能力、技術、管理、人力等問題，都會影響到執(zhí)行效果。雖然最后都可以完成，但是如果無法推測完成的時間、成本及產出，項目經理就像是那些旅客一樣──彷徨無助。所以項目經理除了要會做計劃之外，還要能綜合研判情勢，預測項目時間、成本及產出的結果。 以一個一年的項目來說，開始之后，項目經理就負了成敗責任，所有的壓力都落在項目經理肩上。每天項目經理要想的，不應該只是誰的問題要怎幺解決，今天的日子要怎么過，而是一年后的今天，我是否可以將客戶要的東西按時交付、公司的項目盈余目標可以達成、今天無法達成的，剩下的時間里我應該怎么處理才能達成。所以總的來看，項目經理不僅要做Micro Management（細節(jié)管理），同時還要做到Macro Management（總體管理）。而要做到Macro Management最基本的作法就是從全面預測項目結果，并且采取各種因應作法。 要如何預測結果？今天工作延誤，明天也會延誤，后天也照樣會延誤，以后到底要如何補回來呢？傳統(tǒng)的項目經理在現在這個時點是沒有概念的，結果是到項目要結束前才在趕工，到那時候才發(fā)現所要花的錢早就把利潤吃光了。 比較好的作法是今天發(fā)生問題了，找出原因，評估這個問題如何解決。如果一定得增加時間及人力，那幺假設今天這個工作得延長二周，照著時程表推下去，所有相關工作，包含對人力資源、合同商、成本的影響為何都要找出來；再往下看，推到項目完成期限，是否會延誤（不是所有工作的延誤都對項目完成時間有影響的！）；如果有影響，就要思考后續(xù)的工作要如何先期調整，以適度的調配資源。要做這些評估，較簡單的方式，可能仍得借助項目管理軟件。目前項目管理軟件，不論是國內或國外的，都能做到計劃功能，也能夠經由計劃的調整，去分析對整體的影響。 項目經理的工作其實是很復雜。對于一個不愿意看全局的項目經理，這些步驟全部在不知不覺中被省去。但是對于一個企業(yè)來說，由一位沒有看家本領的項目經理來執(zhí)行重要的項目，公司的時間、名譽、獲利及質量保證，不僅僅是兒戲。您的項目經理有沒有這些看家本領呢？ 因此，策劃和組織大型商務活動并非易事，需要有專業(yè)的知識和借鑒成功舉辦過大型活動的專家的意見，以下是國內關于《大型商務活動全程策劃、整合與執(zhí)行》的最系統(tǒng)的培訓課程，由著名商務策劃專家曹曉峰教授主講，本課程對大型商務活動的策劃、組織、管理和實施等多個環(huán)節(jié)的要點做了詳細的闡述，并針對大型活動項目管理、大型會議活動做了具體而深入的解析，還專門列舉了各類大型活動成功舉辦的經驗和案例，對涉及大型活動的組織與管理的人員起著非常重要而關鍵的指導作用。將為企業(yè)提供系統(tǒng)而全面的商務活動策劃、整合和執(zhí)行的各種理論與方法、操作與實務以及各種實戰(zhàn)技巧。 附:曹曉峰老師主講的《大型商務活動全程策劃、整合與執(zhí)行》課程綱要 一、課程背景： 隨著全球政治、經濟一體化時代的到來，國際性、地區(qū)性、行業(yè)性、企業(yè)自行組織的各類各樣的大型活動越來越成為人們溝通、交流、宣傳、公關、推廣的重要手段和渠道。大型活動項目的策劃、組織、管理和實施也就理所當然地成為政府、企業(yè)及各行各業(yè)都必須面對的一項重要工作。本課程對大型商務活動的策劃、組織、管理和實施等多個環(huán)節(jié)的要點做了詳細的闡述，并針對大型活動項目管理、大型會議活動做了具體而深入的解析，還專門列舉了各類大型活動成功舉辦的經驗和案例，對涉及大型活動的組織與管理的人員起著非常重要而關鍵的指導作用。 