時(shí)間管理策略的運(yùn)用

以前老板和公司的主管與外面聯(lián)絡(luò)都是通過(guò)坐在辦公室里的秘書(shū)來(lái)進(jìn)行的，而外界與老板取得聯(lián)系，首先打交道的也是秘書(shū)。然而在現(xiàn)代的網(wǎng)絡(luò)社會(huì)，在高科技的競(jìng)爭(zhēng)時(shí)代，在傳呼機(jī)、手機(jī)、掌上電腦這種立體式的通信時(shí)代，如何應(yīng)付、處理隨時(shí)涌現(xiàn)在未來(lái)的時(shí)間表上的約會(huì)，是每個(gè)主管頭痛的事情。要保持每天工作不會(huì)被這種網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的先進(jìn)通訊擠壓得失去控制，就得要有一套管理時(shí)間的策略。

因應(yīng)高科技競(jìng)爭(zhēng)的時(shí)間管理的策略可以用五個(gè)字來(lái)概括，就是快、準(zhǔn)、空、多、閑。

時(shí)間管理的策略——何謂快、準(zhǔn)、空、多、閑

快

快是指加快工作速度，等工作干了一段以后，才回頭斟酌，必須放棄舊時(shí)代的那種慢工出細(xì)活的思想。

因?yàn)榫W(wǎng)絡(luò)時(shí)代的信息更新得太快了，例如網(wǎng)絡(luò)中的新聞是隨時(shí)可以更新的，不像過(guò)去，新聞是一天才換一次，報(bào)紙一天才出一次。任何事情都可能影響到商業(yè)活動(dòng)，因此，現(xiàn)在高科技行業(yè)中的管理人員，首先你的任務(wù)就是把產(chǎn)品和信息推出，再通過(guò)網(wǎng)絡(luò)不斷地把改進(jìn)的產(chǎn)品、信息給顧客。對(duì)于公司內(nèi)部的管理也是一樣，首先是要有進(jìn)展，然后再利用快速的網(wǎng)絡(luò)不斷改進(jìn)工作的質(zhì)量。如果認(rèn)為產(chǎn)品一經(jīng)推出就完善無(wú)缺，而將產(chǎn)品壓在公司內(nèi)，那么在信息發(fā)達(dá)的今天，等你這個(gè)產(chǎn)品產(chǎn)出的時(shí)候，你就會(huì)發(fā)現(xiàn)，市場(chǎng)上已經(jīng)有了跟你很接近或者同類(lèi)的產(chǎn)品。他們質(zhì)量可能不如你，但市場(chǎng)卻是他們的。

因此快是一種秘訣。工作要快，在時(shí)間安排上應(yīng)有一個(gè)密集、超進(jìn)度、不拘小節(jié)的時(shí)段，再有一段緩和、釋放產(chǎn)品和修改產(chǎn)品的時(shí)間。

準(zhǔn)

準(zhǔn)有兩個(gè)意思。

1．對(duì)準(zhǔn)目標(biāo)

在許多事情同時(shí)開(kāi)展時(shí)，不管事情的先后順序和形態(tài)，而要對(duì)準(zhǔn)你心中的那個(gè)核心目標(biāo)，這個(gè)目標(biāo)不一定是長(zhǎng)遠(yuǎn)的，也可以只是短時(shí)間的。因此必須克服時(shí)間的順序和事情的大小，只有一句話，對(duì)準(zhǔn)目標(biāo)。

2．準(zhǔn)許每一周的一到兩天，沒(méi)有任何的計(jì)劃

在這一天到兩天你可以處理一些重要的事情。這是由于在集中精力趕工作進(jìn)度和計(jì)劃的時(shí)候，一些重要的事情被擱置一邊，但如果每一周有一天到兩天作為靈活性、機(jī)動(dòng)性的時(shí)間，你就可以處理與當(dāng)前工作進(jìn)度無(wú)關(guān)，但卻是重要的事情。例如公司需要趕著做產(chǎn)品的市場(chǎng)推廣，也不能推卸投資人的約談。

空

空就是每一周空出一天不做任何與工作有關(guān)的事情。因?yàn)樵跓o(wú)關(guān)的領(lǐng)域中去探索的時(shí)候，你的思維框框就會(huì)被打破。這一天要上網(wǎng)去尋找任何未知領(lǐng)域的信息，任何無(wú)關(guān)于公司現(xiàn)行日常業(yè)務(wù)領(lǐng)域的信息，可能會(huì)產(chǎn)生思維的亮光。因?yàn)樵跓o(wú)關(guān)領(lǐng)域探索時(shí)，有的思維框框完全被打破，在未知領(lǐng)域中，企業(yè)強(qiáng)人特有的驕傲也消失了，當(dāng)人懷有謙虛的心態(tài)在未經(jīng)的住處相遇時(shí)，發(fā)明的光芒就會(huì)出現(xiàn)。

