不存在沒(méi)有變更的項(xiàng)目，這句話(huà)讀起來(lái)有點(diǎn)別扭，但說(shuō)明一個(gè)問(wèn)題，只要是項(xiàng)目，都會(huì)有變更。有了變更，就要對(duì)變更進(jìn)行管理和控制。那么，變更是有什么原因引起？會(huì)對(duì)項(xiàng)目產(chǎn)生哪些后果？如何協(xié)調(diào)、解決這些變更？變更管理和控制應(yīng)該遵循什么流程？管理和控制變更有些什么技巧？……
變更一般包括需求范圍變更、時(shí)間進(jìn)度變更、成本費(fèi)用變更、人力資源變更、項(xiàng)目質(zhì)量變更、設(shè)備變更、材料變更、外包變更、技術(shù)方案變更等。
一、變更管理計(jì)劃
“不以規(guī)矩，不成方圓”。不是所有的變更都不利自己，也不是所有的變更都有利自己。不論產(chǎn)生什么內(nèi)容、性質(zhì)的變更，都應(yīng)該嚴(yán)格按照變更管理規(guī)定應(yīng)對(duì)、處理變更。
項(xiàng)目啟動(dòng)后，在規(guī)劃階段，就必須擬定詳細(xì)的變更管理計(jì)劃。編制變更管理計(jì)劃，旨在規(guī)范變更流程，科學(xué)管理變更，及時(shí)監(jiān)控變更狀態(tài)和發(fā)展。
變更管理計(jì)劃內(nèi)容包括：項(xiàng)目基本信息，版本信息，變更內(nèi)容定義，變更管理，變更控制委員會(huì)成員，變更審批規(guī)定，變更控制過(guò)程。
    此處變更管理計(jì)劃案例，參見(jiàn)《項(xiàng)目經(jīng)理溝通管里技巧與實(shí)務(wù)》，中國(guó)電力出版社出版。
二、變更流程
發(fā)生變更，在所難免。有了變更，不能緊張，不能亂了手腳，應(yīng)該按部就班，一步一步協(xié)調(diào)處理變更。一般變更過(guò)程包括：
①收集、記錄變更信息，包括相關(guān)信息。②分析變更的必要性和合理性，確定是否采取變更。變更申請(qǐng)單位或部門(mén)對(duì)變更內(nèi)容進(jìn)行科學(xué)的、準(zhǔn)確的評(píng)估分析后，形成書(shū)面的變更申請(qǐng)。③提出變更申請(qǐng)，提交變更控制委員會(huì)審批。變更申請(qǐng)遞交變更控制委員會(huì)（Change Control Board，CCB），變更控制委員會(huì)對(duì)變更內(nèi)容（變更來(lái)源、變更方案、變更理由、變更影響、變更的代價(jià)、變更實(shí)施方案等）進(jìn)一步分析、研究，對(duì)變更給出意見(jiàn)和建議：如果變更申請(qǐng)資料存在問(wèn)題，要求申請(qǐng)單位繼續(xù)補(bǔ)充、完善資料；如果變更理由充分，變更實(shí)施方案可行，變更就會(huì)被批準(zhǔn)；如果沒(méi)有必要采取變更，變更申請(qǐng)會(huì)被否決；如果變更的意義很小，變更也會(huì)被否決。④更新變更記錄表信息（包括狀態(tài)）。⑤實(shí)施變更。變更一旦被批準(zhǔn)，應(yīng)該即刻落實(shí)變更，并跟蹤后期變更的實(shí)施情況；變更一旦被否決，以后不再受理、討論，而且類(lèi)似的變更也將不予受理。⑥跟蹤變更。變更審批流程詳見(jiàn)《項(xiàng)目經(jīng)理溝通管里技巧與實(shí)務(wù)》。
所以，在提出變更申請(qǐng)前，一定要收集所有與變更有關(guān)的信息，并認(rèn)真分析研究變更緣由及后果，同時(shí)擬定詳細(xì)的變更實(shí)施方案。
