第一條 適用范圍
本制度適用于集團總部的檔案管理，不包括成員公司的檔案管理。成員公司各自負責(zé)本公司的檔案管理工作，由總部檔案管理員指導(dǎo)成員公司的檔案管理工作。
第二條 文件材料的收集管理
各部門制定的公文由各部門收集歸卷，凡本公司對外收發(fā)的公文一律由辦公室統(tǒng)一收集歸卷。一項工作由幾個部門參與辦理，在工作活動中形成的文件材料，由主辦部門收集歸卷。會議文件由會議主辦部門收集歸卷。
第三條 檔案歸檔范圍：
凡本公司形成的文書檔案、人事檔案、科技檔案、實物檔案、聲像檔案、會計檔案等各項活動中形成的具有保存利用價值的文件材料均應(yīng)歸檔。主要內(nèi)容：
（一） 文書檔案
1．黨群類：有關(guān)黨、工、團、婦聯(lián)的文件、會議紀要，創(chuàng)建精神文明以及各項活動中形成的各類資料、照片；
2．行政類：有關(guān)本公司的總體規(guī)劃、制度、廠務(wù)會議、活動、社會治安、消防、后勤、福利、人事管理等有關(guān)資料；
3．證券類：公司的決策、決議、會議、有關(guān)證券方面動態(tài)發(fā)展；中報、年報；有關(guān)報刊雜志等相關(guān)資料。
（二） 人事檔案
包括總部辦公人員檔案、子公司高層領(lǐng)導(dǎo)檔案、公司人力資源政策制度檔案、政府部門人力資源相關(guān)規(guī)定、績效評估記錄等過程文件、工資名冊以及人力資源管理過程中形成的其它文件。
（三） 實物檔案
有關(guān)本公司的各種榮譽證書、獎?wù)?、獎杯，反映雅戈爾發(fā)展，具有保存價值的實物都應(yīng)歸檔。
（四） 聲像檔案
凡是本公司在各項活動中形成的具有保存價值的，以照片、錄音、錄像帶、光盤為主要形式的資料都應(yīng)歸入聲像檔案。
（五） 科技檔案
1．產(chǎn)品方面：服裝設(shè)計、工藝、服裝圖樣、加工、原材料試驗等形成的資料。
2．科技技術(shù)研究方面：新產(chǎn)品開發(fā)、技術(shù)改造、成果報獎等項目研究和管理的全過程。
3．基本建設(shè)方面：范圍為總部項目部在工作中產(chǎn)生的，從工程項目建議、開發(fā)、落成一系列工程設(shè)計、施工、竣工驗收和工程創(chuàng)優(yōu)的全過程資料。
（六） 財務(wù)檔案
凡本公司在財務(wù)管理中各種會計憑證、財務(wù)帳簿、財務(wù)報表、文件等具有保存價值的材料。
（七） 其他方面材料
第四條 歸檔時間
（一） 產(chǎn)品試制、課題研究、基建工程或其他技術(shù)項目在完成任務(wù)后或告一段落時，將應(yīng)歸檔的文件材料組成保管單位，由各部門負責(zé)人審定后，立卷成冊，存入檔案室，目錄向檔案管理員移交。
（二） 各項管理工作中形成的文件，要求在第二年第二季度內(nèi)將應(yīng)歸檔的文件材料組成保管單位，由各職能部門負責(zé)人審定后，向檔案管理員移交。
（三） 會計檔案在本部門存放，向總部檔案管理員上交檔案目錄。
第五條 歸檔要求
（一） 歸檔的文件材料種數(shù)、份數(shù)以及每份文件的頁數(shù)均應(yīng)齊全完整。
（二） 在歸檔的文件材料中，應(yīng)將每份文件的正文與附件、印件與定稿、請示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件、多種文字形成的同一文件，分別立在一起，不得分開，文電應(yīng)合一立卷；絕密文電單獨立卷，少數(shù)普通文電如果與絕密文有密切聯(lián)系，也可隨同絕密文電立卷。