多

多是指要多用電子郵件、傳真、信件。

E-mail的好處：

◆可以隨時(shí)查閱，而不需要你的秘書(shū)送到案頭

◆可以使你更好地安排時(shí)間，不像電話要隨時(shí)接聽(tīng)

◆可以隨時(shí)收發(fā)信息

閑

閑就是留出時(shí)間，讓自己閑下來(lái)，不做任何事情，只做休閑的事，這點(diǎn)短時(shí)期內(nèi)不重要，但長(zhǎng)期卻十分重要。你可以加以思考，怎樣把你的一天變成48小時(shí)。

時(shí)間管理策略的運(yùn)用——如何運(yùn)用快、準(zhǔn)、空、多、閑

【案例1】

美國(guó)財(cái)富雜志曾經(jīng)有一個(gè)報(bào)道高級(jí)主管是如何分身乏術(shù)的例子。高級(jí)主管的一天經(jīng)常是十分忙碌的，一個(gè)接一個(gè)的會(huì)議，電話不斷，甚至于舟車(chē)矛盾，很多的研討會(huì)甚至于吃飯時(shí)都有人給你匯報(bào)，這叫早餐匯報(bào)，或者叫做午餐匯報(bào)，這些高級(jí)的主管們，既要有宏觀的眼光思考公司的長(zhǎng)遠(yuǎn)大計(jì)，又要聚精會(huì)神地盯著公司的那些營(yíng)運(yùn)的瑣事。前任的惠普總裁，還有東南航空的最高執(zhí)行長(zhǎng)官，天美時(shí)鐘表的最高執(zhí)行長(zhǎng)官，這些名人幾乎都是常年在外。他們沒(méi)有時(shí)間跟顧客溝通，要接受采訪，甚至還要跟總統(tǒng)開(kāi)會(huì)，他們有什么秘訣來(lái)管理時(shí)間呢？

報(bào)告指出：時(shí)間管理其實(shí)就是做決策，是決定哪些事情重要，哪些事情不重要。

前任惠普公司的總裁格拉特把自己的時(shí)間劃分得清清楚楚，他花20%的時(shí)間和顧客溝通，35%的時(shí)間用在會(huì)議上，10%的時(shí)間在電話上，5%的時(shí)間看公司的文件，剩下的時(shí)間用在和公司沒(méi)有直接或間接關(guān)系，但卻有利于公司的活動(dòng)上。例如接待記者采訪，預(yù)備業(yè)界共同開(kāi)發(fā)的技術(shù)專案，或者總統(tǒng)召集他們參加有關(guān)貿(mào)易協(xié)商的咨詢委員會(huì)。當(dāng)然每天要留下一些空檔的時(shí)間來(lái)處理那些突發(fā)事件，例如接受新聞界的采訪。

【案例2】

美國(guó)第二大電腦公司的總裁庫(kù)拉特，每年有2/3的時(shí)間都不在公司。他怎么會(huì)有時(shí)間和顧客溝通？關(guān)鍵在于授權(quán)。他聘用了一些退休的主管來(lái)?yè)?dān)任這項(xiàng)工作。他把與顧客的電腦溝通工作都授權(quán)出去了，所以雖然他不與客戶直接溝通，仍然可以掌握到顧客需求。庫(kù)拉特還授權(quán)別人來(lái)替代他到外界去演講。因?yàn)樗惺跈?quán)，所以他才有更多的時(shí)間。

越來(lái)越多的高級(jí)主管，讓別人來(lái)掌握自己的時(shí)間表。這并不代表主管失去了自我控制，相反地，主管可以自由地針對(duì)目標(biāo)和策略做更廣闊的思考。當(dāng)然，這必須有一位得力的助手才行。美國(guó)東南航空公司的最高執(zhí)行長(zhǎng)官凱勒赫，他授權(quán)一位副總裁（是他的法律秘書(shū)）全權(quán)管理他的時(shí)間表。每天副總裁都會(huì)給他一張待處理的單子，里面的事情分成兩類(lèi)，一類(lèi)必須立刻完成，一類(lèi)是最遲可以延長(zhǎng)到明天早上完成的。這個(gè)效果非常的神奇。

