很多企業(yè)不愿意做規(guī)劃，未必是高層領(lǐng)導(dǎo)團隊意識不到規(guī)劃的重要性，而是因為不知道如何做規(guī)劃，擔(dān)心做了也達不到效果。

    人力資源部需要對高層管理團隊提供專業(yè)支持，最快捷的方式是：安排高管團隊參加團隊決策培訓(xùn)，或邀請外部專家擔(dān)任規(guī)劃會議主持人，手把手地帶著高層領(lǐng)導(dǎo)們走一遍規(guī)劃流程，邊做邊學(xué)。當(dāng)然，借助外腦需要企業(yè)支付較高的成本，如果人力資源總監(jiān)具備足夠的組織能力，也可以親自推進績效管理委員會的運行。在此，以年度績效計劃會議為例，介紹團隊決策會議的操作方法：

    1）會前準(zhǔn)備

    確定參會人員：

    達成有效的團隊決策，需要控制參會人員。

    一是參會人員的層級必須相同。年度績效計劃是公司層面的決策，就必須由公司高層管理者參與，一般不需要中層經(jīng)理出席。如果會議中的某項議題，需要某位中層經(jīng)理參與決策，可邀請這位經(jīng)理只參加這一時段的會議。

    二是參會人數(shù)不宜太少或太多，最佳范圍是5~7人。參與的人數(shù)少了，不能充分地集思廣益，決策質(zhì)量就會降低；而參與的人數(shù)多了，不但也會降低決策質(zhì)量，關(guān)鍵是還會耗費時間，使會議變成體力和意志力的較量。如果確有必要，人數(shù)絕對不能超過9人。

    如果績效管理委員會成員超過9人，可將其分為“必需出席”和“選擇列席”兩類。如：上文中集團的績效管理委員會成員中，審計部總監(jiān)的主要職責(zé)是監(jiān)督績效計劃和全面預(yù)算的執(zhí)行，在計劃制定的會議中就可選擇列席，不必參與決策。

    選擇主持人：

    為保證團隊決策的程序公正，會議主持人必須保持中立、不能參與決策，這就決定了，人力資源總監(jiān)不能親自擔(dān)任主持人。建議：由績效經(jīng)理擔(dān)任主持人；這樣的安排有兩個優(yōu)點：一是，績效經(jīng)理是績效計劃的執(zhí)行推進者，擔(dān)任主持人，可以深入了解計劃的制定過程，為準(zhǔn)確執(zhí)行打好基礎(chǔ)；二是，有效的團隊決策需要嚴(yán)格遵守議事規(guī)則，這就要求主持人及時制止跑題、人身攻擊等行為，通常來說，績效經(jīng)理的職位比委員們低至少兩級，由較低職位的員工執(zhí)行規(guī)則，反而不會傷及委員們的面子，有利于會議的推進。

    主持人需要兼具“原則性”與“親和力”。一方面，不會被委員們雄辯的言辭或激動的情緒所影響，時刻緊盯議程與議事規(guī)則，堅定地推進、執(zhí)行；同時，能夠得體地制止違規(guī)行為，不會因態(tài)度過于強硬而引發(fā)沖突。（主持人的引導(dǎo)技巧將在隨后的篇幅中展開）

    您可能會問：職位較低的員工通常不夠了解公司業(yè)務(wù)，擔(dān)任主持人，不會影響會議質(zhì)量嗎？答案是：不會，因為主持人不需要參與決策；更重要的是：是否了解公司業(yè)務(wù)，沒有客觀的評價標(biāo)準(zhǔn)，不同部門、層級的人，對業(yè)務(wù)會有不同的認(rèn)知，而團隊決策正是統(tǒng)一認(rèn)識的過程。從這個角度來說，主持人不了解公司業(yè)務(wù)，更易于保持客觀中立的態(tài)度。

    安排會前任務(wù)：

    會前任務(wù)，也就是委員們的“家庭作業(yè)”，包括“讀”、“寫”兩部分。

    讀：上年度工作總結(jié)，包括公司層和各業(yè)務(wù)模塊/部門的總結(jié)；上年度預(yù)算、決算、審計報告；高層、中層經(jīng)理述職報告；必須了解的行業(yè)、客戶信息等。以上材料，應(yīng)盡可能地提供給委員們，要求在會前認(rèn)真閱讀，以確保大家在同一個認(rèn)知高度上思考問題。

    寫：委員們需要結(jié)合自己的職責(zé)范圍，按照戰(zhàn)略規(guī)劃的思考框架（如上文提到的惠普戰(zhàn)略規(guī)劃十步法）整理相關(guān)資料并回答問題。這樣就避免出現(xiàn)到了會上才開始思考的局面，大家在會前已經(jīng)完成了各自的規(guī)定動作。對問題的思考必須形成書面的《參會報告》，一是因為：寫的過程可以深化思考，使會議上的討論更理性；二是因為：委員們需要基于充分的信息共享做出決策，文字材料可以在討論的過程中隨時查閱，而單純的口頭交流會遺漏信息，導(dǎo)致決策質(zhì)量降低。

    主持人需要對《參會報告》的內(nèi)容提出要求，基于兩個目標(biāo)：

    ——讓委員們“敢說”。參會人員來自不同部門，有著不同的背景和資歷，在會前必須明確：在討論階段，不存在“總裁”、“博士”等職位和專業(yè)的壓力，任何人的建議都會被平等地對待。

    ——讓委員們“負責(zé)任地說”。這要求《參會報告》中要避免假大空的語言，應(yīng)該“以問題為導(dǎo)向、以事實為基礎(chǔ)、以行動為建議”。比如：“提升品牌影響力”就是典型的假大空語言，必須表明：為了解決哪些問題，基于哪些事實，應(yīng)該采取哪些行動。

    主持人的會議計劃：

    時間安排：年度績效計劃會議，通常需要5天左右的時間，理想情況是在遠離辦公地點舉行封閉式會議，如果做不到，也需要在盡可能短的期限內(nèi)（如一個月內(nèi)）間隔安排出5天獨立的時間。這需要在會前與委員們充分溝通，以提前安排好各自的工作，預(yù)留時間。

    議程安排：首先由委員們輪流發(fā)言，發(fā)言采取“半脫稿”的方式，以《參會報告》為基礎(chǔ)，詳細闡釋報告中的重點內(nèi)容，并接受其他委員的提問；然后按照思考框架，逐條討論。以下是某集團公司的年度績效計劃會議議程：