（三） 不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的請示與批復(fù)，放在復(fù)文年立卷；沒有復(fù)文的，放在請示年立卷；跨年度的規(guī)劃放在針對的第一年立卷；跨年度的總結(jié)放在針對的最后一年立卷；跨年度的會議文件放在會議開幕年，其它文件的立卷按照有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
（四） 卷內(nèi)文件材料應(yīng)區(qū)別不同情況進行排列，密不可分的文件材料應(yīng)依序排列在一起，即批復(fù)在前，請示在后；正文在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件材料依其形成規(guī)律或特點，應(yīng)保持文件之間的密切聯(lián)系并進行系統(tǒng)的排列。
（五） 卷內(nèi)文件材料應(yīng)按排列順序，依次編寫頁號。
（六） 永久、長期和短期案卷必須按規(guī)定的格式逐件填寫卷內(nèi)文件目錄。填寫的字亦要工整。卷內(nèi)目錄放在卷首。
（七） 有關(guān)卷內(nèi)文件材料的情況說明，都應(yīng)逐項填寫在備考表內(nèi)。若無情況可說明，也應(yīng)將立卷人、檢查人的姓名和時期填上以示負責(zé)。備考表應(yīng)置卷尾。
（八） 案卷封面，應(yīng)逐項按規(guī)定用毛筆或鋼筆書寫，字跡要工整、清晰。
（九） 案卷裝訂：裝訂前，卷內(nèi)文件材料要去掉金屬物，對破損的文件材料應(yīng)按裱糊技術(shù)要求托裱，字跡已擴散的應(yīng)復(fù)制并與原件一并立卷。
（十） 案卷各部分的排列格式：案卷封面(含卷內(nèi)文件目錄)一文件一封底(含備考表)，以案卷號排列次序裝入卷盒，置于檔案柜內(nèi)保存。
（十一） 歸檔的文件材料必須準確地反映企業(yè)生產(chǎn)、科研、基建和經(jīng)營管理等各項活動的真實內(nèi)容和歷史過程。
（十二） 企業(yè)新購重要設(shè)備儀器和引進項目的文件材料到貨時，有關(guān)專業(yè)部門應(yīng)會同檔案管理員檢查驗收文件材料并及時歸檔。
（十三） 企業(yè)工作人員因公外出參觀學(xué)習(xí)、考察和參加各種會議，收集獲得的文件材料要按照歸檔范圍的規(guī)定，及時向檔案管理員歸檔。
（十四） 企業(yè)各類文件材料歸檔一式一份，比較重要和利用頻繁的文件材料要適當(dāng)增加歸檔份數(shù)。
（十五） 照片檔案歸檔要求：照片、底片、說明三部分組成；錄像、磁盤要求附編號、內(nèi)容、攝制者時間。
第六條 檔案借閱制度
（一） 借閱檔案者應(yīng)先向檔案管理員說明借閱理由和要求，借閱只限本人工作范圍內(nèi)，查閱后必須在利用登記簿上認真登記，寫明借閱理由，如借閱要求不當(dāng)，檔案員有權(quán)拒絕借閱。
（二） 外單位查閱者一律憑單位公函、介紹信，經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準后方可查閱。凡抄錄復(fù)制檔案的單位和個人都必須嚴格履行審批手續(xù)，經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準方可復(fù)制抄錄。
（三） 檔案利用者，歸還檔案時，工作人員必須當(dāng)面查清、注銷，如有損壞和丟失應(yīng)及時追查，并報領(lǐng)導(dǎo)，追究處理。