所以高級(jí)主管管理時(shí)間的方式各有不同，但目的都是一樣的，讓自己有時(shí)間去思考全局。

大部分的主管都同意，在日理萬(wàn)機(jī)之余讓身心有適度的休息是必要的，常年在外旅行的美國(guó)天美時(shí)裝公司的最高執(zhí)行長(zhǎng)管杰克·彼有個(gè)原則，旅行期間一天晚上安排和顧客共進(jìn)晚餐，另一天晚上休息，像這樣把時(shí)間做適度調(diào)整的方法也可以供大家參考。

在高科技發(fā)展的今天，如何讓自己過(guò)得更有意義，如何讓自己的工作更具有生產(chǎn)效益，如何讓你自己有更多的時(shí)間來(lái)思考未來(lái)的事情，甚至去做更正確的決策，如何去快，如何去準(zhǔn)，如何要去空，如何去多，甚至如何去閑，好像都是非常簡(jiǎn)單的事情，但是關(guān)鍵就在于你怎么樣去用。

快

制定計(jì)劃要快，行動(dòng)要快。

準(zhǔn)

準(zhǔn)是永遠(yuǎn)在瞄準(zhǔn)你的目標(biāo)。每做一件事情，你就要去思考，這個(gè)決定是不是離你的目標(biāo)很近，這個(gè)決定會(huì)不會(huì)浪費(fèi)你的時(shí)間或者說(shuō)會(huì)不會(huì)浪費(fèi)你團(tuán)隊(duì)的時(shí)間。

你要永遠(yuǎn)對(duì)準(zhǔn)目標(biāo)。一個(gè)企業(yè)之所以生存是因?yàn)樗懈嗟念櫩?，或者說(shuō)他能夠獲取更多滿意的顧客，準(zhǔn)就是有更多的滿意顧客。

空

對(duì)于一般人來(lái)講，有時(shí)候要讓自己暫時(shí)地把腦袋清空，去接受一些新的事物。這樣才能夠引發(fā)更多想象以及創(chuàng)造的空間。同時(shí)你也可以獲得你的競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手更多的信息。

多

多休息，多進(jìn)修，多與人溝通，多反省自己。如果你沒(méi)有經(jīng)常地反省自己，如果你沒(méi)有經(jīng)常地去接受新的事物，如果你沒(méi)有經(jīng)常地去跟別人溝通，你可能就是一個(gè)高科技時(shí)代的孤獨(dú)人。

閑

休息是為了走更長(zhǎng)遠(yuǎn)的路。工作也好，生活也好，永遠(yuǎn)要讓你的心境處在最佳的狀態(tài)，所以應(yīng)該在你的人生規(guī)劃、目標(biāo)規(guī)劃里，安排一段屬于你自己的時(shí)間，讓自己有更多的獨(dú)立思考空間。

【案例】

某家公司在企業(yè)精神方面的三句話：

◆快。不管做任何事情，強(qiáng)調(diào)積極的行動(dòng)。

◆認(rèn)真。你永遠(yuǎn)是認(rèn)真地對(duì)待自己，認(rèn)真地對(duì)待顧客，認(rèn)真地對(duì)待你周邊的每一個(gè)人，甚至要認(rèn)真地對(duì)待你的工作。

◆全力以赴。不管在任何時(shí)間、處理任何事情的時(shí)候，你永遠(yuǎn)是強(qiáng)調(diào)專注，這種專注叫做全力以赴。

【自檢】

時(shí)間管理其實(shí)就是做決策，是決定哪些事情重要，哪些事情不重要。在你的時(shí)間管理中，是否做到了快、準(zhǔn)、空、多、閑？如何把這些思想應(yīng)用到實(shí)踐中去？請(qǐng)結(jié)合你的具體情況談一下你的感想。

快：_____________________________________

準(zhǔn)：_____________________________________

空：_____________________________________

多：______________________________________

閑：______________________________________

【總結(jié)】

因應(yīng)高科技競(jìng)爭(zhēng)的時(shí)間管理的策略：制定計(jì)劃要快，行動(dòng)要快；永遠(yuǎn)在瞄準(zhǔn)你的目標(biāo)；把腦袋清空，去接受一些新的事物；多休息，多進(jìn)修，多與人溝通，多反省自己；安排一段屬于自己的時(shí)間；要讓你的心境處在最佳的狀態(tài)。