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項(xiàng)目管理實(shí)戰(zhàn)培訓(xùn)師
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王萬(wàn)勇:項(xiàng)目管理——項(xiàng)目變更管理技巧
2016-01-20 3659
不存在沒(méi)有變更的項(xiàng)目,這句話(huà)讀起來(lái)有點(diǎn)別扭,但說(shuō)明一個(gè)問(wèn)題,只要是項(xiàng)目,都會(huì)有變更。有了變更,就要對(duì)變更進(jìn)行管理和控制。那么,變更是有什么原因引起?會(huì)對(duì)項(xiàng)目產(chǎn)生哪些后果?如何協(xié)調(diào)、解決這些變更?變更管理和控制應(yīng)該遵循什么流程?管理和控制變更有些什么技巧?……
變更一般包括需求范圍變更、時(shí)間進(jìn)度變更、成本費(fèi)用變更、人力資源變更、項(xiàng)目質(zhì)量變更、設(shè)備變更、材料變更、外包變更、技術(shù)方案變更等。
一、變更管理計(jì)劃
“不以規(guī)矩,不成方圓”。不是所有的變更都不利自己,也不是所有的變更都有利自己。不論產(chǎn)生什么內(nèi)容、性質(zhì)的變更,都應(yīng)該嚴(yán)格按照變更管理規(guī)定應(yīng)對(duì)、處理變更。
項(xiàng)目啟動(dòng)后,在規(guī)劃階段,就必須擬定詳細(xì)的變更管理計(jì)劃。編制變更管理計(jì)劃,旨在規(guī)范變更流程,科學(xué)管理變更,及時(shí)監(jiān)控變更狀態(tài)和發(fā)展。
變更管理計(jì)劃內(nèi)容包括:項(xiàng)目基本信息,版本信息,變更內(nèi)容定義,變更管理,變更控制委員會(huì)成員,變更審批規(guī)定,變更控制過(guò)程。
    此處變更管理計(jì)劃案例,參見(jiàn)《項(xiàng)目經(jīng)理溝通管里技巧與實(shí)務(wù)》,中國(guó)電力出版社出版。
二、變更流程
發(fā)生變更,在所難免。有了變更,不能緊張,不能亂了手腳,應(yīng)該按部就班,一步一步協(xié)調(diào)處理變更。一般變更過(guò)程包括:
①收集、記錄變更信息,包括相關(guān)信息。②分析變更的必要性和合理性,確定是否采取變更。變更申請(qǐng)單位或部門(mén)對(duì)變更內(nèi)容進(jìn)行科學(xué)的、準(zhǔn)確的評(píng)估分析后,形成書(shū)面的變更申請(qǐng)。③提出變更申請(qǐng),提交變更控制委員會(huì)審批。變更申請(qǐng)遞交變更控制委員會(huì)(Change Control Board,CCB),變更控制委員會(huì)對(duì)變更內(nèi)容(變更來(lái)源、變更方案、變更理由、變更影響、變更的代價(jià)、變更實(shí)施方案等)進(jìn)一步分析、研究,對(duì)變更給出意見(jiàn)和建議:如果變更申請(qǐng)資料存在問(wèn)題,要求申請(qǐng)單位繼續(xù)補(bǔ)充、完善資料;如果變更理由充分,變更實(shí)施方案可行,變更就會(huì)被批準(zhǔn);如果沒(méi)有必要采取變更,變更申請(qǐng)會(huì)被否決;如果變更的意義很小,變更也會(huì)被否決。④更新變更記錄表信息(包括狀態(tài))。⑤實(shí)施變更。變更一旦被批準(zhǔn),應(yīng)該即刻落實(shí)變更,并跟蹤后期變更的實(shí)施情況;變更一旦被否決,以后不再受理、討論,而且類(lèi)似的變更也將不予受理。⑥跟蹤變更。變更審批流程詳見(jiàn)《項(xiàng)目經(jīng)理溝通管里技巧與實(shí)務(wù)》。
所以,在提出變更申請(qǐng)前,一定要收集所有與變更有關(guān)的信息,并認(rèn)真分析研究變更緣由及后果,同時(shí)擬定詳細(xì)的變更實(shí)施方案。
