3、如何維持會(huì)議秩序

    盡管會(huì)議的議程、結(jié)構(gòu)、規(guī)則，都已經(jīng)在會(huì)前告知全體委員，在會(huì)議中仍會(huì)出現(xiàn)違反規(guī)則的情況，這并不奇怪，因?yàn)榻Y(jié)構(gòu)化會(huì)議要求與會(huì)者高度集中注意力并保持理性，大多數(shù)人都很難長(zhǎng)時(shí)間堅(jiān)持。人力資源總監(jiān)作為會(huì)議的推動(dòng)者，需要配合主持人維持秩序，以下提供幾個(gè)“小竅門(mén)”：

    1）HR總監(jiān)帶頭遵守規(guī)則。比如“每次發(fā)言不超過(guò)3分鐘”，也許會(huì)有人質(zhì)疑：3分鐘能說(shuō)清楚一個(gè)觀點(diǎn)嗎？實(shí)際情況是：按照平均語(yǔ)速，3分鐘可以說(shuō)900字，足夠了。HR總監(jiān)要帶頭做到精煉、不超時(shí)，必要時(shí)，可提前準(zhǔn)備幾段“講稿”，向其他參會(huì)者證明“三分鐘規(guī)則”的可行性。

    2）巧用鈴聲。一只響亮的小銅鈴，是維持秩序最簡(jiǎn)單的工具，但往往也是最有效的。出現(xiàn)違規(guī)行為，主持人先搖鈴、再制止，如果違規(guī)者不聽(tīng)勸阻，一直搖鈴、堅(jiān)定地搖到違規(guī)行為停止。需要在會(huì)議開(kāi)始之前鄭重介紹銅鈴的作用，您會(huì)發(fā)現(xiàn)：一旦使用了銅鈴，需要搖鈴的情況反而少了。

    3）鼓勵(lì)積極的沉默。當(dāng)有人提出尖銳的觀點(diǎn)，或深入某項(xiàng)議題時(shí)，會(huì)出現(xiàn)暫時(shí)的沉默，這是一種積極的信號(hào)，說(shuō)明團(tuán)隊(duì)成員正在思考。比沉默更可怕的是“不假思索”的發(fā)言。當(dāng)會(huì)議進(jìn)入積極的沉默狀態(tài)，主持人不必急于推進(jìn)議程，可以約定“請(qǐng)大家先思考幾分鐘”，或安排會(huì)間休息。

    4）必要時(shí)，擱置議題。當(dāng)某項(xiàng)議題的討論中出現(xiàn)這些問(wèn)題：在深入進(jìn)行下去之前需要更多的事實(shí)；討論已經(jīng)表明，需要未出席者的觀點(diǎn)；與會(huì)者們需要更多的時(shí)間思考，并可能需要與下屬討論。主持人可以提議表決“本議題是否擱置”，如果超過(guò)半數(shù)的與會(huì)者同意，約定好本議題的下次討論時(shí)間（通常為問(wèn)題能夠得到解決的時(shí)間），直接進(jìn)入下一議題。

    5）簽署《團(tuán)隊(duì)決策會(huì)議合約》。簽字是一種儀式，能夠加強(qiáng)參會(huì)者之間的心理契約。從上文中的議事規(guī)則中，選擇適合您企業(yè)的內(nèi)容，編制成《團(tuán)隊(duì)決策會(huì)議合約》，在會(huì)議開(kāi)始前，確保每一名團(tuán)隊(duì)成員認(rèn)真檢查每一條規(guī)則，必要時(shí)可專(zhuān)門(mén)安排時(shí)間闡述；要求每位成員在合約上簽名，將合約掛在會(huì)議室的醒目位置，并將簽名后的合約復(fù)印件發(fā)給每位與會(huì)者。

    總結(jié)：績(jī)效管理委員會(huì)是HR“取勢(shì)”的平臺(tái)

    回顧本文開(kāi)篇，績(jī)效管理委員會(huì)需要回答的三個(gè)問(wèn)題：競(jìng)爭(zhēng)戰(zhàn)略或目標(biāo)體系、當(dāng)前經(jīng)營(yíng)重點(diǎn)、資源計(jì)劃；績(jī)效管理，就是“按計(jì)劃”、“有重點(diǎn)”地管理企業(yè)戰(zhàn)略與經(jīng)營(yíng)目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)過(guò)程。至此，績(jī)效管理不再是人力資源部“閉門(mén)造車(chē)”的制度和表格，而成為戰(zhàn)略落地、目標(biāo)達(dá)成的必備工具；績(jī)效管理委員會(huì)，為后續(xù)指標(biāo)設(shè)定、績(jī)效督導(dǎo)、考核與改進(jìn)等工作的開(kāi)展提供了強(qiáng)大“勢(shì)能”。

本文參考書(shū)目：

《績(jī)效指標(biāo)體系的構(gòu)建與維護(hù)》  作者：彭劍鋒、伍婷、王鵬、趙天

《有效益的年度經(jīng)營(yíng)計(jì)劃》  作者：林健安

《笑著離開(kāi)惠普》  作者：高建華

《羅伯特議事規(guī)則》第10版中譯本  作者：亨利.羅伯特  譯者：袁天鵬、孫滌