第二節(jié)    工廠行政管理

1、行政/總部部的工作職能是什么？

（1）  防火防盜與突發(fā)事件的處理。

（2）  廠區(qū)生產/辦公及宿舍環(huán)境衛(wèi)生的清潔與維護。

（3）  宿舍分配、門衛(wèi)管理、水電管理。

（4）  廠區(qū)宿舍會客、車輛進出貨的管理，公務用車的管理。

（5）  全廠的伙食供應與管理。

（6）  消防設施的管理與安全檢查。

（7）  配電系統(tǒng)的建立與安全檢查、維護。

（8）  廠區(qū)、宿舍財產及員工安全的保障與維護。

（9）  休閑、康樂設施的管理，固定資產的管理。

（10）  清潔用品、辦公用品、電器配件的采購。

2、行政主管的工作責任有哪些？

（1）  定期組織收集、分析、綜合全廠生產、行政各方面的情況，主動做好調查總結，及時匯報。

（2）  組織做好來客接待和車輛的管理工作。

（3）  負責組織工作會議，安排做好會務工作，負責直協(xié)調安排涉及多部門領導參加的各種會議。

（4）  對當?shù)弥a/行政工作出現(xiàn)異常情況時未能及時向最高管理層反映，以致造成重大損失的事故負責；對本部門所屬崗位發(fā)生設備、人身、交通、火災事故負責。

（5）  對廠部行文發(fā)生差錯，收集與整理的資料失實造成嚴重后果負責。

（6）  對機密文件和文書檔案管理不嚴，發(fā)生泄密或丟失、損壞負責，對印鑒、介紹信管理不嚴，使用不當造成不良后果負責。

3、辦公室的整理、整頓、清掃和清潔和重點是什么？

辦公室“5S”活動的主要事項：文字資料、辦公用具、環(huán)境整潔、員工儀容等。

（1）  文字資料的管理、整頓的分類包括受控文件和資料、公用文字資料、個人文字資料。整理、整頓原則：

①  公用文件資料置于公共場所，專人管理。

②  個人文字資料個人管理。

③  所有文字資料都應有標識；

④  所有文字資料都要按取用方便的原則，按使用頻率、重要性等分類存放于固定的位置；

⑤  規(guī)定文字資料的舍棄規(guī)則，及時銷毀無用文字資料；

⑥  提倡及時處置，養(yǎng)成不堆積文件睥良好習慣。

⑦  不允許私藏文件，養(yǎng)成有借有還的良好習慣；

⑧  私人文字資料最好不放置在辦公室。

⑨  定期整理、整頓、檢查。

（2）  辦公用具的整理、整頓分類包括公用物品、個人使用物品，管理原則如下：

①  公用物品放置在方便使用的位置并規(guī)定使用規(guī)則（如用后放回原處等）；

②  個人物品與工作無關的應離開辦公場所，與工作有關的應按使用頻率、重要性分類并放置在固定的位置；

③  規(guī)定存棄標準，及時舍棄不用的物品或極少使用的物品；

④  倡導“單一”原則，有用的物品在身邊應只有一套（件）；

⑤  經(jīng)常性地檢查。

（3）  環(huán)境清潔、清掃要點：

①  在整理、整頓的基礎上保持經(jīng)常性的清掃和清潔。

②  規(guī)定責任區(qū)域，規(guī)定清掃、清潔要求和標準。

③  實施經(jīng)常性清掃、清潔活動。

④  經(jīng)常性的檢查和糾正。

4、怎樣檢查員工健康？

（1）  員工身體檢查一般每年舉辦一次。

（2）  一般檢查由行政部負責與醫(yī)院聯(lián)系時間，分別至該醫(yī)院接受檢查或者由行政部接洽醫(yī)生至廠內檢查。

（3）  經(jīng)檢查結果有疾病者，應早期治療，如有嚴重病況時，由公司令其停止繼續(xù)工作，往勞保指定醫(yī)院治療。

（4）  行政部每逢年終應將疾病名稱、人數(shù)及治療情形等統(tǒng)計，以便下一步作有效改善措施的參考。

5、員工公傷費用哪一些可以發(fā)放？

備注：每一家工廠的情況不同，此處選出某一家工廠的規(guī)定供參考，凡是與勞動法規(guī)抵觸者，一律以法律法規(guī)為準，本節(jié)內其他凡涉及到法規(guī)的地方均應照此辦理。

