第一章  總則

第一條  目的：為規(guī)范員工檔案管理，提高公司人事管理的工作效率，使人事管理逐步程序化、規(guī)范化、科學(xué)化,特制定本制度。

第二條  適用范圍：公司所有在冊(cè)員工。

第二章 員工檔案內(nèi)容

第三條  員工入職資料：

1、入職審批表、職位申請(qǐng)表、員工檔案表（紙質(zhì)、電子檔各一份）、彩色一寸免冠近照1張；

2、新員工培訓(xùn)考試試卷；

3、學(xué)歷證、學(xué)位證復(fù)印件各1份；

4、身份證或戶口簿復(fù)印件2份；專業(yè)技術(shù)職稱資格證復(fù)印件；

5、具有工作經(jīng)驗(yàn)的新員工需提供與原工作單位解除勞動(dòng)關(guān)系的證明材料等，或者由總經(jīng)理工作部向?qū)Ψ絾挝贿M(jìn)行背景調(diào)查并形成報(bào)告；

6、近期身體檢查報(bào)告；

7、擔(dān)保書（部分崗位）；

第四條  員工異動(dòng)資料

1、勞動(dòng)合同；

2、初聘人產(chǎn)員試用期目標(biāo)設(shè)定表，配套試用期小結(jié)及轉(zhuǎn)正申請(qǐng)；

3、保密協(xié)議（部分崗位）；

4、任職通知書（部分崗位）；

5、員工異動(dòng)表；

6、辭職報(bào)告，工作交接清單；

第五條  培訓(xùn)系列檔案；

第六條  其它需要存檔的資料；

第三章 檔案保管

第七條  公司員工內(nèi)部檔案應(yīng)全面、及時(shí)地收集到人事負(fù)責(zé)人統(tǒng)一保管；人事負(fù)責(zé)人根據(jù)入職部門和年份順延檔案編號(hào)，并于人員信息表對(duì)應(yīng)存檔，保障信息的及時(shí)更新，匯總和異動(dòng)的跟蹤工作順利進(jìn)行。

第八條  每月5日前（駐外機(jī)構(gòu)順延三個(gè)工作日）各中心將上月新入職的檔案資料、上月員工檔案異動(dòng)資料及明細(xì)清單交人事管理負(fù)責(zé)人。

第九條  人事負(fù)責(zé)人對(duì)收集的歸檔資料分單位、部門進(jìn)行匯編、裝訂，并做好日常檔案清潔、防蛀、防潮及防火等工作。

第十條  每月清理離職員工檔案，對(duì)離職期限達(dá)三年的員工檔案由人事負(fù)責(zé)人核準(zhǔn)后可進(jìn)行銷毀，銷毀時(shí)應(yīng)有兩人以上負(fù)責(zé)監(jiān)銷，并在處理清單上簽字；對(duì)于應(yīng)聘簡(jiǎn)歷每半年進(jìn)行一次銷毀。

第十一條  經(jīng)理級(jí)以上員工因工作需要按要求可辦理員工個(gè)人檔案借閱手續(xù)（僅限于分管范圍內(nèi)的員工），原則上其他人員無(wú)權(quán)借閱員工檔案，檔案借出時(shí)間最長(zhǎng)不得超過3個(gè)工作日，檔案借閱者對(duì)檔案負(fù)有保密及保管責(zé)任。

第十二條  對(duì)于員工個(gè)人歷史檔案的保存，公司統(tǒng)一于武漢市東湖開發(fā)區(qū)光谷人才服務(wù)中心存放托管，員工在職期間，檔案存放費(fèi)用由公司統(tǒng)一支付，員工離職之日起，東湖開發(fā)區(qū)勞動(dòng)人事局檔案室會(huì)將其檔案轉(zhuǎn)為流動(dòng)檔案，需個(gè)人進(jìn)行處理和繳費(fèi)。

第四章 附則

第十三條  該制度由總經(jīng)理工作部負(fù)責(zé)解釋，

第十四條  自公布之日起施行。