商務活動是企業(yè)整合市場資源、開展市場營銷活動和提升企業(yè)文化建設的重要手段，企業(yè)市場營銷活動、企業(yè)公關活動、企業(yè)廣告宣傳活動、企業(yè)品牌推廣活動、企業(yè)展覽展會活動、企業(yè)招商活動、企業(yè)節(jié)假日慶典活動、企業(yè)培訓活動、企業(yè)商務考察活動、企業(yè)各類文化活動等各種商務活動越來越多。遺憾的是由于活動的策劃者或組織者缺乏商務活動策劃能力、商務活動的資源整合能力和執(zhí)行控制手段欠缺，使得企業(yè)組織的大多數活動效果并不理想，有時勞命傷財效果卻很差，有的甚至使得其反帶來負面影響！如何使企業(yè)的各種商務活動舉辦得更有效率、更有價值、更有意義和更大產出呢？如何更加有針對性、策略性和系統(tǒng)性參加社會上有關商務活動呢？本課程將為企業(yè)提供系統(tǒng)而全面的商務活動策劃、整合和執(zhí)行的各種理論與方法、操作與實務以及各種實戰(zhàn)技巧。 二、參加對象： 1、在企業(yè)中擔任董事長、副董事長、董事、CEO、總裁、總經理、副總經理、總監(jiān)及其他從事企業(yè)發(fā)展決策的其他高層管理人員。 2、在企業(yè)的戰(zhàn)略規(guī)劃、投融資、行政管理、人力資源、市場營銷、公關、廣告、企劃、招投標、項目規(guī)劃、招商、會展、活動、企業(yè)文化、客戶服務、客戶關系等部門擔任主要負責人、中高層管理人員或部門從業(yè)人員。 3、在咨詢、策劃、公關、廣告、投資、營銷、中介、展覽、展會、會務等專業(yè)服務公司專門從事策劃工作的有關從業(yè)人員。 三、培訓目標： 1、熟悉和掌握商務活動的特性，有針對性、策略性和系統(tǒng)性的組織或參加各種商務活動 2、熟悉和掌握商務活動策劃的基本要求，使企業(yè)商務活動更有效率、更有價值和更有意義 3、熟悉和掌握商務活動策劃的一般程序和文案寫作，使活動更有利于操作和執(zhí)行 4、熟悉和掌握商務活動的財務預算和經費控制技巧，降低項目成本，提高活動效益 5、熟悉和掌握商務活動策劃、整合和執(zhí)行方法與技巧，提高活動策劃、整合和執(zhí)行能力。 四、課程簡介/特色： 1、系統(tǒng)全面的闡述大型商務活動策劃、整合和執(zhí)行的有關原理與方法、操作與實務 2、理論聯系實際，結合企業(yè)的具體實際情況，如何自己策劃活動和有針對性、策略性和系統(tǒng)性參加社會上有關商務活動 3、通過老師親自策劃和參與的案例分析和討論，提高學員商務活動策劃的實際操作技巧 五、課程綱要： 第一部分：商務活動的概念和特性 1.什么是商務活動 討論：在我們生活和工作中哪些是商務活動？ 2.商務活動的類別 討論：商務活動有哪些類別？ 3.商務活動的特點 案例分析：市場營銷商務活動策劃——會議營銷 4.商務活動的效應 案例分析：危機公關活動、事件營銷活動 5.商務活動的作用 案例分析：招商引資商務活動策劃——會議招商 第二部分：商務活動策劃原理與方法 1.什么是策劃？ 策劃的定義 策劃的類別 策劃的功能與作用 策劃的基本原理 策劃的構成要素 2.商務活動策劃的九大法則 案例分析： 2008年北京奧運會 2010年上海世博會 廣州亞運會 公司先進事跡先進員工表彰會 企業(yè)員工內部培訓、拓展訓練、考察研討活動； 上級領導、政府部門、有關客戶等考察接待活動； 企業(yè)新產品發(fā)布、產品促銷活動； 3.商務活動策劃的十大要素 案例分析： 公司年會 企業(yè)新春晚會 公司團拜會； 4.商務活動策劃的六大步驟 案例分析： 公司新聞發(fā)布會 新品上市推廣會 企業(yè)招商、品牌推廣活動； 企業(yè)公關廣告活動 5.商務活動策劃書寫作技巧 案例分析： 公司項目奠基 項目啟動 項目竣工慶典活動 第三部分：商務活動項目資源整合策略 1.什么是資源 討論：資源的定義、資源與財富的關系、資源的分類、個人資源、企業(yè)資源 2.