（1）   一般應首先送往勞動局指定醫(yī)院，因情況危急先行送往就近醫(yī)院治療者，其所付費用可以發(fā)放。

（2）   急救所做的緊急處理，如輸血或特效針藥等費用可以發(fā)放。

（3）   主治醫(yī)生主為必需的針藥，而勞保不能付給者可以發(fā)放。

（4）   臨時及試用人員視實際情況酌情予以補助。

（5）   公傷補助費的發(fā)放應附醫(yī)院證明及收據(jù)，由行政部門辦理。

（6）   員工如果因公致殘，具體補助視情形由雙方協(xié)定，可由勞動部門予以仲裁，也可以由人民法院裁決。

6、員工飯卡如何管理？

（1）   飯卡由行政/總務部門統(tǒng)一設計制作，每月月底統(tǒng)一發(fā)放下月飯卡。

（2）   使用飯卡必須與本人廠牌同時使用方為有效，一律不得借與他人使用，違者罰款。

（3）   員工請假時，應將請假單與飯卡一并上交，銷假時再取回。

7、員工宿舍怎樣管理？

（1）   員工申請宿舍，應填寫宿舍分配申請單，交由主管核準后送總務部科登記并聽候分配。

（2）   員工接到宿舍分配通知后，應于限期內遷入居住，逾期以棄權論。

（3）   愛護安全設備和各種家具。

（4）   節(jié)約使用水電，宿舍的清潔工作應由室內居住人自行輪流打掃并經(jīng)常保持房間的清潔與整齊。

（5）   宿舍內不得有釀酒、賭博或有傷風化等不下當行為。

（6）   宿舍內不得存放違禁及易燃物品。

（7）   宿舍內一律禁止做飯，并不得私自使用電爐、灑精爐等，以保證安全。

（8）   宿舍內不準喧嘩、造成噪聲等擾亂他人的行為。

（9）   行政/總務經(jīng)常派員視察宿舍，住宿者須聽從有關安全公益等的指導。

（10）  住宿人的私有財物如有遺失，應立即報告室長及行政/總務部門。

（11）  員工下班后除餐廳、康樂室、網(wǎng)球場外，不得任意到工廠或辦公大樓游蕩。

（12）  員工離職時，應于離職時隨即遷出宿舍，以免發(fā)生其它事情。

8．怎樣管理保安/門衛(wèi)的訓練？

（1）   由保安隊長、消防單位講解、觀看錄像，由培訓組進行考核?？己藘热莅ǎ?/p>

①  幫區(qū)崗位分布及巡邏路線的熟悉程度。

②  接待來賓的姿態(tài)及語言。

③  突發(fā)事件的模擬處理（火災、盜竊、斗毆等）。

④  防盜報警器及消防器材分布及操作使用。

（2）   由保安隊長/教練講解體能訓練，并進行實地訓練，包括：

①  隊列、操練。

②  空手拳術、散打

③  耐力及靈敏性的其他體能運動。

9、如何處理突發(fā)事件？

（1）   當白天發(fā)生火警事故時：

①  白天發(fā)生時，迅速通知值班保安，并迅速用滅火器將其熄滅，同時打火警電話：119

②  用廣播呼叫消防委員會成員集結，按平時演練的方法開展滅火行動。

③  指導員工向安全地區(qū)有組織地疏散。

④  協(xié)助消防隊進行滅火工作，火勢熄滅后應清查人員及物品損害情形。并保持完整現(xiàn)場，以供警方或保險公司處理。

（2）   當發(fā)生打架斗毆事件時：

①  迅速通知值班保安進行制止，將肇事雙方帶到其他地方處理，并疏散圍觀起哄人員。

②  保安處理事件時，立場要公正，以理服人，千萬不可偏袒或加入其中一方。

③  若外來人員來廠滋事，認清對方面貌特征、人數(shù)、車牌號，了解其有無攜帶兇器，詢問滋事原因等，同時關閉大門及所有出入口，并通知所有保安人員集結，以防萬一。

④  保安無法制止時，應立即撥打110報警。

（3）   當員工急病或發(fā)生工傷時；

①  立即通知行政部安排司機，或立即到街上叫車。

②  同時聯(lián)絡當班管理人員，請其籌款安排專人陪同前去醫(yī)院治療。

10、行政/總務怎樣管理車輛？

（1）   因公用車須于事前向行政部按照重要性順序申請調派。

（2）   使用人在駕駛車輛前應對車輛做基本檢查（如水箱、油量、機油、剎車、電瓶液、輪胎、外觀等），如發(fā)現(xiàn)故障、配件失竊或損壞等現(xiàn)象，應立即報告，否則最后使用人要對由此引發(fā)的后果負責。

（3）   使用人必須具有駕照，駕駛我須嚴守交通規(guī)則，任意放置車輛導致違犯交通規(guī)則，損毀、失竊，由駕駛人賠償損失，并予以處分。

（4）   車輛應停放于指定位置，停車場或適當位置，駕駛人不得擅將公務車開回家或私用，經(jīng)公司特許或返回時已逾晚上九時者例外。私用時若發(fā)生事故、損毀、失竅等，在扣除保險理賠后全部由私人負擔。