在項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中，可能會(huì)間斷地出現(xiàn)范圍、進(jìn)度、成本、質(zhì)量、采購(gòu)、新風(fēng)險(xiǎn)等其中的幾項(xiàng)變更，但是很少只出現(xiàn)一項(xiàng)變更，因?yàn)轫?xiàng)目中的許多因數(shù)互相影響，互相制約。當(dāng)范圍變更時(shí)，成本、進(jìn)度、風(fēng)險(xiǎn)都會(huì)隨之而變動(dòng)；當(dāng)進(jìn)度變更的時(shí)候，雖然范圍沒(méi)有變化，但是人員、成本、風(fēng)險(xiǎn)等也會(huì)隨之變動(dòng)；當(dāng)質(zhì)量變更時(shí)，直接帶來(lái)進(jìn)度、人事、成本的變動(dòng)；當(dāng)采購(gòu)發(fā)生變更時(shí)，成本和風(fēng)險(xiǎn)就會(huì)隨之變化，甚至進(jìn)度、人事、質(zhì)量都會(huì)受到影響等。
某醫(yī)藥集團(tuán)信息系統(tǒng)，正按部就班進(jìn)行著。國(guó)家出臺(tái)政策，要求所有藥品經(jīng)營(yíng)企業(yè)必須在2年內(nèi)完成GSP認(rèn)證，否則取消藥品經(jīng)營(yíng)資格。也就是說(shuō)，醫(yī)藥集團(tuán)信息系統(tǒng)必須增加GSP認(rèn)證功能模塊，否則信息系統(tǒng)就會(huì)間接被作廢。GSP認(rèn)證子功能，涉及廠(chǎng)家資格驗(yàn)證，產(chǎn)品資料核對(duì)，產(chǎn)品質(zhì)量檢測(cè)記錄，銷(xiāo)售流程標(biāo)準(zhǔn)化，操作人員培訓(xùn)，人員職責(zé)、角色分配，藥品進(jìn)、銷(xiāo)、存管理等功能。
在項(xiàng)目變更后不久，醫(yī)藥集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)聽(tīng)說(shuō)國(guó)家藥監(jiān)局領(lǐng)導(dǎo)準(zhǔn)備來(lái)本市視察工作。市藥監(jiān)局領(lǐng)導(dǎo)，準(zhǔn)備安排國(guó)家領(lǐng)導(dǎo)來(lái)此醫(yī)藥集團(tuán)參觀、考察。醫(yī)藥集團(tuán)董事長(zhǎng)為了能順利通過(guò)GSP認(rèn)證，希望本次考察能給領(lǐng)導(dǎo)們展示集團(tuán)的GSP管理系統(tǒng)，體現(xiàn)集團(tuán)響應(yīng)國(guó)家政策的覺(jué)悟。項(xiàng)目再次引起變更——時(shí)間進(jìn)度變更。
按項(xiàng)目變更流程，甲方提出書(shū)面的申請(qǐng)，要求把信息管理系統(tǒng)先實(shí)現(xiàn)GSP功能，其他功能推后實(shí)現(xiàn)。在變更控制委員會(huì)會(huì)議上，甲方提出增加10萬(wàn)元的誘惑。重賞之下，必有勇夫。在甲方的申請(qǐng)、10萬(wàn)元的誘惑下，只能接受這一變更請(qǐng)求。
三、變更申請(qǐng)
變更不論是由哪一方提出，只要原因充分、合理，就可以提出變更。變更申請(qǐng)必須采取書(shū)面形式，變更申請(qǐng)表參見(jiàn)《項(xiàng)目經(jīng)理溝通管里技巧與實(shí)務(wù)》。
四、變更記錄
當(dāng)有變更產(chǎn)生后，不論變更能否被批準(zhǔn)，必須開(kāi)始記錄變更，當(dāng)變更申請(qǐng)有了進(jìn)一步的結(jié)果，要及時(shí)更新變更信息，項(xiàng)目變更記錄表參見(jiàn)《項(xiàng)目經(jīng)理溝通管里技巧與實(shí)務(wù)》。
通過(guò)變更記錄，便于獲悉變更的類(lèi)型、數(shù)量、狀態(tài)等信息；也便于跟蹤變更的進(jìn)展情況；還可以作為其他變更的參考等。
以上的流程圖、表，有助于促進(jìn)溝通，幫助掌握變更管理技巧。原因：首先，表格能反應(yīng)本流程的所有工作，干系人對(duì)工作的關(guān)系和態(tài)度；其次，通過(guò)填表順序，確定事件的實(shí)施流程，責(zé)任人的問(wèn)責(zé)順序；再者，表格便于項(xiàng)目實(shí)施中的檢索、備檔的作用；另外，在填表過(guò)程中，為發(fā)起人創(chuàng)造了溝通的機(jī)會(huì)。