（四） 借閱密級檔案，必須經(jīng)過主管領(lǐng)導(dǎo)和檔案管理員同意批示，方可借閱，手續(xù)不齊，檔案員有權(quán)拒絕借閱，借閱者應(yīng)嚴格遵守保密制度。
（五） 借閱者要精心保護好檔案，不得在檔案上隨意涂劃、折頁、作記號，如造成檔案資料損壞、遺失或失密者，應(yīng)寫出書面檢查，并視情節(jié)經(jīng)重追究處理。
第七條 檔案保密制度
（一） 檔案管理員對企業(yè)檔案的保密負有主要責(zé)任，檔案管理員必須有高度的責(zé)任感，反對麻痹思想，嚴防事故的發(fā)生。
（二） 不該說的機密絕對不說，不該知道的機密絕對不問，不該看的機密絕對不看，絕對不利用機密謀取私利。
（三） 各種機密檔案材料，要實行定期清查和按時歸檔，收退、銷毀。銷毀的文件資料均應(yīng)造冊登記，并經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準，不得把密級文件刊物、資料向廢品收購部門投售。
（四） 密級檔案必須按規(guī)定范圍閱讀，嚴禁外借、外帶。廠內(nèi)借閱要經(jīng)過主管領(lǐng)導(dǎo)和部門負責(zé)人同意批示，密級文件不準抄錄、復(fù)印、轉(zhuǎn)載。
（五） 檔案存放室屬機要重地，未經(jīng)批準，不得擅自進入。
（六） 經(jīng)發(fā)現(xiàn)泄密事件，應(yīng)按級負責(zé)，追究責(zé)任，對泄密者，要進行批評教育，嚴重者給予處分。
第八條 保密范圍
凡是形式上不能公開的，直接影響企業(yè)利益和內(nèi)部團結(jié)的文件、表冊、照片等檔案材料均屬保密范圍。具體內(nèi)容如下：
（一） 不作公開的廠務(wù)會議、黨委會議的記錄以及有關(guān)工作記事。
（二） 人事方面的關(guān)于個人檔案及有關(guān)資料。
（三） 來信、來訪反映有關(guān)情況記錄等。
（四） 上級規(guī)定的密級文件。
（五） 財務(wù)檔案中的機密事項。
（六） 重要的出口產(chǎn)品生產(chǎn)技術(shù)。
（七） 本企業(yè)創(chuàng)造發(fā)明的新工藝、新技術(shù)、新產(chǎn)品等。
（八） 其他應(yīng)該保密的科技技術(shù)檔案。
第九條 文書檔案管理制度
（一） 文書檔案形成
文書檔案的形成是本公司發(fā)展過程中逐步積累的資料，經(jīng)辦人員經(jīng)過收集、記錄，定期整理、歸類，保持文書檔案的完整性。
文書檔案書寫一律用鋼筆或毛筆，不得用非文書用筆或水，字跡要清楚，書寫要端正。
（二） 文書檔案的保管
立卷的文書檔案根據(jù)其使用價值分為永久、長期、短期三種保管形式。
文書檔案專柜應(yīng)統(tǒng)一集中保管，分類要清楚，取閱要方便。
文書檔案專柜，設(shè)在干燥通風(fēng)，不易漏水的地方，注意受潮變質(zhì)，防止蟲蛀。
（三） 不歸檔的文書材料
1．無查考價值的臨時事務(wù)文件。
2．無特殊保存價值的信封。
3．各部門之間互送的一般文字材料。
4．以參考為目的從各方面搜集來的文字材料。
5．參加會議帶回的不需要貫徹執(zhí)行和無查考價值的文字材料。
（四） 文書檔案的銷毀
1．已滿保管期限，確認失去繼續(xù)保存價值的。
2．上級文件有明文規(guī)定應(yīng)銷毀的。
3．應(yīng)銷毀的文書檔案，由檔案管理員填寫銷毀文件登記表，召集有關(guān)人員進行鑒定和核對，并經(jīng)批準后方可銷毀。
第十條 人事檔案管理制度
（一） 人事檔案由人力資源部在檔案管理員的指導(dǎo)下收集和立卷，并定期向檔案管理員提交檔案目錄。三年以上的人事檔案可移交檔案管理員保管。
