哈佛經(jīng)理

              　　　　　會(huì)議準(zhǔn)備

一、 會(huì)務(wù)準(zhǔn)備

　　主席應(yīng)如何控制會(huì)議以增進(jìn)其實(shí)效?談到控制，管理學(xué)界有這么一句膾灸人口的名言，可供作參考：最好的控制便是避免喪失控制!為了避免對(duì)召開(kāi)的會(huì)議喪失控制，主席應(yīng)在開(kāi)會(huì)之前做妥準(zhǔn)備工作。就一般性的會(huì)議而言，開(kāi)會(huì)之前的準(zhǔn)備工作至少包括下列八項(xiàng)：

　　(1)會(huì)議目標(biāo)的設(shè)定；

　　(2)與會(huì)者的選擇；

　　(3)會(huì)議時(shí)間的選擇；

　　(4)會(huì)議地點(diǎn)的選擇；

　　(5)會(huì)議場(chǎng)地的布置；

　　(6)議程的指定；

　　(7)會(huì)議通知的派發(fā)；

　　(8)開(kāi)會(huì)前的最后審查。

□ 會(huì)議目標(biāo)的設(shè)定

　　決定召開(kāi)會(huì)議之后的第一項(xiàng)最重要的準(zhǔn)備工作，便是設(shè)定會(huì)議目標(biāo)。良好的會(huì)議目標(biāo)應(yīng)符合四項(xiàng)要求：

　　1.會(huì)議目標(biāo)必須用書(shū)面列明

　　許多會(huì)議主持人在規(guī)劃會(huì)議的時(shí)候，都以為沒(méi)有必要將目標(biāo)寫(xiě)出來(lái)。他們常說(shuō)他們已將目標(biāo)記在腦中，而且只要他們時(shí)常想起它們，則是否訴諸文字，將不會(huì)產(chǎn)生任何實(shí)質(zhì)上的差別。其實(shí)，這是一種似是而非的論斷。用書(shū)面方式寫(xiě)下會(huì)議目標(biāo)，可以產(chǎn)生三種好處：第一、有助于目標(biāo)內(nèi)涵澄清；第二、書(shū)面目標(biāo)較不容易被遺忘；第三、當(dāng)目標(biāo)種類(lèi)繁多時(shí)，以書(shū)面寫(xiě)下比較容易調(diào)和它們之間的潛在矛盾。

　　2.會(huì)議目標(biāo)必須切合實(shí)際

　　所謂切合實(shí)際，即指具有實(shí)現(xiàn)的可能。但是“會(huì)議目標(biāo)必須切合實(shí)際”這句話，并不意味會(huì)議目標(biāo)應(yīng)該是容易實(shí)現(xiàn)的。事實(shí)上，一種不是輕易能夠?qū)崿F(xiàn)的目標(biāo)，對(duì)目標(biāo)的追求者才具有真正的挑戰(zhàn)性。這即是說(shuō)，會(huì)議目標(biāo)不但應(yīng)具有相當(dāng)?shù)奶魬?zhàn)性，而且也應(yīng)該有被實(shí)現(xiàn)的可能。

　　3.會(huì)議目標(biāo)必須具體而且可以衡量

　　含糊籠統(tǒng)的目標(biāo)極難充作行動(dòng)的指南。例如某單位主管因?yàn)楦械皆搯挝划a(chǎn)品不良率過(guò)高，而決定開(kāi)會(huì)研討降低產(chǎn)品不良率方案。倘若他將會(huì)議目標(biāo)認(rèn)為“探討如何降低產(chǎn)品的不良率”，則該目標(biāo)肯定難以充作與會(huì)者提供意見(jiàn)的指南，因?yàn)樗麤](méi)有具體地指出產(chǎn)品的不良率應(yīng)降低多少，以及應(yīng)在多長(zhǎng)的時(shí)間內(nèi)達(dá)到這個(gè)結(jié)果。但若他將會(huì)議目標(biāo)改訂為“探討如何在十月底之前令產(chǎn)品不良率由目前的5%降低至3%”，則上述缺點(diǎn)將不復(fù)存在。

　　4.會(huì)議目標(biāo)所表明的必須是“應(yīng)實(shí)現(xiàn)什么”，而非“應(yīng)做什么”

　　“應(yīng)做什么”是以主席為本位，而“應(yīng)實(shí)現(xiàn)什么”則是以成果為本位。以主席為本位的目標(biāo)，遠(yuǎn)不如以成果為本位的目標(biāo)那樣具有實(shí)效。例如當(dāng)會(huì)議目標(biāo)被訂為“向員工宣傳新的告假程序”時(shí)，主席可能只會(huì)照本宣科一番而草草了事，但若會(huì)議目標(biāo)被訂為“令員工了解新的告假程序”，則主席將不能不關(guān)心員工對(duì)新的告假程序，是否已真正了解。