項(xiàng)目管理中文檔共享的重要性

首先，它是項(xiàng)目管理者了解開(kāi)發(fā)進(jìn)度、存在的問(wèn)題和預(yù)期目標(biāo)的管理依據(jù)；

其次，由于大多數(shù)開(kāi)發(fā)項(xiàng)目會(huì)被劃分成若干個(gè)任務(wù)，并由不同的組去完成，因此文檔管理則是不同小組任務(wù)之間聯(lián)系的重要憑證；

第三，項(xiàng)目組組員提供完整的文檔，可以保證項(xiàng)目開(kāi)發(fā)的質(zhì)量；

第四，項(xiàng)目文檔還可作為項(xiàng)目組成員、領(lǐng)導(dǎo)以及用戶決策項(xiàng)目進(jìn)展的參考資料；

最后，項(xiàng)目文檔作為重要的歷史檔案將成為新項(xiàng)目的開(kāi)發(fā)資源。

然而文檔管理在項(xiàng)目的開(kāi)發(fā)中通常不被重視，整個(gè)項(xiàng)目可能因此變得管理混亂，問(wèn)題產(chǎn)生后無(wú)據(jù)可查。即使項(xiàng)目開(kāi)發(fā)部門為了更好的掌握項(xiàng)目進(jìn)度、準(zhǔn)確掌握自身數(shù)據(jù)，不遺余力地建立數(shù)據(jù)倉(cāng)庫(kù)系統(tǒng)，也只起到了片面的作用。因?yàn)轫?xiàng)目的成功需要整個(gè)項(xiàng)目組組員“天衣無(wú)縫”的配合，如果組員之間、任務(wù)之間出現(xiàn)矛盾，無(wú)法協(xié)調(diào)，將會(huì)導(dǎo)致整個(gè)項(xiàng)目的失敗。

由于每個(gè)人的知識(shí)結(jié)構(gòu)和能力的區(qū)別，導(dǎo)致對(duì)于同一問(wèn)題的認(rèn)識(shí)很可能出現(xiàn)相應(yīng)的偏差。舉個(gè)簡(jiǎn)單的例子，在軟件設(shè)計(jì)中，B和C之間有接口。項(xiàng)目主管在給B和C分配任務(wù)時(shí)，就可能講到了這個(gè)接口，但是B和C由于理解上出現(xiàn)不一致，導(dǎo)致在調(diào)試過(guò)程中出現(xiàn)問(wèn)題。在這種時(shí)候，項(xiàng)目主管就需要具備良好的溝通能力，并能迅速判斷到底誰(shuí)的理解出了問(wèn)題，把B和C的理解提升到同一層次。然而，這種解決方法是非常難辦到的。

    在現(xiàn)實(shí)研發(fā)中，也會(huì)經(jīng)常出現(xiàn)接口問(wèn)題，在實(shí)際工程項(xiàng)目中，還會(huì)經(jīng)常出現(xiàn)客戶對(duì)項(xiàng)目需求的更改要求，估計(jì)這也是每個(gè)項(xiàng)目主管都非常頭疼的問(wèn)題。項(xiàng)目已經(jīng)進(jìn)行到了收尾階段，客戶發(fā)現(xiàn)現(xiàn)實(shí)需求已經(jīng)發(fā)生變化，需要項(xiàng)目組做大幅度的調(diào)整。項(xiàng)目主管要是不管不顧，這個(gè)項(xiàng)目可能就毫無(wú)意義；項(xiàng)目主管要是按照客戶需求來(lái)調(diào)整項(xiàng)目目標(biāo)，這個(gè)項(xiàng)目就可能拖期，超過(guò)預(yù)算。在這種時(shí)候，文檔資料共享就顯得極為重要了。

通過(guò)共享文檔，項(xiàng)目小組成員不僅會(huì)掌握自己負(fù)責(zé)的任務(wù)，熟悉自己所經(jīng)手的資料，同時(shí)還可共享其他組員的任務(wù)進(jìn)展，以及其他組員上傳的工作材料，使之配合默契，互相協(xié)調(diào)，還能快速得到自己所需的各類文檔。而項(xiàng)目經(jīng)理也可以很清晰地透過(guò)項(xiàng)目文檔軌跡的進(jìn)展脈絡(luò)，把握項(xiàng)目進(jìn)展情況，通過(guò)對(duì)階段性文檔的把握使整個(gè)項(xiàng)目質(zhì)量得到很好的掌控，杜絕了上面提到的“接口”問(wèn)題。如果可以添加外部客戶一同共享，客戶也會(huì)隨時(shí)了解項(xiàng)目的進(jìn)展，即使有個(gè)別的變更，項(xiàng)目組人員也會(huì)在第一時(shí)間調(diào)整戰(zhàn)略和工作方向，不會(huì)造成大的損失。

就目前業(yè)界軟件的開(kāi)發(fā)情況來(lái)看，可以共享電子文檔的共享軟件已經(jīng)陸續(xù)出爐，IBM公司的Lotus® Quickr、HFS（Http File Server）、DOC-search（道思奇）、TeamOffice、Microsoft Office SharePoint Server 2007等等。這類型的軟件可以將文檔以共享的方式來(lái)實(shí)現(xiàn)更高效、更輕松地與客戶、合作伙伴、供應(yīng)商團(tuán)隊(duì)或內(nèi)部部門之間進(jìn)行項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)協(xié)作。