在項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中,可能會(huì)間斷地出現(xiàn)范圍、進(jìn)度、成本、質(zhì)量、采購(gòu)、新風(fēng)險(xiǎn)等其中的幾項(xiàng)變更,但是很少只出現(xiàn)一項(xiàng)變更,因?yàn)轫?xiàng)目中的許多因數(shù)互相影響,互相制約。當(dāng)范圍變更時(shí),成本、進(jìn)度、風(fēng)險(xiǎn)都會(huì)隨之而變動(dòng);當(dāng)進(jìn)度變更的時(shí)候,雖然范圍沒(méi)有變化,但是人員、成本、風(fēng)險(xiǎn)等也會(huì)隨之變動(dòng);當(dāng)質(zhì)量變更時(shí),直接帶來(lái)進(jìn)度、人事、成本的變動(dòng);當(dāng)采購(gòu)發(fā)生變更時(shí),成本和風(fēng)險(xiǎn)就會(huì)隨之變化,甚至進(jìn)度、人事、質(zhì)量都會(huì)受到影響等。
某醫(yī)藥集團(tuán)信息系統(tǒng),正按部就班進(jìn)行著。國(guó)家出臺(tái)政策,要求所有藥品經(jīng)營(yíng)企業(yè)必須在2年內(nèi)完成GSP認(rèn)證,否則取消藥品經(jīng)營(yíng)資格。也就是說(shuō),醫(yī)藥集團(tuán)信息系統(tǒng)必須增加GSP認(rèn)證功能模塊,否則信息系統(tǒng)就會(huì)間接被作廢。GSP認(rèn)證子功能,涉及廠(chǎng)家資格驗(yàn)證,產(chǎn)品資料核對(duì),產(chǎn)品質(zhì)量檢測(cè)記錄,銷(xiāo)售流程標(biāo)準(zhǔn)化,操作人員培訓(xùn),人員職責(zé)、角色分配,藥品進(jìn)、銷(xiāo)、存管理等功能。
在項(xiàng)目變更后不久,醫(yī)藥集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)聽(tīng)說(shuō)國(guó)家藥監(jiān)局領(lǐng)導(dǎo)準(zhǔn)備來(lái)本市視察工作。市藥監(jiān)局領(lǐng)導(dǎo),準(zhǔn)備安排國(guó)家領(lǐng)導(dǎo)來(lái)此醫(yī)藥集團(tuán)參觀、考察。醫(yī)藥集團(tuán)董事長(zhǎng)為了能順利通過(guò)GSP認(rèn)證,希望本次考察能給領(lǐng)導(dǎo)們展示集團(tuán)的GSP管理系統(tǒng),體現(xiàn)集團(tuán)響應(yīng)國(guó)家政策的覺(jué)悟。項(xiàng)目再次引起變更——時(shí)間進(jìn)度變更。
按項(xiàng)目變更流程,甲方提出書(shū)面的申請(qǐng),要求把信息管理系統(tǒng)先實(shí)現(xiàn)GSP功能,其他功能推后實(shí)現(xiàn)。在變更控制委員會(huì)會(huì)議上,甲方提出增加10萬(wàn)元的誘惑。重賞之下,必有勇夫。在甲方的申請(qǐng)、10萬(wàn)元的誘惑下,只能接受這一變更請(qǐng)求。
三、變更申請(qǐng)
變更不論是由哪一方提出,只要原因充分、合理,就可以提出變更。變更申請(qǐng)必須采取書(shū)面形式,變更申請(qǐng)表參見(jiàn)《項(xiàng)目經(jīng)理溝通管里技巧與實(shí)務(wù)》。
四、變更記錄
當(dāng)有變更產(chǎn)生后,不論變更能否被批準(zhǔn),必須開(kāi)始記錄變更,當(dāng)變更申請(qǐng)有了進(jìn)一步的結(jié)果,要及時(shí)更新變更信息,項(xiàng)目變更記錄表參見(jiàn)《項(xiàng)目經(jīng)理溝通管里技巧與實(shí)務(wù)》。
通過(guò)變更記錄,便于獲悉變更的類(lèi)型、數(shù)量、狀態(tài)等信息;也便于跟蹤變更的進(jìn)展情況;還可以作為其他變更的參考等。
以上的流程圖、表,有助于促進(jìn)溝通,幫助掌握變更管理技巧。原因:首先,表格能反應(yīng)本流程的所有工作,干系人對(duì)工作的關(guān)系和態(tài)度;其次,通過(guò)填表順序,確定事件的實(shí)施流程,責(zé)任人的問(wèn)責(zé)順序;再者,表格便于項(xiàng)目實(shí)施中的檢索、備檔的作用;另外,在填表過(guò)程中,為發(fā)起人創(chuàng)造了溝通的機(jī)會(huì)。
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