資源存在的特點 社會性、繼承性、主導性、流動性、不均衡性、有限性與無限性 案例分析：資源的存在 3.社會資源流動的基本規(guī)律 倍增學原理、網絡學原理、傳播學原理、人際學原理 案例分析：資源為什么可以被整合？ 4、商務活動項目資源配置要求 項目人員、項目資金、物質裝備、信息傳播 案例分析：接待一個歐洲投資考察團促成投資三家企業(yè)投資和產生上千萬美元的貿易 5、商務活動資源整合途徑與方法 討論 第四部分：商務活動項目管理執(zhí)行 1、什么是項目管理項目管理的定義 商務活動項目管理的特性 商務活動項目管理工作內容 商務活動項目管理運作流程 商務活動項目管理工具 2、商務活動項目團隊管理 項目團隊的含義 成功的項目經理 項目成員的平衡 項目團隊溝通 項目團隊文化 案例分析：介紹會、進展碰頭會、囑咐會 3、商務活動項目成本管理 商務活動項目成本計算方法 商務活動項目成本控制技巧 案例分析：商務活動的無中生有的賺錢之道 4、商務活動項目進度管理 時間管理：項目進度表 場地管理：選擇、預定、布置 媒體宣傳：廣告、新聞發(fā)布 5、商務活動項目風險管理 風險與風險管理 商務活動項目風險確認 商務活動項目風險評估 商務活動項目風險控制 6、商務活動項目評估管理 項目評估：評估途徑、撰寫評估報告 第五部分：商務活動項目策劃、整合與執(zhí)行操作實務 1、會議營銷活動項目策劃、整合與執(zhí)行技巧 案例分析： 一次會議營銷活動帶來900萬元的訂單 2、整合營銷傳播活動項目策劃、整合與執(zhí)行技巧 案例分析： 一個商業(yè)活動如何創(chuàng)造百億收益 3、企業(yè)融資活動項目策劃、整合與執(zhí)行技巧 案例分析：招商活動策劃 4、新品上市會活動項目策劃、整合與執(zhí)行技巧 案例分析：因新品發(fā)布會一炮而紅 5、公司年會活動項目策劃、整合與執(zhí)行技巧 案例分析：年會出新意 6、新聞發(fā)布會活動項目策劃、整合與執(zhí)行技巧 案例分析：一個企業(yè)新聞發(fā)布會帶來的營銷奇跡 7、開幕典禮活動項目策劃、整合與執(zhí)行技巧 案例分析 8、招待酒會活動項目策劃、整合與執(zhí)行技巧 案例分析 9、研討會活動項目策劃、整合與執(zhí)行技巧 案例分析 10、展覽會活動項目策劃、整合與執(zhí)行技巧 案例分析 六、培訓課時： 培訓課時共2天12小時；第一天上午和下午各3小時；第二天上午和下午各3小時。 七、培訓方式： 課堂講授、案例分析、小組討論、互動交流等。 七、主講老師： 曹曉峰 教授、研究員、高級商務策劃師、資深培訓師、中國十大策劃專家 著名個性化教育理論和實踐家、創(chuàng)建中國個性化教育體系的先行者 國際個性化教育協(xié)會中國理事會 會長 中國個性化教育研究院 執(zhí)行院長、研究員 中國商務策劃師認證培訓上海管理辦公室主任 中國策劃師俱樂部(https://www.cbsaclub.com)理事會理事長 復旦大學國際經營技術講習所企業(yè)管理研修組委會副主任 北京人文大學策劃系客座教授 上海師范大學人力資源開發(fā)與管理研究所商務策劃研究室主任 上海思庫教育科技有限公司(https://www.superschool.net)總裁 上海項聯投資咨詢有限公司(https://www.projectunion.net)董事長 八、聯系我們： 上海思庫教育科技有限公司 上海市浦東新區(qū)張楊路188號湯臣中心 電話：021-34121750 傳真：021-51684568 網址：https://www.superschool.net 郵箱：superschool@126.com 項目經理：趙老師 手機：18930139271