（5）   每車應設置“車輛行駛記錄表”，使用前應該核對車輛里程表與記錄表上的記載是否相符，使用后應記載行駛里程、時間、地點、用途等，管理部每月抽查一次。

（6）   車輛使用人應愛護車輛，保證機械、外觀良好，使用后應將車輛清洗干凈，車輛保養(yǎng)時按照發(fā)下程序作業(yè)：

①  如由于駕駛人使用不當或疏于保養(yǎng)，而致車輛損壞或機械故障，所需的維修費，應視情況由駕駛員承擔部分費用。

②  車輛維修、清洗、打蠟等應先填“車輛維修申請單”，注明行駛里程，核準后方得送修。

③  車輛應到行政部指定處保養(yǎng)或者到特約維修廠維修，否則維修費一律不準報銷。凡可自行修理者，均可以報銷購買材料零件費用。

④  車輛于行駛途中發(fā)生故障或其他耗損急需修復或更換零件時，可視實際需要進行修理，當修理費超過2000元時，應與行政部聯(lián)系請求批示。

（7）   當發(fā)生違規(guī)/事故時：

①  在無照駕駛或未經(jīng)許可將車借予他人使用，如果違反交通規(guī)則或發(fā)生事故，由原規(guī)定駕駛人負擔，并予以記過或免職處分。

②  各種車輛如在公務途中遇不可抗拒之車禍發(fā)生，應行急救傷員，向附近交通警察報案，并立即與行政部主管聯(lián)絡；如屬小事故，可自行處理后向行政部報告。

③  發(fā)生交通事故后，如需向受害當事人賠償損失的，經(jīng)扣除保險金額扣，其差額酌情由駕駛人負擔一部分。

④  意外事故造成車輛損壞，在扣除保險金額后再視實際情況由駕駛人與公司共同負擔。凡是違反交通規(guī)則而造成的罰款由駕駛人負擔。

11、車輛管理檢點表

車號                                                            年  月  日

12．公務車使用紀錄表

13．辦公文具用品如何管理？

（1）   文具印刷用品之申請、收發(fā)、保管、記帳由行政/總務專人負責管理。

（2）   管理員應按文具用品的品種、規(guī)格為單位，并依收發(fā)憑證登入“文具用品進出登記卡”。

（3）   各部門領用印刷品時，應填寫“文具用品領用單”，經(jīng)主管批準后領用。

（4）   各單位除特殊物品外，共用的信封、信紙、內部聯(lián)絡單等均由總務保管。

14．怎樣保證計算機系統(tǒng)的安全？

（1）   病毒防護的要求

①  對于聯(lián)網(wǎng)的計算機，任何人在未經(jīng)批準的情況下，不得向計算機網(wǎng)絡拷入軟件或文檔；對于尚未聯(lián)網(wǎng)的計算機，其軟件的安裝由電腦室負責。

②  任何微機需安裝軟件時，由相關專業(yè)負責人提出書面報告，經(jīng)理同意后，由電腦室負責安裝；所有微機不得安裝游戲軟件。

③  裝有軟驅的微機一律不得入網(wǎng)，軟盤在使用前，必須確保無病毒。

④  數(shù)據(jù)的備份由相關專業(yè)負責人管理。備份用的軟盤由專業(yè)負責人提供。

⑤  使用人在離開前應退出系統(tǒng)并開機，未經(jīng)保管人同意。不得使用他人的電腦。

（2）   管理措施

①  要求各專業(yè)負責人采取必要措施，確保所用的微機始終處于整潔和良好的狀態(tài)。

②  除電腦室負責硬件維護的人員外，任何人不得隨意拆卸所使用的微機或相關的電腦設備。

③  對于關鍵的電腦設備應配備必要的斷電保護；電源硬件維護人員在拆卸微機時，必須采取必要的防靜電措施。

④  由電腦室起草防病毒作業(yè)計劃（含檢測周期、時間、方式、工具及責任人），報電腦經(jīng)理批準后實施。

⑤  由各專業(yè)負責人和電腦室的專人，根據(jù)上述作業(yè)計劃按時（每周最少一次）進行檢測工作，并填寫檢測記錄。

15、防火制度主要應該包含哪些方面？

（1）   以“預防為主，防消結合”為原則 ，防火安全領導小組應經(jīng)常對全體干部、職工進行防火安全教育，并組織業(yè)務消防隊進行消防訓練；完善逐級檢查制度以保證及時發(fā)現(xiàn)和消除火險隱患。

（2）   各生產班組、要害部位的兼職防火安全員及主管，應在每日下班和交接班前，對本工作部位進行一次防火安全檢查；本公司防火安全領導小組半年時行一次大檢查，每季度進行抽查。

（3）   對從事或雇請電工、焊工等特殊工種的人員，要按規(guī)定時行防火安全技術考核，取得合格證方可操作；應給各關鍵部位、生活區(qū)配置消防器材，不得借故移作他用。

（4）   倉庫的庫存物資和器材，凡是涉及到易燃、易爆品，都要嚴格按章管理。

（5）   任何人發(fā)現(xiàn)火險，都要及時、準確地向保衛(wèi)部門或消防機關報警，并積極投放參加撲救，保衛(wèi)部門按到火災報警后，應及時組織力量配合消防機關進行撲救；

（6）   全體職員在宿舍一律不得使用電爐等電器；外來施工單位在作業(yè)中需用明火的，要按規(guī)定填寫《臨時動火作業(yè)申請表》，嚴格辦理申批手續(xù)，待批準后發(fā)給《臨時動火許可證》方可進行動火作業(yè)，下班前嚴格執(zhí)行檢查制度，確認安全后方可離開。