會(huì)議種類(lèi)很多，有晨會(huì)、例會(huì)、啟動(dòng)會(huì)、報(bào)告會(huì)、討論會(huì)、研討會(huì)、開(kāi)標(biāo)大會(huì)、簽約大會(huì)、竣工大會(huì)、年會(huì)、聯(lián)歡會(huì)等。我把會(huì)議單列出來(lái)，就是因?yàn)樵跍贤ㄖ?，?jīng)常會(huì)以會(huì)議的形式進(jìn)行。會(huì)議組織的情況，直接關(guān)系到溝通的滿(mǎn)意度。要把會(huì)議組織好，應(yīng)該把握四步：①會(huì)前準(zhǔn)備；②開(kāi)會(huì)通知；③會(huì)議紀(jì)要；④會(huì)后報(bào)告。

1、會(huì)前準(zhǔn)備
首先，應(yīng)該確立會(huì)議的主題目的，即“開(kāi)會(huì)要干什么？”、“解決什么問(wèn)題？”、“取得什么結(jié)果？”等。其次，要確定參會(huì)的人員，包括：會(huì)議主辦方、承辦方、贊助商、新聞媒體、參會(huì)人員等。然后，要落實(shí)會(huì)議的其他要素，包括形式、時(shí)間、場(chǎng)地、流程、程序、配套設(shè)施、經(jīng)費(fèi)等。最后，形成詳細(xì)的會(huì)議計(jì)劃。會(huì)前準(zhǔn)備工作，因會(huì)議規(guī)模、重要程度、緊急情況等不同，準(zhǔn)備工作也也可繁簡(jiǎn)，工作量也會(huì)有所不同。

2、開(kāi)會(huì)通知
會(huì)前準(zhǔn)備工作做得再到位，如果通知力度不夠，渲染效果不好，會(huì)議就會(huì)像埋在地下的金子。通知要確認(rèn)做到：①所有與會(huì)人員都收到《會(huì)議通知》；②所有與會(huì)人員都能意識(shí)到會(huì)議的重要性，積極參加會(huì)議；③不能參會(huì)的人員，收集他們對(duì)會(huì)議的建議、意見(jiàn)、希望等信息；④其他與會(huì)議有關(guān)的事項(xiàng)。根據(jù)會(huì)議的情況，通知可以通過(guò)電話(huà)、郵件、傳真、口頭、短信、微信等多種形式落實(shí)。

3、會(huì)議紀(jì)要
會(huì)議進(jìn)展以后，會(huì)議紀(jì)要就是本次會(huì)議的成果，它詳細(xì)記錄本次會(huì)議召開(kāi)的情況。包括人員的出席情況、會(huì)議流程進(jìn)展情況、會(huì)上獲取的信息等，它是擬定會(huì)議報(bào)告的依據(jù)?，F(xiàn)在流行的會(huì)議形式有：現(xiàn)場(chǎng)直播、視頻會(huì)議、電話(huà)會(huì)議、多功能會(huì)議等，這些形式能及時(shí)、準(zhǔn)確記錄和傳播會(huì)議情況。

4、會(huì)后報(bào)告
會(huì)議結(jié)束后，要及時(shí)總結(jié)會(huì)議情況，分析會(huì)議得失，向參會(huì)人員反饋情況，形成公司過(guò)程資產(chǎn)（參考資料、備忘錄）。