酒店旅游團體接待工作程序1.預定和接待(1)預報與確認①接到國內(nèi)外旅行社傳真或書信訂房，先與預訂部聯(lián)系，了解要求訂房日期是否能安排，然后交領導批示，匯報有關事宜。②領導批示后，復傳真或書信確認訂房。③確認傳真，書信發(fā)出后，復印一份交預定部訂房。④把訂房及批復的傳真、書信放到該旅行社的檔案中，同時要作工作記錄，注意其訂房的時間變更及人數(shù)增減，及時匯報并與預定部聯(lián)系，通知變更情況。(2)準備工作①按照對方訂房單(機、車票、接送服務等)要求，與各部門聯(lián)系落實。②團隊抵達前要檢查房間是否按要求安排好；落實訂餐，記錄該團隊進餐的地點。③檢查機、車票及提出的要求是否落實。④了解其準確的抵達時間，與有關的旅行社聯(lián)系或找到該團地方陪同人員，搞清有關接送及活動安排情況。(3)接團①團隊抵達時，要與領隊聯(lián)系，了解是否有另外的問題出現(xiàn)或提出什么特別要求，同時落實該團進餐時間，通知宴會部或餐廳。②與行李組聯(lián)系，迅速把該團的行李送到樓層、房間，記錄領隊的房號，以便隨時聯(lián)系。2.與旅行社的書信、傳真來往和簽訂合同(1)書信①接到書信后，要了解其內(nèi)容，針對具體的情況，向領導匯報(特別是報價信)。②復信寫好后，要認真檢查，交領導審閱認可后，蓋上本部門的印章，復印一份留檔，把原稿寄出。(2)傳真①接傳真后，了解其內(nèi)容，向領導匯報，請示處理的方法。②復傳真時，要注意檢查電文，特別是報價傳真，一定要審核價格是否準確，以防止出現(xiàn)漏洞。③復傳真后，凡要求訂房并需經(jīng)領導確認的，要復印一份交預定部訂房，然后存檔。(3)合同①草擬合同前，先要了解該年度(旺、淡季)的團體房價、餐價，司陪房價、餐價及散客價、回扣率。②合同擬好后，先呈領導審閱，批復后送打字室打印。③合同取回后 要認真審核，確信準確無誤后，蓋上本部印章，呈領導簽署。④簽后，復印一份存檔，把簽好的合同寄發(fā)(或讓對方旅行社到館簽署)。⑤收到簽復合同后，在登記冊上分類登記，復印一式三份，一份交預定，另兩份交財務。3.文件檔案工作(1)來往文件、書信、傳真、計劃要按日期次序存檔，一些重要的文件要寫出內(nèi)容提要。(2)凡各人處理完的文件，一定要簽署，以便查核。(3)參加洽談后，要及時編寫備忘錄。 張銳老師：成都合德教育咨詢有限責任公司負責人、合鑫酒店管理公司首席講師、中國烹飪協(xié)會西餐專業(yè)委員會特邀培訓講師、四川師范大學客座講師、四川城市職業(yè)學院客座講師、成都大學客席講師。四川青年職業(yè)教育協(xié)會副秘書長、四川西餐紅酒行業(yè)協(xié)會（籌）負責人、資深葡萄酒專家。曾任星級酒店、中西式餐飲企業(yè)的高級經(jīng)理人，擅長星級酒店、中西餐式餐飲及連鎖企業(yè)的經(jīng)營與管理。10年以上授課經(jīng)驗且在業(yè)界有良好的口碑。為200多家星級酒店、中西式餐飲休閑行業(yè)做過咨詢、策劃、顧問、培訓。受訓人員超過5000多人次。