目管理最佳實(shí)踐——控制22分鐘的會議時(shí)間

 “會議拉鋸戰(zhàn)”是每個(gè)人都頭痛的。如何高效的進(jìn)行會議，相信每個(gè)人都希望了解。那么或許這篇文章可能給大家有所啟發(fā)。這是一篇翻譯稿，摘錄過來分享給大家，希望有幫助。

沒有人因任何的因素喜歡開會。其實(shí)很多情況下，大部分的人都認(rèn)為一些的會議都是在浪費(fèi)時(shí)間。那么，如何剔除會議中那些浪費(fèi)時(shí)間的方面，留下精華部分？讓我們嘗試下將會議時(shí)間壓縮到 22 分鐘，Nicole 首先提出了這個(gè)想法，我個(gè)人認(rèn)為這是目前所能看到的最容易做到而且有效的辦法。

這里是他提及的一些方面：

請?jiān)徫铱赡軟]有完全清楚得闡述他的核心觀點(diǎn)，因?yàn)檫@些內(nèi)容我是從他的想法中部分摘記而來。其中每條詳細(xì)的觀點(diǎn)如下：

1、制定 22 分鐘時(shí)間的會議

誰規(guī)定所有的會議時(shí)間需要花半個(gè)小時(shí)甚至一個(gè)小時(shí)？這有何數(shù)據(jù)依據(jù)？當(dāng)然沒有。其實(shí)，這點(diǎn)時(shí)間留給人們?nèi)リU述、辯論自己的觀點(diǎn)顯然不足夠。因此反過來講，也不可能所有的會議在 22 分鐘之內(nèi)搞定。但你可以嘗試盡可能將會議時(shí)間控制得越來越短，而不是越來越長。

2、有個(gè)共同的議程

有個(gè)明確目標(biāo)的議程將會使會議錦上添花、有的放矢?？梢钥紤]在白板上寫出議程的內(nèi)容，同時(shí)加粗相應(yīng)的關(guān)鍵點(diǎn)，由此不斷提醒大家我們這個(gè)會議需要達(dá)到什么樣的目標(biāo)。

3、提前 3 天發(fā)送邀請和相關(guān)必讀內(nèi)容

雖然這可能是會議組織者的負(fù)擔(dān)，但這能為組員降低盡可能小的成本。千萬不要讓會議變成“大家盡可能得先了解文檔中的內(nèi)容，然后必須提交相應(yīng)的作業(yè)”等這種情況。

4、準(zhǔn)時(shí)開始

會議準(zhǔn)時(shí)開始的這種情況發(fā)生的幾率有多少？該死，實(shí)際情況是幾乎沒有。你可能會說，部分的情況可能是由于 Outlook 等程序可能沒有設(shè)置足夠的提醒時(shí)間的問題。當(dāng)然純粹依靠軟件是不靠譜的，甚至我建議你可以使用便簽等“土辦法”。同時(shí) 22 分鐘的時(shí)間對于個(gè)人而言，也可以當(dāng)作是做個(gè)緩沖休息時(shí)間。

5、站著開會

舒適的椅子會讓人“變懶”，而同時(shí)站著開會能提醒大家目標(biāo)是不是需要說明或者補(bǔ)充。

同時(shí)，你需要保持你的觀點(diǎn)，如有必要請保持沉默，將它留到會議外去單獨(dú)處理。

6、不要帶筆記本，但記得帶紙筆

如果你承諾會議會在 22 中之內(nèi)搞定，那么就沒有必要帶其他無關(guān)的物品。我甚至認(rèn)為帶上這些東西你將重復(fù)你中學(xué)時(shí)的覆轍 — 看起來你在開會，而其實(shí)你的心已經(jīng)飛往他處。紙和筆會讓你的頭腦清醒，也有利于分工：一個(gè)人討論問題，另外一個(gè)人記錄。

7、同時(shí)禁止帶手機(jī)

理由同上

8、注意！記錄所有的話題相關(guān)的反饋

如果是個(gè)會議，那必定有個(gè)人會擔(dān)當(dāng)組織者的角色，記錄所有應(yīng)該注意的點(diǎn)。同時(shí)，反饋中可能會有支線等情況發(fā)生，你應(yīng)該避免這些話題不會離會議本身的議題太遠(yuǎn)。

9、盡可能快的發(fā)送會議記錄

22 分鐘并不長，但你應(yīng)該盡可能快的發(fā)送相關(guān)的會議記錄，組織并計(jì)劃下個(gè)會議。