（二） 人事檔案的保管參照文書檔案管理制度執(zhí)行。
（三） 人事檔案為秘密文件，一般不允許借閱。特殊情況，確實需要借閱的，需主管領(lǐng)導(dǎo)批準方可。
第十一條 會計檔案管理制度
（一） 立卷和歸檔
1．會計檔案的歸檔范圍是一個核算單位在會計核算中形成的會計憑證、會計帳簿、會計報表和其他會計核算專業(yè)材料，不包括與財會工作有關(guān)的政策、制度、預(yù)算、計劃、工作總結(jié)和報表、統(tǒng)計資料及往來文書等材料。
2．企業(yè)每年形成的會計核算材料，由財務(wù)部按照歸檔要求，負責(zé)建立案卷，連同移交清冊交檔案管理員保管。
3．對以下會計專業(yè)材料另行組卷
土地征用及重大固定資產(chǎn)的買賣單據(jù)。
債權(quán)債務(wù)單據(jù)。
交通肇事、工傷事故處理單據(jù)。
涉外（含港、澳、臺地區(qū)）的會計材料。
有必要延長保管期限的其他會計材料。
4．會計檔案分類方法
年度-----形式------保管期限
5．會計檔案立卷后，可暫由本部門保存一至三年，保存期滿前移交給檔案管理員。移交會計檔案時，要由財務(wù)部編造移交清單，檔案管理員根據(jù)移交清單，認真核對清楚后辦理移交手續(xù)，交接雙方和監(jiān)交人需在移交清單上簽名蓋章。
6．撤銷、關(guān)閉、停辦、合并單位的會計檔案，應(yīng)隨同本單位的其他檔案一并移交給有關(guān)企業(yè)或檔案管理員，并按規(guī)定辦理交接手續(xù)。
（二） 管理和利用
1．企業(yè)要建立和健全會計檔案的立卷、歸檔、保管、調(diào)閱和銷毀等各項制度。
3．檔案館梨園保管的會計檔案，應(yīng)保持原卷冊的封裝，不得隨意拆封，如確需要重新加工整理，需報分管領(lǐng)導(dǎo)批準，會同財務(wù)部門共同拆封整理，重新整理裝訂后，雙方應(yīng)加蓋印章。
4．會計檔案管理要做到安全，有專柜（箱）存放，不得隨意堆放，不得毀損、散失和泄密。
5．檔案管理員對會計檔案的保管與同其他檔案管理。制定管理制度，對違反制度的有權(quán)進行監(jiān)督糾正，情節(jié)嚴重的向領(lǐng)導(dǎo)提出處理意見。
6．積極開發(fā)會計檔案信息資源，為本企業(yè)經(jīng)濟效益提供利用。會計檔案原件原則上不得外借。向外單位提供利用時，要經(jīng)本企業(yè)分管領(lǐng)導(dǎo)批準。
（三） 鑒定和銷毀
1．會計檔案的保管期限分為永久、定期兩類，定期保管期分為3年、5年、10年、15年、25年5類。會計檔案的保管期，從會計年度終了后第一天算起。
2．會計檔案保管期期滿，需要銷毀時，由檔案管理員提出銷毀意見，會同財務(wù)部門派人監(jiān)銷。
3．企業(yè)銷毀會計檔案經(jīng)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)審批，報上級主管部門批準，同時派員監(jiān)銷，監(jiān)銷人在銷毀會計檔案前，認真進行清點核對，銷毀后在清單上簽名蓋章。
第十二條 科技檔案管理制度
（一） 科技檔案歸檔范圍和分類
1．設(shè)備檔案：包括機器、儀器、儀表、運輸工具等進入公司后，從開箱、驗收、安裝、調(diào)試、投入、使用、維護、修理、改進到申報為止的各個生產(chǎn)環(huán)節(jié)中 ，管理活動所形成的技術(shù)文件材料，其范圍主要有：
（1）在開箱驗收過程中產(chǎn)生的技術(shù)文件,如設(shè)備裝箱單、開箱驗收單、使用和安裝說明書、合格證、出廠精度檢驗單、隨機備件圖紙及其他隨機文件等。
（2）安裝試車、驗收過程中產(chǎn)生技術(shù)文件，如設(shè)備安裝工藝規(guī)程、安裝基本圖、電氣接線圖和驗收記錄、精密度檢查記錄、安裝驗收單等。
（3）在投入使用過程中產(chǎn)生的技術(shù)文件，如移交給車間的附件及隨機工具記錄等。
（4）在改進、改裝、報廢處理過程中產(chǎn)生的技術(shù)文件，如處理意見，紀要，申請報告，審批書，技術(shù)鑒定書。
2．基本建設(shè)檔案：項目部基建工作產(chǎn)生的檔案，包括項目合同、圖紙、項目管理記錄等。
3．產(chǎn)品技術(shù)檔案：產(chǎn)品的開發(fā)、設(shè)計、工藝、工裝圖樣和新產(chǎn)品的研究、開發(fā)、立項、總結(jié)鑒定，成果報獎，經(jīng)濟效益，管理的全過程。
（二） 科技檔案的管理
1．歸檔的科技檔案要求完整、正確、系統(tǒng)、與實際情況相符。
2．歸檔的資料必須層次分明、組卷合理、排列有序、編好目錄、標(biāo)題確切、清楚醒目。
3．檔案室必須清潔通風(fēng)，并且注意防火、防潮、防蛀等。
4．定期檢查保管情況，發(fā)現(xiàn)破損、變質(zhì)要及時補救。
5．經(jīng)過鑒定確認失去保管價值的科技檔案，造出銷毀清冊，經(jīng)主管技術(shù)領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)負責(zé)人批準，并在原登記簿上共同鑒字后注銷。
（三） 科技檔案的借閱
1．科技檔案原則上不外借，供內(nèi)部查閱，不準涂改撕損。
2．職工調(diào)往外單位和調(diào)離本部門，在調(diào)離前，必須把科技資料數(shù)據(jù)辦理歸還或移交手續(xù)，不得擅自帶走。
3．外單位索取或查閱技術(shù)檔案，須憑有關(guān)單位介紹信，經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同意批示后，方可查閱。
第十三條 檔案保管制度
（一） 檔案保管
1. 接收檔案必須認真驗收，并辦理交接手續(xù)。
2. 存放檔案必須有專用柜、架，存放方法要科學(xué)和便于查找。
3. 底圖除修改、送曬外，不得外借。修改后底圖入庫，要認真檢查其修改、補充等情況，底圖存放以平放為宜。
4. 存放照片、磁帶要用特制的密封盒，膠片頁夾和影集按編號順序存放。
5. 要定期進行庫存檔案的清理核對，做到賬、物相等，對破損或載體變質(zhì)的檔案，要進行修補和復(fù)制，庫存檔案因移交、作廢、遺失等注銷賬卡時，要查明原因，保存依據(jù)。
（二） 檔案庫房的一般要求
1．保持檔案庫房良好的衛(wèi)生環(huán)境，檔案柜、箱、木櫥排列整齊有序。
2．落實防盜、防火、防光、防潮、防塵、防有害物質(zhì)，防污染等安全措施，發(fā)現(xiàn)隱患，立即整改。
3. 保管、保養(yǎng)好庫房內(nèi)的工具、設(shè)備，定期進行保養(yǎng)。
4. 庫房系機要部位，除檔案員及主管領(lǐng)導(dǎo)外，其他人員未經(jīng)允許，不得進入庫房。
特別說明：
⑴摘自實戰(zhàn)紅色管理創(chuàng)始人孫軍正老師培訓(xùn)課堂經(jīng)典案例。孫老師根據(jù)多年的管理及培訓(xùn)經(jīng)驗，將紅色精神與西方管理巧妙結(jié)合，將理論性、實踐性與趣味性相結(jié)合，講解深入淺出，演繹通俗易懂。
⑵邀請孫軍正老師授課或代理孫老師課程者可直接聯(lián)系他的助理（登陸：“中華講師網(wǎng)”，打開“聯(lián)系方式”即可）